Przenosiny do nowej wersji

Niniejszy artykuł opisuje, jakie czynności należy wykonać i o czym musisz pamiętać przy przenosinach do najnowszej wersji SON (wersja 3).

To nadal wersja testowa

Przenosiny do nowej wersy to nie tylko plusy, niestety są także minusy. Ponieważ system cały czas się rozwija i to w bardzo szybkim tempie, wiele funkcji nie działa jeszcze optymalnie. Podczas używania systemu możesz natrafić na błędy lub nieprawidłowe działanie niektórych funkcji. W takim wypadku zgłoś to niezwłocznie do nas przez przycisk Pomoc w SON, wraz z opisem jak możemy odtworzyć błąd, zrzuty ekranów/filmy również są mile widziane.

Proces migracji

Migrację możemy wykonać dwuetapowo:

1. Kopiujemy dane na wersję testową, gdzie możesz sprawdzić, czy wszystko przeniosło się poprawnie, zgodnie z Twoimi oczekiwaniami. Na tej wersji wszelka komunikacja z najemcami jest na stałe wyłączona.
2. Kopiujemy dane na wersję produkcyjną, na której będziesz używać systemu na co dzień.

Od Ciebie zależy, czy wybierzesz od razu pkt 2, czy wolisz najpierw przetestować system serwerze testowym.

SON 2 i SON3 to dwie zupełnie odrębne aplikacje

Pamiętaj, że w momencie skopiowania danych do nowej, produkcyjnej, (nie do testowej) wersji, musisz wprowadzać zmiany już tylko w SON3, ponieważ dane pomiędzy wersjami nie synchronizują się w żaden sposób. Gdyby zapadła decyzja o powrocie do SON 2, trzeba będzie wykonać ręcznie wszelkie działania, typu wystawienie faktur, dodanie zakwaterowań itd., dokonane w SON3. Nie mamy możliwości skopiowania danych z SON3 do SON2.

Migracja wymaga zaangażowania i czasu po Twojej stronie

Ze względu na to, że przenosimy dane pomiędzy dwiema zupełnie odrębnymi aplikacjami, nie wszystko przeniesie się automatycznie (o tym poniżej). Ustalając z nami datę migracji, weź pod uwagę swoją dostępność czasową. W zależności od używanych funkcji w SON2 po Twojej stronie może być wymagane od 3 do kilkunastu godzin pracy. To też nowy system, przez który będziesz musiał/a się przeklikać, aby go poznać.

W związku z powyższym prosimy o przemyślaną decyzję, czy rzeczywiście posiadasz zasoby, aby już teraz przejść na SON3.

Jakie czynności musisz wykonać po migracji?

1. Dodanie podpisów do skrzynki i sprawdzenie wszystkich wiadomości automatycznych

W menu Wiadomości/Ustawienia zobaczysz listę wszystkich podpiętych skrzynek pocztowych:

Przejdź do edycji skrzynki:

I ustaw podpisy dla wiadomości wysyłanych ręcznie (poprzez menu +wiadomość) oraz tych wysyłanych automatycznie (np. przypomnienie o płatności):

Następnie przejdź do zakładki wiadomości automatyczne, przejrzyj treść wiadomości i zdecyduj, czy dana wiadomość automatyczna powinna być włączona:

2. Wygląd dokumentów

W sekcji Finanse/Ustawienia/Dokumenty sprzedaży/Wygląd dokumentów ustaw wygląd dla poszczególnych dokumentów.

3. Uprawnienia dla użytkowników

Pod ikonką kół zębatych w prawym górnym rogu jest opcja Użytkownicy i uprawnienia.

W SON3 uprawnienia zostały bardzo rozbudowane i sposób ich działania został zmieniony. Możesz teraz tworzyć role z uprawnieniami, a następnie przypisywać do tych ról poszczególnych uzytkowników.

Przejrzyj i ustaw wszystkie role, których będziesz potrzebować w systemie. Dla administratora nie ustawiamy roli. Administrator może wszystko.

Zauważ, że każde menu można ustawić bardzo szczegółowo, klikając tutaj:

Po ustawieniu ról przypisz je do poszczególnych użytkowników:

4. Automatyczne rozpoznawanie wpłat (płatności masowe)

Jeśli w SON2 była dodana synchronizacja z bankiem obsługującym Webservice (czyli to my się łączyliśmy interfejsem banku, a nie bank przesyłał maile na skrzynkę), to nie musisz nic robić - przeniesiemy ustawienia z poprzedniej wersji.

Jeśli jednak bank przesyła wpłaty jako załącznik do maila, to tę funkcję trzeba będzie skonfigurować na nowo. Przejdź do menu Finanse/Ustawienia/Automatyczne rozpoznawanie wpłat. Wybierz opcję Nowa usługa i w formularzu odpowiedni bank:

Dla każdego oddziału zostało utworzone konto mailowe, na które SON będzie przyjmować wpłaty. Musisz przekierować wpłaty na to konto oraz dodać adresy mailowe, z których wiadomości będą przesyłane:

Po przesłaniu pierwszego maila z raportami możesz kliknąć opcję "Pobierz nowe wpłaty", aby od razu przetestować czy funkcja działa prawidłowo.

Jeżeli Twój dostawca poczty wymaga zgody drugiej strony na przekierowanie wiadomości (np. Gmail) napisz do nas jak dodasz przekierowanie, my po swojej stronie zaakceptujemy przyjmowanie wiadomości.

→ INSTRUKCJA

5. Półautomatyczne rozpoznawanie wpłat

W SON3 funkcja półautomatycznego rozpoznawania wpłat została zastąpiona bardziej kompleksowym rozwiązaniem dostępnym dzięki współpracy z firmą Kontomatik. Jest to opcja dodatkowo płatna (informacja o koszcie w komunikacie w formularzu poniżej).

Aby ją uruchomić, wejdź w Finanse/Ustawienia/Automatyczne rozpoznawanie wpłat i wybierz przycisk nowa usługa:

Po dodaniu usługi system będzie się łączył z bankiem automatycznie, codziennie wieczorem i pobierał płatności z ostatnich 24 godzin. Następnie wpłaty będą trafiać do sekcji Finanse/Operacje nierozpoznane.

→ INSTRUKCJA

6. Szablony dokumentów

Dodane w SON2 szablony umów/aneksów będą wymagały poprawek. Przejdź do menu Szablony dokumentów po lewej stronie i przejrzyj wszystkie szablony, podmieniając zmienne z SON2 na odpowiadające im zmienne w SON3:

7. Liczniki wg zużycia, zaliczki i opłaty eksploatacyjne

Ze względu na całkowitą zmianę mechanizmu liczników i zaliczek system nie będzie w stanie rozliczyć odczytów dodanych w SON2. Podobnie z poprawianiem rozliczeń, trzeba będzie wykonać ręcznie wszelkie poprawki dotyczące starych rozliczeń z najemcami.

Dlatego też za datę migracji najlepiej przyjąć czas zaraz po rozliczeniu aktualnych odczytów, tak aby pozycje za odczyty i zaliczki dla nowego rozliczenia zostały dodane już w nowym systemie.

Największymi zmianami w mechanizmie rozliczeń jest to, że liczniki nie są już przypisywane do najemców na podstawie odczytów początkowych i końcowych. Zamiast tego przypisujemy liczniki do poszczególnych pomieszczeń, a system automatycznie przypisuje najemcę do danego licznika na podstawie jego dat zakwaterowań.

Po migracji system z automatu oznaczy każdy licznik, jakby był przypisany do całej nieruchomości. Jeśli masz dodaną do systemu nieruchomość, w której liczniki powinny być przypisane do poszczególnych mieszkań/pokoi/mikrokawalerek w danej nieruchomości, możesz przypisać każdy licznik, wchodząc na kartę nieruchomości/liczniki i wybierając akcję z 3 kropek i edycję licznika:

W przypadku opłat eksploatacyjnych postępujemy analogicznie.

Po ustawieniu wszystkich liczników i opłat będzie trzeba wejść w edycję każdej należności przyszłej na karcie najemcy i sprawdzić, czy pozycje liczników i opłat w ramach należności są poprawnie dodane.

8. Dostęp do panelu najemcy i właściciela

Domyślnie dostęp do panelu najemcy i właściciela jest wyłączony. Aby go włączyć, przejdź do menu Najemcy/Ustawienia/Panel najemcy oraz Właściciele/Ustawienia/Panel właściciela i włącz dostęp do przynajmniej jednego menu.

FAQ

Czy cennik jest taki sam jak w SON2?

Tak, cennik się nie zmienia.

Każdy oddział jest traktowany oddzielnie jako niezależna jednostka i fakturowany również oddzielnie.