Jakie czynności należy wykonać po migracji do nowej wersji SON (S3)?

Ponieważ przenosimy dane pomiędzy dwiema niezależnymi aplikacjami, nie wszystkie informacje mogą zostać przeniesione automatycznie. Ustalając z nami termin migracji, weź pod uwagę swoją dostępność - proces może wymagać Twojego zaangażowania.

W zależności od zakresu używanych funkcji w SON2, po Twojej stronie konieczne może być poświęcenie od kilku do kilkunastu godzin na konfigurację i weryfikację danych. To również dobry moment, by poznać nowy system i jego układ - wersja testowa powinna Ci w tym wcześniej pomóc.

Poniżej znajdziesz miejsca, które wymagają Twojej uwagi:

• Dodanie podpisów do skrzynki i sprawdzenie wszystkich wiadomości automatycznych
• Wygląd dokumentów
• Uprawnienia dla użytkowników
• Automatyczne rozpoznawanie wpłat (płatności masowe)
• Półautomatyczne rozpoznawanie wpłat (ważna zmiana)
• Szablony dokumentów
• Liczniki wg zużycia, zaliczki i opłaty eksploatacyjne
• Dostęp do panelu najemcy i właściciela

1. Dodanie podpisów do skrzynki i sprawdzenie wszystkich wiadomości automatycznych

W menu Wiadomości/Ustawienia zobaczysz listę wszystkich podpiętych skrzynek pocztowych:

Przejdź do edycji skrzynki:

I ustaw podpisy dla wiadomości wysyłanych ręcznie (poprzez menu +wiadomość) oraz tych wysyłanych automatycznie (np. przypomnienie o płatności):

Następnie przejdź do zakładki wiadomości automatyczne, przejrzyj treść wiadomości i zdecyduj, czy dana wiadomość automatyczna powinna być włączona:

🔔 Więcej informacji:

• FAQ - Jak działa skrzynka e-mail w nowej wersji?
• Wiadomości: wysyłka e-mail i SMS

2. Wygląd dokumentów

W sekcji Finanse/Ustawienia/Dokumenty sprzedaży/Wygląd dokumentów ustaw wygląd dla poszczególnych dokumentów.

3. Uprawnienia dla użytkowników

Pod ikonką kół zębatych w prawym górnym rogu jest opcja Użytkownicy i uprawnienia.

W SON3 uprawnienia zostały bardzo rozbudowane i sposób ich działania został zmieniony. Możesz teraz tworzyć role z uprawnieniami, a następnie przypisywać do tych ról poszczególnych uzytkowników.

Przejrzyj i ustaw wszystkie role, których będziesz potrzebować w systemie. Dla administratora nie ustawiamy roli. Administrator może wszystko.

Zauważ, że każde menu można ustawić bardzo szczegółowo, klikając tutaj:

Po ustawieniu ról przypisz je do poszczególnych użytkowników:

ℹ️ → INSTRUKCJA

4. Automatyczne rozpoznawanie wpłat (płatności masowe)

Jeśli w SON2 była dodana synchronizacja z bankiem obsługującym Webservice (czyli to my się łączyliśmy interfejsem banku, a nie bank przesyłał maile na skrzynkę), to nie musisz nic robić - przeniesiemy ustawienia z poprzedniej wersji.

Jeśli jednak bank przesyła wpłaty jako załącznik do maila, to tę funkcję trzeba będzie skonfigurować na nowo. Przejdź do menu Finanse/Ustawienia/Automatyczne rozpoznawanie wpłat. Wybierz opcję Nowa usługa i w formularzu odpowiedni bank:

Dla każdego oddziału zostało utworzone konto mailowe, na które SON będzie przyjmować wpłaty. Musisz przekierować wpłaty na to konto oraz dodać adresy mailowe, z których wiadomości będą przesyłane:

Po przesłaniu pierwszego maila z raportami możesz kliknąć opcję "Pobierz nowe wpłaty", aby od razu przetestować czy funkcja działa prawidłowo.

Jeżeli Twój dostawca poczty wymaga zgody drugiej strony na przekierowanie wiadomości (np. Gmail) napisz do nas jak dodasz przekierowanie, my po swojej stronie zaakceptujemy przyjmowanie wiadomości.

ℹ️ → INSTRUKCJA

5. Półautomatyczne rozpoznawanie wpłat

W SON3 funkcja półautomatycznego rozpoznawania wpłat została zastąpiona bardziej kompleksowym rozwiązaniem dostępnym dzięki współpracy z firmą Kontomatik. Jest to opcja dodatkowo płatna (informacja o koszcie w komunikacie w formularzu poniżej).

Aby ją uruchomić, wejdź w Finanse/Ustawienia/Automatyczne rozpoznawanie wpłat i wybierz przycisk nowa usługa:

Po dodaniu usługi system będzie się łączył z bankiem automatycznie, codziennie wieczorem i pobierał płatności z ostatnich 24 godzin. Następnie wpłaty będą trafiać do sekcji Finanse/Operacje nierozpoznane.

ℹ️ → INSTRUKCJA

6. Szablony dokumentów

Ten moduł został znacząco rozbudowany. Zyskał nowe usprawnienia i jest teraz znacznie wygodniejszy w codziennym użytkowaniu, szczególnie podczas generowania dokumentów. Zmiany te wiążą się jednak z koniecznością dostosowania szablonów, które zostały przeniesione z poprzedniej wersji systemu.

Przejdź do menu Szablony dokumentów po lewej stronie i przejrzyj wszystkie szablony, podmieniając zmienne z SON2 na odpowiadające im zmienne w SON3:

Są dostępne również nowe zmienne. Więcej informacji w tym artykule:

• Tworzenie szablonów i generowanie dokumentów

Sprawdź również zmienne w szablonach wiadomości oraz w wiadomościach automatycznych:

🔔Więcej na temat wiadomości znajdziesz w tych artykułach

• FAQ - Jak działa skrzynka e-mail w nowej wersji?
• Wiadomości: wysyłka e-mail i SMS

7. Liczniki wg zużycia, zaliczki i opłaty eksploatacyjne

Największymi zmianami w mechanizmie rozliczeń jest to, że liczniki nie są już przypisywane do najemców na podstawie odczytów początkowych i końcowych. Zamiast tego przypisujemy liczniki do poszczególnych pomieszczeń, a system automatycznie przypisuje najemcę do danego licznika na podstawie jego dat zakwaterowań.

Po migracji system z automatu oznaczy każdy licznik, jakby był przypisany do całej nieruchomości. Jeśli masz dodaną do systemu nieruchomość, w której liczniki powinny być przypisane do poszczególnych mieszkań/pokoi/mikrokawalerek w danej nieruchomości, możesz przypisać każdy licznik, wchodząc na kartę nieruchomości/liczniki i wybierając akcję z 3 kropek i edycję licznika:

W przypadku opłat eksploatacyjnych postępujemy analogicznie.

Po ustawieniu wszystkich liczników i opłat będzie trzeba wejść w edycję każdej należności przyszłej na karcie najemcy i sprawdzić, czy pozycje liczników i opłat w ramach należności są poprawnie dodane.

ℹ️ → INSTYRUKCJA

8. Dostęp do panelu najemcy i właściciela

Domyślnie dostęp do panelu najemcy i właściciela jest wyłączony. Aby go włączyć, przejdź do menu Najemcy/Ustawienia/Panel najemcy oraz Właściciele/Ustawienia/Panel właściciela i włącz dostęp do przynajmniej jednego menu.

ℹ️ → PANEL NAJEMCY

ℹ️ → PANEL WŁAŚCICIELA