Kroki jakie należy wykonać przed przeniesieniem konta do nowej wersji SON

→ Jakie czynności należy wykonać przed migracją?

Migrację wykonujemy dwuetapowo:

ETAP 1: Kopiujemy dane na wersję testową, gdzie możesz sprawdzić, czy wszystko przeniosło się poprawnie, zgodnie z Twoimi oczekiwaniami. Na tej wersji wszelka komunikacja z najemcami jest na stałe wyłączona. Twoją wersją do pracy na co dzień nadal jest SON2.

Gdy przeklikasz się przez nową wersję i zdecydujesz, że jesteś gotowy na całkowite przeniesienie konta, przechodzimy do kroku 2:

ETAP 2: Kopiujemy dane na wersję produkcyjną, na której będziesz używać systemu na co dzień. Konto w SON2 zostaje wyłączone. Jeśli jednak będziesz potrzebować, możemy czasowo zostawić dostęp do SON2. Pamiętaj jednak, że po migracji dane między kontami się nie synchronizują.

SON 2 i SON3 to dwie zupełnie odrębne aplikacje

Nie ma przycisku, który zaktualizuje SON2 do SON3. Jest to czynność, którą musi wykonać nasz dział techniczny, czyli skopiować Twoją bazę danych do nowej aplikacji. Pamiętaj, że w momencie skopiowania danych do nowej, produkcyjnej, (nie do testowej) wersji, musisz wprowadzać zmiany już tylko w SON3, ponieważ dane pomiędzy wersjami nie synchronizują się w żaden sposób. Gdyby zapadła decyzja o powrocie do SON 2, trzeba będzie wykonać ręcznie wszelkie działania, typu wystawienie faktur, dodanie zakwaterowań itd., dokonane w SON3. Nie mamy możliwości skopiowania danych z SON3 do SON2.

Faktury za SON

W nowej wersji SON każdy oddział jest fakturowany oddzielnie. Jeśli oddziały mają ten sam NIP, tylko pierwszy ma ustawioną kwotę minimalną (99 zł), a pozostałe są fakturowane bez kwoty minimalnej. Przyjmując rozliczenie wg wariantu domyślnego:

Przykład nr 1: Jeśli przychód z najmu na pierwszym oddziale wynosi 24 5000 zł, a na drugim 6 200 zł. Oba oddziały mają ten sam NIP/te same dane, to:

pierwszy oddział otrzyma fv na kwotę 99 zł, a drugi na kwotę 24,80 zł

Przykład nr 2.: Kwoty takie same jak w przykładzie nr 1, ale oddziały mają różny NIP/różne dane. Wtedy każdy z oddziałów otrzyma fakturę w wysokości 99 zł.

ℹ️Przygotowanie do zmiany konta na nową wersję:

1. Ze względu na całkowitą zmianę mechanizmu liczników i zaliczek system nie będzie w stanie rozliczyć odczytów dodanych w SON2. Podobnie z poprawianiem rozliczeń, trzeba będzie wykonać ręcznie wszelkie poprawki dotyczące starych rozliczeń z najemcami.

   Dlatego też za datę migracji najlepiej przyjąć czas zaraz po rozliczeniu aktualnych odczytów, tak aby pozycje za odczyty i zaliczki dla nowego rozliczenia zostały dodane już w nowym systemie.

2. Jeśli nieruchomość w SON2 jest ustawiona jako zarządzana, ale jednocześnie właściciel nie jest wystawcą faktury, to po przenosinach nieruchomość zostanie ustawiona jako własność oddziału. Jeśli tego nie chcesz, pamiętaj, aby skonfigurować sekcję "właściciel wystawcą dokumentów": Właściciel wystawcą dokumentów

3. Ze względu na zmianę mechanizmu w menu Koszty, koszty, które spełniają poniższe warunki, zostaną rozdzielone na osobne dokumenty kosztowe:

   - mają przypisanie jednocześnie do więcej niż jednego typu nieruchomości (zarządzana, własność, podnajem)

   - mają jednocześnie nadpłatę i niedopłatę w pozycjach

   - mają ustawione jednocześnie różne przypisanie pozycji (po stronie właściciela/po naszej stronie)

4. Należności przyszłe dla najemców:

W nowej wersji wszystkie pozycje (w tym liczniki) konfiguruje się z poziomu 1 należności przyszłej. Dzięki temu wszelkie zmiany, przedłużenia umowy itp są dużo prostsze i szybsze, a użytkownik już na poziomie konfigurowania należności wie, jakie dokładnie pozycje znajdą się na dokumencie.

Jeśli na karcie najemcy jest dodanych kilka należności przyszłych, podczas migracji zostaną one połączone pod warunkiem, że mają ten sam:

• typ dokumentu
• dzień wystawienia
• rozpoczęcie należności (data startu)
• data zakończenia należności
• termin
• sposób płatności

Jeśli któryż z parametrów jest inny, należności nie zostaną połączone, a w nowej wersji będą się wystawiać oddzielne dokumenty (dla każdej należności oddzielnie).

5. Zmiana operacji technicznych, (które do tej pory można było dodawać ręcznie na karcie nieruchomości) na dokumenty kosztowe. Po przeniesieniu na wersję testową, w Finanse/Operacje nieprzypisane znajdziesz listę operacji, które zostały odpięte od nieruchomości. Aby saldo nieruchomości zgadzało się po przeniesieniu konta, należy na podstawie tych operacji dodać dokumenty kosztowe (uznaniowe lub obciążeniowe), przypisane do danej nieruchomości, a następnie można usunąć operacje techniczne.

• Najlepiej to zrobić przed przeniesieniem konta (wtedy wykonujesz taką operację w SON2).
• znajdujesz operację techniczną w sekcji rozliczenia na karcie nieruchomości.
• na jej podstawie oddajesz dokument kosztowy na minus lub na plus

• usuwasz operację techniczną

  
  

  Wykonanie akcji w SON3 (jeśli przed skopiowaniem danych do wersji produkcyjnej nie zostało to zrobione w SON2):

  - W Finanse/Operacje nieprzypisane jest lista operacji, które zostały odłączone od nieruchomości

  - Sprawdzasz w SON2, gdzie te operacje były przypisane

  - Tworzysz dokumenty kosztowe:

• zwykły dokument kosztowy, jeśli operacja obciążała nieruchomość (pomniejszenie salda nieruchomości)
• dokument kosztowy zasilający saldo (zwiększenie salda nieruchomości) np. wpłata przez właściciela: Zasilenie nieruchomości

6. Po migracji na wersję testową mogą pojawić się jeden lub kilka komunikatów. Jest to sygnał dla Ciebie, aby zwrócić uwagę na konkretne aspekty w SON2, przed ostatecznym przeniesieniem konta do nowej wersji. Lista i wyjaśnienie komunikatów. Listę z komunikatami prześlemy Ci wraz z mailem informującym o przeniesieniu konta.

Sprawdź również: Jakie czynności należy wykonać po migracji?