Kroki jakie należy wykonać przed przeniesieniem konta do nowej wersji SON

→ Jakie czynności należy wykonać przed migracją?

Migrację wykonujemy dwuetapowo:

ETAP 1: Kopiujemy dane na wersję testową, gdzie możesz sprawdzić, czy wszystko przeniosło się poprawnie, zgodnie z Twoimi oczekiwaniami. Na tej wersji wszelka komunikacja z najemcami jest na stałe wyłączona. Twoją wersją do pracy na co dzień nadal jest SON2.

To ważny krok zarówno dla Ciebie, jak i dla nas – pozwala sprawdzić, czy nie pozostały żadne błędy lub nieprawidłowe ustawienia z poprzedniej wersji systemu. Dzięki temu można pewne rzeczy skorygować, aby Twoje konto w SON2 było w pełni przygotowane do ostatecznego przeniesienia.

Gdy przeklikasz się przez nową wersję i zdecydujesz, że jesteś gotowy na całkowite przeniesienie konta, przechodzimy do kroku 2:

ETAP 2: Kopiujemy dane na wersję produkcyjną, na której będziesz używać systemu na co dzień. Konto w SON2 zostaje wyłączone. Jeśli jednak będziesz potrzebować, możemy czasowo zostawić dostęp do SON2. Pamiętaj jednak, że po migracji konta się nie synchronizują.

SON 2 i SON3 to dwie zupełnie odrębne aplikacje

Nie ma przycisku, który zaktualizuje SON2 do SON3. Jest to czynność, którą musi wykonać nasz dział techniczny, czyli skopiować Twoją bazę danych do nowej aplikacji. Pamiętaj, że w momencie skopiowania danych do nowej, produkcyjnej, (nie do testowej) wersji, musisz wprowadzać zmiany już tylko w SON3, ponieważ dane pomiędzy wersjami nie synchronizują się w żaden sposób. Gdyby zapadła decyzja o powrocie do SON 2, trzeba będzie wykonać ręcznie wszelkie działania, typu wystawienie faktur, dodanie zakwaterowań itd., dokonane w SON3. Nie mamy możliwości skopiowania danych z SON3 do SON2.

W nowej wersji SON każdy oddział jest fakturowany oddzielnie. Jeśli oddziały mają ten sam NIP, tylko pierwszy ma ustawioną kwotę minimalną (99 zł), a pozostałe są fakturowane bez kwoty minimalnej. Przyjmując rozliczenie wg wariantu domyślnego:

Przykład nr 1: Jeśli przychód z najmu na pierwszym oddziale wynosi 24 5000 zł, a na drugim 6 200 zł. Oba oddziały mają ten sam NIP/te same dane, to:

pierwszy oddział otrzyma fv na kwotę 99 zł, a drugi na kwotę 24,80 zł

Przykład nr 2.: Kwoty takie same jak w przykładzie nr 1, ale oddziały mają różny NIP/różne dane. Wtedy każdy z oddziałów otrzyma fakturę w wysokości 99 zł.

Jeśli nie chcesz otrzymywać kilku faktur, możesz połączyć oddziały przed migracją: Kopiowanie danych między oddziałami, a "zbędny" oddział zarchiwizować.

ℹ️Przygotowanie do zmiany konta na nową wersję:

Ze względu na całkowitą zmianę mechanizmu liczników i zaliczek system nie będzie w stanie rozliczyć odczytów dodanych w SON2. Podobnie z poprawianiem rozliczeń, trzeba będzie wykonać ręcznie wszelkie poprawki dotyczące starych rozliczeń z najemcami.
Dlatego też za datę migracji najlepiej przyjąć czas zaraz po rozliczeniu aktualnych odczytów, tak aby pozycje za odczyty i zaliczki dla nowego rozliczenia zostały dodane już w nowym systemie.

Jeśli nieruchomość w SON2 jest ustawiona jako zarządzana, ale jednocześnie właściciel nie jest wystawcą faktury, to po przenosinach nieruchomość zostanie ustawiona jako własność oddziału. Jeśli tego nie chcesz, pamiętaj, aby skonfigurować sekcję "właściciel wystawcą dokumentów": Właściciel wystawcą dokumentów

Ze względu na zmianę mechanizmu w menu Koszty, koszty, które spełniają poniższe warunki, zostaną rozdzielone na osobne dokumenty kosztowe:
- mają przypisanie jednocześnie do więcej niż jednego typu nieruchomości (zarządzana, własność, podnajem)
- mają jednocześnie nadpłatę i niedopłatę w pozycjach
- mają ustawione jednocześnie różne przypisanie pozycji (po stronie właściciela/po naszej stronie)

⏰Migracja wymaga zaangażowania i czasu po Twojej stronie

Ze względu na to, że przenosimy dane pomiędzy dwiema zupełnie odrębnymi aplikacjami, nie wszystko przeniesie się automatycznie. Ustalając z nami datę migracji, weź pod uwagę swoją dostępność czasową. W zależności od używanych funkcji w SON2 po Twojej stronie może być wymagane od 3 do kilkunastu godzin pracy. To też nowy system, przez który będziesz musiał/a się przeklikać, aby go poznać.

W związku z powyższym prosimy o przemyślaną decyzję, czy rzeczywiście posiadasz zasoby, aby już teraz przejść na SON3.

SON3 to nowa wersja, w której jest jeden uniwersalny link dla wszystkich do logowania się. Nie musisz już wybierać nazwy czy konfigurować domeny, żeby logować się do SON.

Jednak nadal jest możliwość spersonalizowania SON pod własne preferencje, czyli m.in. ustawienie własnej domeny. Jest to usługa dodatkowa Własny branding. Poza własną domeną jest możliwość skonfigurowania kolorystyki SON oraz wgrania własnego loga do panelu administracyjnego i do paneli najemcy/właściciela.