Automatyczne księgowanie wpłat (S3)

Wpłata najemcy trafia na konto → SON sam ją księguje i podnosi saldo. Bez ręcznego rozliczania każdego przelewu. (to też jest możliwe: ręczne rozliczanie dokumentów

Ten artykuł prowadzi przez całe uruchomienie: od numeru konta w ustawieniach, przez umowę w banku, po konfigurację w SON.

1. Automatyczne księgowanie wpłat

• zasada działania
• jak uruchomić usługę
• jaką umowę podpisać (wytyczne dla różnych banków)

2. Półautomatyczne księgowanie wpłat

1. Automatyczne księgowanie wpłat

Na początek teoria.

Każdy bank w trochę inny sposób przesyła informacje o wpłatach. Raporty przesyłane na wskazaną skrzynkę e-mail lub przez usługę webservice.

Poniżej podział banków pod względem sposobu wysyłki raportów:

Jak uruchomić automatyczne księgowanie wpłat

Automatyczne księgowanie wpłat pozwala na przypisywanie wpłat najemców do odpowiednich należności bez konieczności ręcznego rozliczania.

Przed rozpoczęciem

Przed konfiguracją upewnij się, że:

• masz uruchomioną usługę automatycznego księgowania wpłat w swoim banku,
• bank udostępnia raporty o wpłatach (e-mail lub webservice),

Krok 1. Skonfiguruj rachunki do wpłat i wypłat

Przejdź do:

Finanse → Ustawienia → Ogólne

Uzupełnij pola:

➡️Numer konta do wpłat

• wpisz fragment numeru konta otrzymany od banku (zgodnie z tabelą przekazaną przez bank), Jest to zazwyczaj 12 cyfr, przykład poniżej:

  

  
  
• na jego podstawie system wygeneruje indywidualne rachunki wirtualne dla najemców.

* dotyczy nieruchomości oznaczonych jako własne/w podnajmie. Dla nieruchomości zarządzanych numer konta uzupełnia się na karcie właściciela -> właściciel wystawcą dokumentów

⬅️Numer konta do wypłat

• wpisz pełny numer rachunku, z którego będą realizowane płatności.

Kliknij Zapisz.

Co wydarzy się po zapisaniu?

System SON automatycznie wygeneruje rachunki wirtualne dla najemców zakwaterowanych w nieruchomościach oznaczonych jako Własne/w podnajmie.

Numery rachunków będą dostępne na kartach najemców: Informacje → Numery kont

Krok 2. Włącz usługę automatycznego księgowania wpłat

Przejdź do:

Finanse → Ustawienia → Automatyczne rozpoznawanie wpłat

Dodaj nową usługę automatycznego księgowania wpłat, a następnie:

• wybierz opcję: Chcę importować wpłaty z indywidualnych kont najemców
• wybierz odpowiedni bank z listy,
• nadaj usłudze własną nazwę.

Dalsza konfiguracja zależy od sposobu przekazywania raportów przez bank.

Jeżeli bank przesyła raporty o wpłatach na adres e-mail:

1. Skopiuj adres e-mail wyświetlany podczas konfiguracji.
2. Podaj ten adres w banku jako adres, na który mają trafiać raporty.
3. Jeżeli bank nie pozwala wskazać nowego adresu, skonfiguruj automatyczne przekierowanie wiadomości z raportami na wskazany adres.
4. Wybierz strukturę pliku zgodną z umową zawartą z bankiem [dla Erste: ID75 szyfrowany (klucz GPG)] -> należy dodać klucz prywatny oraz wpisać hasło do klucza (jeśli zostało nadane).
5. Zapisz ustawienia.

Jeżeli korzystasz z integracji przez webservice:

1. Dodaj do białej listy adres e-mail, z którego bank będzie wysyłał raporty.
2. Wybierz usługę webservice.
3. Wygeneruj certyfikat (.pem) zgodnie z instrukcją otrzymaną z banku.
4. Dodaj wygenerowany plik do systemu.
5. Uzupełnij pozostałe dane zgodnie z umową zawartą z bankiem.
6. Zapisz konfigurację.

Krok 3. Dodaj adresy e-mail do białej listy nadawców [tylko przy wariancie 1]

Po zapisaniu konfiguracji:

• wskaż adres, z którego będą przychodziły raporty (adres banku lub własny, jeśli skonfigurowano automatyczne przekierowanie),
• w razie potrzeby możesz dodać więcej niż jeden adres e-mail.

Na końcu kliknij Zapisz.

Wytyczne do uruchomienia usługi w banku:

Erste:

b) kucz prywatny do odczytania raportów**

Raport wysyłany po każdej sesji eliksir. 

⚠️Najprawdopodobniej do białej listy nadawców (w Finanse/Ustawienia/Automatyczne rozpoznawanie wpłat) musisz dodać mail curpgp@erstepl - bank zaczął wysyłać maile z tego adresu.

W tym banku możemy polecić osobę, która dokładnie wie, o jaką usługę chodzi. Przygotuje wszystkie dokumenty i umowę podpiszesz w oddziale w Twoim mieście. W celu otrzymania danych kontaktowych skontaktuj się z nami przez przycisk POMOC w SON.

ING:

1. Plik .pem certyfikatu zgodnie z instrukcją: Generowanie certyfikatu
2. Hasło do certyfikatu
3. PartnerID (typu: CIF:0000000000) → Nazwa firmy, zgodna z nazwą w ING BusinnessOnline (jeżeli użytkownik jest podpięty pod jedną firmę), lub numer CIF w przypadku, gdy użytkownik WS jest podpięty pod więcej niż jedną firmę.
4. PassID (typu: 000000) → Nazwa użytkownika WebService, dla którego został wygenerowany certyfikat komunikacyjny.
5. Środek numer konta (wyglądający podobnie jak w pkt 4 poniżej), na podstawie którego zostaną wygenerowane konta masowe (numer rozliczeniowy jednostki Banku (SIMP): 8 cyfr + kod Klienta w SIMP: 4 cyfry).

Uruchamiając usługę należy wybrać następujące parametry:

Alior Bank

Bank Pocztowy: 

strona kodowa MS Windows (CP1250),

godzina przekazania pliku - 10 min po każdej sesji elixir,

poprzez serwer sftp (NIE). 

BNP Paribas

Polecany: przez usługę Webservices.

Podpisz umowę z bankiem na Webservices i masowe rozpoznawanie wpłat ze strukturą pliku: .PTK i usługą: Pliki udostępnione (ważne!). Nie trzeba zamawiać dodatkowych usług typu ConnectPlus.

Potrzebne będą:

• ID wsloginu (login)
• i hasło wsloginu

Znajdziesz je w bankowości elektronicznej:

W ustawieniach w SON dodaj fragment numeru konta (12 cyfr = maska składająca się z 8 cyfr + identyfikator MassCollect 4 cyfry), który został umieszczony w umowie z bankiem. Na tej podstawie SON wygeneruje numery kont dla najemców.

Informacje dodatkowe z banku:

Zarówno raport 1727 jak i .PTK nie są to formaty wyciągów bankowych. Są to dzienne raporty wynikowe z usługi MassCollect, tj. prezentują tylko wpłaty na rachunki wirtualne.

Bankowość internetowa daje możliwość zbudowania szablonu wyciągu z rachunku według potrzeb Klienta, ale nie będzie to struktura identyczna jak raport 1727 czy .PTK.

Pekao

Złożenie wniosku o usługę Pekao Connect (webservice)

Format wynikowy pliku, o to CSV stosowany domyślnie w Banku Pekao S.A. dla usługi Pekao Collect

1. Certyfikat transportowy Pekao Connect w formie pliku .pfx
2. Hasło do certyfikatu

Środek numer konta (wyglądający podobnie jak w pkt poniżej), na podstawie którego zostaną wygenerowane konta masowe.

2. Półautomatyczne księgowanie wpłat

Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz uruchomić automatycznego księgowania wpłat, możesz skorzystać z ich uproszczonej formy. Najemcy w tym przypadku wpłacają na jeden główny numer konta bankowego. Ta usługa sprawdzi się też przy zarządzaniu, gdzie nie udostępniasz właścicielowi własnych rachunków, a zarządzasz rachunkami, udostępnionymi przez właścicieli.

Kontomatik łącząc się z bankami, przez tzw. Banking API pobiera informacje z wyciągu bankowego i przesyła je do SON automatycznie każdego dnia.

Jak to działa w praktyce?

• Pierwsze uruchomienie usługi: Wpłaty pojawiają się w panelu SON w sekcji „Finanse → Operacje nieprzypisane”. Następnie możesz je łatwo powiązać z odpowiednim użytkownikiem — najemcą, właścicielem lub kontrahentem.
• Mechanizm pamięci powiązań: System zapamiętuje numer konta, z którego została wykonana wpłata. Przy kolejnych operacjach automatycznie kojarzy przelew z właściwym użytkownikiem.
• Elastyczność rozwiązań: Gdy wpłata pochodzi z innego konta lub nadawca się zmieni, wystarczy ponownie przypisać ją ręcznie — SON zapamięta nowe reguły.

Koszt usługi: 10 zł netto/mc przy liczbie do 2 aktywnych rachunków bankowych sprawdzanych w danym miesiącu. Każdy kolejny, to koszt 6 zł netto/mc