Jak uruchomić automatyczne księgowanie wpłat?
Automatyczne księgowanie wpłat przypisuje wpłaty najemców do wystawionych dla nich dokumentów bez ręcznego rozliczania każdego przelewu. Każdy najemca wpłaca na własny numer wirtualny, a SON rozpoznaje wpłatę po tym numerze.
SON nie łączy się bezpośrednio z bankiem, czyli nie loguje się do Twojego konta. SON pobiera informacje o wpłatach z raportów, które wysyła bank. Jeśli raport nie dotrze do SON, wpłata widoczna w banku nie pojawi się w SON.
Zanim zaczniesz, sprawdź, czy:
- masz umowę z bankiem na usługę płatności masowych (mass collect). Sprawdź, jaką usługę uruchomić i jakie parametry wybrać w artykule Jakie parametry wybrać w banku przy uruchamianiu płatności masowych?
- masz z banku fragment numeru konta, na podstawie którego SON wygeneruje numery wirtualne. Zwykle ma 12 cyfr.
W tym artykule dowiesz się:
- Który wariant raportów wybrać
- Gdzie wpisać numer konta do wpłat
- Jak dodać usługę automatycznego księgowania
- Jak skonfigurować raporty wysyłane e-mailem
- Jak ustawić raporty przez webservice
- Jak sprawdzić, czy księgowanie działa
- Co zrobić, gdy wpłata jest w banku, a nie ma jej w SON
Który wariant raportów wybrać?
Wariant zależy od banku. Bank wysyła raporty o wpłatach e-mailem na skrzynkę SON albo udostępnia je przez webservice.
| Sposób przekazywania raportów | Banki | Wariant w SON |
|---|---|---|
| e-mailem | Erste, Alior Bank, BNP Paribas, Bank Pocztowy, mBank, Millennium Bank, Danske Bank, Citi Handlowy, Bank Gospodarstwa Krajowego, Bank Ochrony Środowiska, Bank Polskiej Spółdzielczości, Bank Spółdzielczy Rzemiosła w Krakowie, Bank Spółdzielczy w Barlinku, Bank Spółdzielczy w Dobrzycy, Bank Spółdzielczy w Goleniowie, Bank Spółdzielczy w Ostrowi Mazowieckiej | wariant 1 |
| przez webservice | ING Bank Śląski, Pekao, BNP Paribas, Alior Bank (Bank Connect) | wariant 2 |
| bank nie wysyła raportów | PKO BP | półautomatyczne księgowanie wpłat |
BNP Paribas i Alior Bank przekazują raporty na oba sposoby. W obu bankach zalecamy webservice: w BNP Paribas usługę Webservices, a w Alior Bank usługę Bank Connect.
Twojego banku nie ma na liście w SON? Możemy go dodać. Potrzebujemy do tego dokumentacji technicznej banku, która opisuje, jak bank obsługuje płatności masowe i raporty o wpłatach. Kliknij Pomoc w SON i wyślij nam tę dokumentację.
Gdzie wpisać numer konta do wpłat?
Numer konta do wpłat to fragment numeru z tabeli, którą przekazał bank. Na jego podstawie SON generuje numery wirtualne dla najemców. Numer możesz wpisać od razu, zanim bank uruchomi usługę.
- Przejdź do Finanse → Ustawienia → Ogólne. W sekcji Konta bankowe kliknij + Numer konta.
- Zaznacz Fragment numeru dla płatności masowych (12-22 cyfr).
- W polu Numer konta do wpłat wpisz fragment numeru konta z tabeli od banku.
- W polu Numer konta do wypłat wpisz pełny numer rachunku, z którego będą realizowane płatności.
- W polu Nazwa wpisz nazwę konta, np. „Płatności masowe”. Pole odblokuje się po wpisaniu numerów.
- Jeśli to konto ma być domyślne, zaznacz Domyślny numer. Numer domyślny pojawia się na dokumentach dla najemców. Przy pierwszym numerze konta w oddziale ta opcja jest zaznaczona od razu.
- Kliknij Dodaj.
⚠️ UWAGA! W formularzu jest od razu zaznaczone Pełen numer konta (26 cyfr). Jeśli tego nie zmienisz, SON nie przyjmie fragmentu i pokaże komunikat „Pole Numer konta nie jest prawidłowym numerem konta bankowego”.
SON wygeneruje numery wirtualne dla najemców zakwaterowanych w nieruchomościach oznaczonych jako Własne/w podnajmie. Numery pojawią się od razu po kliknięciu Dodaj. Znajdziesz je na karcie najemcy w zakładce Informacje → Numery kont, w wierszu z nazwą konta.
⚠️ UWAGA! Bez numeru konta do wpłat SON nie wygeneruje numerów wirtualnych. W nieruchomościach zarządzanych numer konta dodajesz na karcie właściciela: Informacje → Właściciel wystawcą dokumentów → Zmień → + Numer konta. Formularz jest taki sam jak w ustawieniach oddziału. Na końcu kliknij Zapisz.
Wpłaty najemców mogą trafiać na subkonta właścicieli, a najemcy nadal wpłacają na numery wirtualne. Potrzebna jest do tego usługa kont wirtualnych do subkont w banku. Jak ją uruchomić, opisuje sekcja Jak uruchomić płatności masowe na osobnych subkontach właścicieli? w artykule o parametrach płatności masowych w banku.
Jak dodać usługę automatycznego księgowania?
Pierwsze kroki dodawania usługi są takie same w obu wariantach.
- Przejdź do Finanse → Ustawienia → Automatyczne rozpoznawanie wpłat.
- Kliknij Nowa usługa. Pojawi się okno Dodaj nową usługę rozpoznawania wpłat.
- W sekcji Rodzaj płatności zostaw zaznaczone Chcę importować wpłaty z indywidualnych kont najemców.
- W polu Wybierz bank wybierz swój bank.
- W polu Nazwa SON wpisuje „Wpłaty na konta indywidualne”. Możesz zmienić tę nazwę, np. na „Wpłaty Alior Bank”.
- Zostaw zaznaczone pole W przypadku wykrycia zdublowanej operacji, pomijaj ją. Dzięki temu SON nie zaksięguje dwa razy tej samej operacji.
Dalsze pola zależą od banku. Przy banku, który wysyła raporty e-mailem, pojawi się adres skrzynki SON na raporty. Przy banku z webservice pojawią się pola na dane z umowy z bankiem. Przejdź do sekcji dla swojego wariantu.
Masz w banku jedną usługę płatności masowych, a w SON kilka oddziałów? Tę samą usługę możesz ustawić w każdym z nich. Jak to zrobić, opisuje artykuł: FAQ - Jak skonfigurować te same płatności masowe na kilku oddziałach?
Wariant 1 - raporty przesyłane e-mailem
Krok 1. Adres e-mail do wysyłki raportów przez bank
Okno Dodaj nową usługę rozpoznawania wpłat pokazuje adres skrzynki SON przeznaczonej tylko na raporty o wpłatach.
Adres skrzynki SON do odbierania raportów znajdziesz również w zakładce Finanse → Ustawienia → Automatyczne rozpoznawanie wpłat, przy napisie Adres e-mail do raportów z wpłatami. Ikona obok adresu kopiuje go do schowka. Adres możesz więc podać w banku już przy podpisywaniu umowy.
- Skopiuj adres z pola Adres e-mail.
- W bankowości internetowej podaj ten adres jako adres do wysyłki raportów.
Jeżeli bank nie pozwala wskazać nowego adresu, skonfiguruj automatyczne przekierowanie wiadomości z raportami ze swojej skrzynki na wskazany wyżej adres SON.
- W sekcji Struktura pliku zaznacz strukturę z umowy z bankiem.
- Jeśli w Erste wybrano raporty szyfrowane, w sekcji Struktura pliku zaznacz ID75 szyfrowany (klucz PGP). W polu Załącznik dodaj klucz prywatny, a w polu Hasło do certyfikatu wpisz hasło do klucza, jeśli je nadano.
⚠️ UWAGA! Do raportów szyfrowanych potrzebujesz pary kluczy, wygenerowanych razem. Klucz publiczny wysyłasz do Erste, a klucz prywatny z tej samej pary dodajesz w SON w polu Załącznik. Klucz publiczny dodany do SON nie odszyfruje raportów. Jak przygotować klucze, opisuje sekcja Raporty szyfrowane kluczem PGP w Erste.
- Kliknij Zapisz.
Krok 2. Dodaj adres nadawcy raportów do białej listy
Biała lista nadawców to lista adresów, z których przychodzą raporty o wpłatach. Dodaj do niej adres, z którego wysyła je bank, a przy przekierowaniu także swój adres.
- W zakładce Automatyczne rozpoznawanie wpłat kliknij ikonę ołówka obok napisu Biała lista nadawców.
- Wpisz adres, z którego przychodzą raporty: adres banku albo Twój adres, jeśli ustawiono przekierowanie. Naciśnij Enter albo spację. Adres pojawi się w polu.
- Opcjonalnie: dodaj kolejne adresy tak samo jak w kroku 2.
- Kliknij poza polem. Pojawią się przyciski Zapisz i Anuluj.
- Kliknij Zapisz. Sam Enter nie zapisuje adresu i po odświeżeniu strony adres zniknie.
Dodane adresy pojawią się obok napisu Biała lista nadawców.
Żeby usunąć adres, kliknij ikonę ołówka, a potem krzyżyk przy adresie. Kliknij poza polem, a potem Zapisz.
UWAGA! Przy przekierowaniu raporty przychodzą do SON z Twojej skrzynki, a nie z adresu banku. Dodaj więc do białej listy nadawców swój adres e-mail, a nie tylko adres banku. Bez tego SON nie przyjmie raportów.
Bank Erste wysyła raporty z adresu curpgp@erste.pl. Dodaj go do białej listy.
Wariant 2 - raporty przez webservice
Przy webservice SON pobiera raporty z usługi banku. Potrzebny jest certyfikat, który generujesz według instrukcji banku, i dane z umowy z bankiem. Adres skrzynki SON i biała lista nie są w tym wariancie potrzebne.
| Bank | Struktura pliku | Pola do uzupełnienia |
|---|---|---|
| ING Bank Śląski | WebService (certyfikat .pfx / .pem / .jks) | Załącznik (plik certyfikatu), Hasło, Partner ID, Hasło ID, Numer(y) kont, Data pierwszego importu |
| Pekao | Webservice (certyfikat .pfx / .pem / .jks) | Załącznik (plik certyfikatu), Hasło |
| BNP Paribas | BNP Rest Web Service | ID wsloginu, Hasło wsloginu |
| Alior Bank | Bank Connect (WebService - certyfikat .pfx / .pem / .jks) | Załącznik (plik certyfikatu), Format pliku, Hasło do certyfikatu |
W BNP Paribas zaznacz BNP Rest Web Service. Struktura CSV służy do raportów wysyłanych e-mailem (wariant 1). Przy strukturze WebService (certyfikat .pfx / .pem / .jks) SON pokazuje dopisek „bank przestaje wspierać tę opcję”.
Skąd wziąć te dane, opisuje artykuł Jakie parametry wybrać w banku przy uruchamianiu płatności masowych?
- W sekcji Struktura pliku zaznacz strukturę z umowy z bankiem. Nazwy struktur znajdziesz w tabeli.
- W polu Załącznik dodaj plik certyfikatu. W ING to plik .pem, w Pekao plik .pfx.
- Uzupełnij pozostałe pola danymi z umowy z bankiem. W ING są to Hasło, Partner ID, Hasło ID i Numer(y) kont.
- Kliknij Zapisz.
Usługa pojawi się na liście z rodzajem płatności Import automatyczny.
Jak sprawdzić, czy automatyczne księgowanie działa?
- Numery wirtualne: na karcie najemcy w zakładce Informacje → Numery kont jest numer wirtualny.
- Import raportów: w zakładce Automatyczne rozpoznawanie wpłat kolumny Data ostatniego importu i Status importu pokazują, kiedy SON ostatnio zaczytał raport.
- Wpłaty w banku: bank pokazuje wpłaty na numery wirtualne zwykle jako jedną sumę z danego dnia. Listę pojedynczych wpłat znajdziesz w SON w Raporty → Zestawienie transakcji na kontach (dostępne po pierwszym pobraniu raportów z banku).
Co zrobić, gdy wpłata jest w banku, a nie ma jej w SON?
Wpłata nie pojawi się w SON, jeśli raport z banku nie dotarł do SON albo SON nie mógł go pobrać. Najpierw w zakładce Finanse → Ustawienia → Automatyczne rozpoznawanie wpłat sprawdź kolumny Data ostatniego importu i Status importu. Jeśli ostatni import był przed dniem wpłaty, raport z tego dnia nie dotarł do SON.
Najczęstsze przyczyny:
- Wygasł certyfikat (wariant 2). Do kiedy certyfikat działa, pokazuje kolumna Data ważności certyfikatu. Wygeneruj nowy certyfikat według instrukcji banku i dodaj go w ustawieniach usługi. Instrukcje banków i linki do nich znajdziesz w artykule Jakie parametry wybrać w banku przy uruchamianiu płatności masowych?: dla ING, Alior Bank i Pekao.
- Bank nie wysłał raportu (wariant 1). W bankowości internetowej sprawdź, czy usługa raportów jest aktywna i czy bank wysyła raporty na adres skrzynki SON albo na adres, z którego ustawiono przekierowanie.
- Adresu nadawcy nie ma na białej liście (wariant 1). Sprawdź, czy adres, z którego bank wysyła raporty, jest obok napisu Biała lista nadawców. W Erste to curpgp@erste.pl.
- Przy przekierowaniu brakuje Twojego adresu na białej liście (wariant 1). Jeśli raporty przychodzą do Twojej skrzynki i przekierowujesz je do SON, nadawcą jest Twój adres, a nie adres banku. Sprawdź, czy Twój adres też jest obok napisu Biała lista nadawców.