Automatyczne księgowanie wpłat (S3)
Po wystawieniu dokumentu w SON, saldo najemcy/właściciela/kontrahenta się obniża. Po dodaniu operacji przychodowej, czyli wpłaty, saldo ulega podwyższeniu.
W SON poza ręcznym rozliczaniem dokumentów można zautomatyzować księgowanie wpłat. Są na to 2 sposoby:
- zasada działania
- jak uruchomić usługę
- jaką umowę podpisać (wytyczne dla różnych banków)
- dalsze kroki
Automatyczne księgowanie wpłat
Na początek teoria.
UWAGA! Oglądaj tylko do 2:34! PROCEDURA WDROŻENIA JEST INNA (opisana poniżej)
SON nie łączy się bezpośrednio z bankiem, czyli nie loguje się do konta. Informacje o wpłatach są pobierane na podstawie powiadomień, jakie są wysyłane przez bank.
Każdy bank w trochę inny sposób przesyła informacje o wpłatach. Raporty przesyłane na wskazaną skrzynkę e-mail lub przez usługę webservice.
Poniżej podział banków pod względem sposobu wysyłki raportów:
webservice |
|
|---|---|
| Santander | ING |
| Alior Bank | BNP Paribas |
| Millenium Bank | Pekao |
| Bank Pocztowy | |
| BNP Paribas | |
| PKO BP | |
| Danske Bank | |
| Citi Handlowy | |
| Bank Gospodarstwa Krajowego |
Jak uruchomić usługę:
Wytyczne do uruchomienia usługi w banku:
Santander:
b) kucz prywatny do odczytania raportów**
Raport wysyłany po każdej sesji eliksir.
*Bank Santander zmienia sposób przesyłania raportów. W przypadku raportów szyfrowanych należy wybrać Raporty szyfrowane kluczem PGP.
**W przypadku tego raportu potrzebny będzie dodatkowo:
- klucz do odszyfrowania raportów
- hasło do klucza.
Raport będzie szyfrowany przez bank kluczem "publicznym", a odbiorca musi odszyfrować go kluczem "prywatnym". Klucz prywatny oraz hasło do niego należy dodać w SON, aby była możliwość odczytu i zaczytywania raportów do systemu.
Są to dane, które musisz wygenerować samodzielnie
W tym banku możemy polecić osobę, która dokładnie wie, o jaką usługę chodzi. Przygotuje wszystkie dokumenty i umowę podpiszesz w oddziale w Twoim mieście. W celu otrzymania danych kontaktowych skontaktuj się z nami przez przycisk POMOC w SON.
INFORMACJE Z BANKU:
Klucz powinien być wygenerowany do pliku z rozszerzeniem .asc (!) w nowej wersji Gpg4win-3.1.16
Windows:
Najprościej do generowania pary kluczy prywatny i publiczny użyć programu Kleopatra. Tutaj jest krótka instrukcja jak utworzyć nowe klucze w Kleopatra:
https://docs.kde.org/stable5/en/kleopatra/kleopatra/functions-newkey.html
lub Poradnik instalacji i obsługi programu Kleopatra na Windows | Cebulka Blog
Linux
najlepiej wygenerować klucz na nowym użytkowniku, aby uniknąć podpisywania klucza pgp starym kluczem prywatnym.
Komendy do wykonania w Linux:
gpg --gen-key
wygenerowanie pary kluczy Klienta, długość klucza 4096
gpg --output key_klienta.asc --armor --export adres@email.klienta
wyeksportowanie klucza
Apple:
Do generowania klucza można użyć aplikacji GPG Keychain (informacją od użytkownika SON)
Alior Bank
Bank Pocztowy:
strona kodowa MS Windows (CP1250),
godzina przekazania pliku - 10 min po każdej sesji elixir,
poprzez serwer sftp (NIE).
BNP Paribas
Polecany: przez usługę Webservices.
Podpisz umowę z bankiem na Webservices i masowe rozpoznawanie wpłat ze strukturą pliku: .PTK i usługą: Pliki udostępnione (ważne!). Nie trzeba zamawiać dodatkowych usług typu ConnectPlus.
W ustawieniach w SON dodaj fragment numeru konta (12 cyfr = maska składająca się z 8 cyfr + identyfikator MassCollect 4 cyfry), który został umieszczony w umowie z bankiem. Na tej podstawie SON wygeneruje numery kont dla najemców.
Informacje dodatkowe z banku:
Zarówno raport 1727 jak i .PTK nie są to formaty wyciągów bankowych. Są to dzienne raporty wynikowe z usługi MassCollect, tj. prezentują tylko wpłaty na rachunki wirtualne.
Bankowość internetowa daje możliwość zbudowania szablonu wyciągu z rachunku według potrzeb Klienta, ale nie będzie to struktura identyczna jak raport 1727 czy .PTK.
ING:
- Plik .pem certyfikatu zgodnie z instrukcją: Generowanie certyfikatu
- Hasło do certyfikatu
- PartnerID (typu: CIF:0000000000) → Nazwa firmy, zgodna z nazwą w ING BusinnessOnline (jeżeli użytkownik jest podpięty pod jedną firmę), lub numer CIF w przypadku, gdy użytkownik WS jest podpięty pod więcej niż jedną firmę.
- PassID (typu: 000000) → Nazwa użytkownika WebService, dla którego został wygenerowany certyfikat komunikacyjny.
- Środek numer konta (wyglądający podobnie jak w pkt 4 poniżej), na podstawie którego zostaną wygenerowane konta masowe
Pekao
Potrzebne będą dwie usługi: SIMP oraz Webservice (dwie osobne umowy). Format wynikowy pliku, o który zapyta bank, to OWI1.
- Plik .pem certyfikatu zgodnie z instrukcją: Generowanie certyfikatu
- Hasło do certyfikatu
- PartnerID (typu: CIF:0000000000) → Nazwa firmy, zgodna z nazwą w Pekao BusinnessOnline (jeżeli użytkownik jest podpięty pod jedną firmę), lub numer CIF w przypadku, gdy użytkownik WS jest podpięty pod więcej niż jedną firmę.
- PassID (typu: 000000) → Nazwa użytkownika WebService, dla którego został wygenerowany certyfikat komunikacyjny.
- Środek numer konta (wyglądający podobnie jak w pkt 4 poniżej), na podstawie którego zostaną wygenerowane konta masowe.
Dalsze kroki
W międzyczasie możesz już wpisać do systemu numer konta masowego. Jest to zazwyczaj 12 cyfr, przykład poniżej:
Numer konta wpisuje się w Finanse -> Ustawienia.
Wpłaty z kont wirtualnych w banku najczęściej będą widoczne jako suma wpłat z danego dnia. Dokładną rozpiskę, jakie wpłaty składają się na tę sumę, możesz znaleźć w raportach w SON -> Raporty -> Zestawienie transakcji na kontach
Jak skonfigurować te same płatności masowe na kilku oddziałach?
Półautomatyczne księgowanie wpłat
Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz uruchomić automatycznego księgowania wpłat, możesz skorzystać z ich uproszczonej formy. Najemcy w tym przypadku wpłacają na jeden główny numer konta bankowego. Ta usługa sprawdzi się też przy zarządzaniu, gdzie nie udostępniasz właścicielowi własnych rachunków, a zarządzasz rachunkami, udostępnionymi przez właścicieli.
Kontomatik łącząc się z bankami, przez tzw. Banking API pobiera informacje z wyciągu bankowego i przesyła je do SON automatycznie każdego dnia. Przy pierwszych uruchomieniu usługi wpłaty pojawiają się w menu Finanse -> Operacje nieprzypisane, skąd można je powiązać z odpowiednim użytkownikiem (najemca/właściciel/kontrahent). SON zapamięta powiązanie (numeru konta, z którego była wykonana wpłata) i przy kolejnej takiej transakcji automatycznie powiąże tę wpłatę z odpowiednią osobą.
Należy pamiętać, że jeśli wpłata nastąpi z innego numeru konta lub będzie inny nadawca, przelew trzeba będzie powiązać ponownie.
Koszt usługi: 10 zł netto/mc przy liczbie do 2 aktywnych rachunków bankowych sprawdzanych w danym miesiącu. Każdy kolejny, to koszt 6 zł netto/mc
Ten wariant działa inaczej niż w SON2 (poprzedniej wersji systemu). Zapoznaj się z materiałem poniżej
Zgoda udzielona Kontomatik przy połączeniu usługi jest czasowa (na 6 miesięcy). Po tym czasie należy ponownie się połączyć. Jest to regulacja wynikająca bezpośrednio z przepisów bankowych.