Tworzenie szablonów i generowanie dokumentów (S3)

Już na samym początku warto wspomnieć o ogólnej zasadzie działania systemu: w miejscach, gdzie dotychczas umieszczano kropki i ręcznie wpisywano dane, można zastosować tzw. zmienne. Zmienna to ciąg znaków, który podczas generowania dokumentu zostaje automatycznie zastąpiony odpowiednią wartością – np. imieniem najemcy.

Dokumenty tworzy się szybko i bezbłędnie. System automatycznie uzupełnia szablony na podstawie danych z kart najemcy lub właściciela. Jeśli karta jest kompletna, a w systemie dodano przyszłe należności, informacje te zostaną automatycznie zaczytane do umowy, co znacznie usprawnia cały proces i gwarantuje zgodność z aktualnymi danymi.

W tym artykule dowiesz się:

• Jak dodać szablon?
• Jak dodać własne zmienne do szablonu?
• Jak wygenerować dokument z szablonu?
• Jak zarchiwizować/usunąć szablon?

Jak dodać szablon?

Można dodać wiele różnych szablonów, od umowy najmu, po porozumienie, aneks, wypowiedzenie umowy, protokoły itp.

Własne zmienne

System posiada całą listę predefiniowanych zmiennych z podziałem na kategorie. Jednak jeśli danego parametru nie ma, lub chciałbyś, aby zapis pojawiał się lub nie w zależności od okoliczności, to SON posiada również takie warianty. Są to zmienne własne:

Zmienne są dostępne w kategorii Ogólne. Pola mogą być:

1. Dodatkowe pole z własną nazwą: przy generowaniu umowy pojawi się pole do ręcznego uzupełnienia. Nazwę pola ustawiasz samodzielnie np.: Numer rejestracyjny samochodu.

Widok w szablonie:

Przy generowaniu umowy to pole będzie wyglądało następująco. Po kliknięciu na nazwę pola, pojawi się okno do uzupełnienia:

2. Z listą rozwijaną z możliwymi predefiniowanymi odpowiedziami np.:

Widok w szablonie:

Przy generowaniu umowy to pole będzie wyglądało następująco. Po kliknięciu na nazwę pola, pojawi się lista wyboru:

3. W formie checkboxa: po zaznaczeniu zapis może się pojawić. Jeśli pole nie zostanie zaznaczone, zapis się nie pojawi, np.:

Widok w szablonie:

Przy generowaniu umowy to pole będzie wyglądało następująco. Zapis będzie wyszarzony. Jeśli jest szary, to znaczy, że nie pojawi się w umowie. Jeśli jest żółty, zapis pojawi się w umowie, Aby zaznaczyć dany zapis, wystarczy kliknąć treść i zaznaczyć zapis:

Zapis widoczny:

4. Checkbox ze zmienną (ze switchem): zapis działa podobnie jak zwykły checkbox, jednak w tym przypadku umożliwia dodanie zmiennej w treści checkboxa. Czyli zapis może się pojawić i wstawienie w nim dodatkowo zmiennej/zmiennych. Jest to ta sama zmienna, co opisana powyżej, ale z zaznaczoną opcją:

W szablonie pojawi się blok do uzupełnienia:

Wypełnione pole:

Przy generowaniu umowy to pole będzie wyglądało następująco. Zapis będzie ukryty. Jeśli ma się pojawić, wystarczy go włączyć:

Zapis widoczny:

Zmienne mogą zaczytać się automatycznie lub mogą być to zmienne do ręcznego uzupełnienia

Jak wygenerować dokument z szablonu?

Szablony możesz generować nie tylko z poziomu karty najemcy, ale z każdej karty np. na karcie nieruchomości (np. umowy zarządzania), karcie właściciela, czy kontrahenta

Archiwizacja/usuwanie szablonu

Szablon, którego już nie używasz możesz zarchiwizować i/lub całkowicie usunąć z systemu.