Jak sprawdzić konto Basic po przeniesieniu do nowej wersji SON?

Twoje konto w planie Basic przenieśliśmy do nowej wersji SON. Przy przenoszeniu mogły pojawić się drobne różnice w danych, wynikające z dat zakwaterowania najemców. Część funkcji działa też w nowej wersji inaczej. Dlatego przed wystawieniem najbliższych dokumentów sprawdź najemców, ich zakwaterowania, należności przyszłe i swoje ustawienia.


W tym artykule dowiesz się:

Krok 1. Wiadomości automatyczne i podpis

Wiadomości automatyczne, np. przypomnienia o płatności, mają treść skopiowaną z poprzedniej wersji SON. Sprawdź w każdej z nich zmienne, czyli znaczniki, w miejsce których SON wstawia dane, np. imię najemcy.

⚠️ UWAGA! Po przeniesieniu konta wiadomości automatyczne są wyłączone. Dopóki ich nie włączysz, najemcy nie dostaną np. przypomnień o płatności.

  1. Przejdź do Wiadomości → Ustawienia → Wiadomości automatyczne.
  2. Przeczytaj treść każdej wiadomości i popraw zmienne.
  3. Włącz wiadomości, które SON ma wysyłać najemcom.

Wiadomość, którą SON wysłał najemcy, znajdziesz na karcie najemcy w zakładce Wiadomości. Ustawienia każdej wiadomości opisuje artykuł Jak włączyć i skonfigurować wiadomości automatyczne?

Krok 2. Liczniki i opłaty eksploatacyjne


Liczniki i opłaty eksploatacyjne sprawdź, jeśli rozliczasz z najemcami media według zużycia, zaliczkowo albo ryczałtem.

Licznik ma w nowej wersji SON dwa ustawienia, których nie było w poprzedniej: sposób podziału opłat i przypisanie do pomieszczenia. SON przypisuje najemcę do licznika automatycznie, na podstawie dat zakwaterowania. Po przeniesieniu konta każdy licznik jest przypisany do wszystkich pomieszczeń w nieruchomości. Sposób podziału opłat jest ustawiony na Wg liczby osób przypisanych do licznika.

Jeśli licznik obejmuje całą nieruchomość, nie musisz go zmieniać. Ustawienia licznika zmień tylko wtedy, gdy licznik należy do części pomieszczeń, np. do jednego mieszkania albo pokoju.


Jak przypisać licznik do części pomieszczeń?

  1. Przejdź do Karta nieruchomości → Liczniki.
  2. Przy liczniku kliknij ikonę trzech kropek i wybierz edycję licznika. 

Karta nieruchomości, zakładka Liczniki: menu trzech kropek przy liczniku z opcją edycji licznika

  1. Opcjonalnie: jeśli opłaty z licznika dzielisz według metrażu, w sekcji Sposób podziału opłat wybierz Wg metrażu w zależności od zajmowanej powierzchni.
  2. W sekcji Przypisanie do pomieszczenia kliknij Do jednego lub kilku pomieszczeń. Pojawi się pole Pomieszczenie.

Edycja licznika: sekcja Sposób podziału opłat i sekcja Przypisanie do pomieszczenia z opcją Do wszystkich pomieszczeń, ustawioną po przeniesieniu konta

  1. W polu Pomieszczenie zaznacz pomieszczenia, do których należy licznik.

Edycja licznika: wybrana opcja Do jednego lub kilku pomieszczeń i rozwinięte pole Pomieszczenie z listą pomieszczeń do zaznaczenia

  1. Kliknij Zapisz.
  2. Powtórz kroki 2-6 dla pozostałych liczników, które należą do części pomieszczeń.

Po zapisaniu licznik jest przypisany do wybranych pomieszczeń.


Opłaty eksploatacyjne przypisujesz do pomieszczeń tak samo jak liczniki, tylko w osobnej zakładce: Karta nieruchomości → Liczniki → Opłaty eksploatacyjne. W edycji opłaty opcja przypisania do części pomieszczeń nazywa się Pomieszczenie.


Nowy licznik i taryfę dodasz według artykułu Jak dodać licznik i taryfę w SON?


Jak sprawdzić liczniki w należnościach przyszłych?

Z należności przyszłych SON wystawia najemcy faktury i naliczenia. W poprzedniej wersji należność przyszła miała tylko pozycje czynszowe, a pozycje licznikowe SON doliczał do nich osobno. W nowej wersji w należności przyszłej od razu widać, które liczniki i opłaty eksploatacyjne SON do niej dolicza.

W nowej wersji jedna należność przyszła może mieć wiele pozycji. W poprzedniej wersji każda pozycja była osobną należnością. Jeśli SON wystawiał z kilku takich należności jeden wspólny dokument, po przeniesieniu konta są one połączone w jedną należność przyszłą. Na karcie najemcy możesz więc zobaczyć mniej należności przyszłych niż wcześniej.

Sprawdź wyrywkowo kilka należności przyszłych. Nie musisz otwierać wszystkich.

  1. Na karcie najemcy przejdź do zakładki Należności przyszłe
  2. Kliknij ikonę trzech kropek i wybierz → Edytuj
  3. Sprawdź, czy należność ma wszystkie pozycje oraz liczniki i opłaty eksploatacyjne, które dotyczą pomieszczenia najemcy.
  4. Powtórz kroki 1 i 2 dla kilku innych najemców.

Jak dodać brakujący licznik albo opłatę do należności przyszłej?

Brakujący licznik albo opłatę eksploatacyjną dodasz w edycji należności przyszłej. Pozycje dokumentu są w sekcji pomieszczenia, która ma w nagłówku adres i nazwę pomieszczenia. Jeśli SON wystawia z należności faktury, należność ma też sekcję Dodatkowo do zapłaty. Przy naliczeniach tej sekcji nie ma. Przy fakturze licznik albo zaliczkę możesz dodać jako pozycję faktury albo w sekcji Dodatkowo do zapłaty.


Edycja należności przyszłej: sekcja pomieszczenia z pozycją czynszu i licznikiem zimnej wody rozliczanym według zużycia oraz przycisk Dodaj pozycję do dokumentu
Żółta strzałka wskazuje przycisk Dodaj pozycję do dokumentu w sekcji pomieszczenia.
  1. Wybierz rodzaj pozycji, np. Liczniki rozliczane wg zużycia, Zaliczki albo Opłata eksploatacyjna. Na liście są tylko te rodzaje liczników i opłat, które masz w nieruchomości.
  2. Opcjonalnie: jeśli dodajesz licznik, w drugim polu możesz zmienić wygląd licznika na dokumencie. Domyślnie wybrana jest opcja Jedna pozycja per licznik na dokumencie - składniki taryfy niewidoczne na dokumencie.

  3. Zapisz należność. 


Po zapisaniu dodany licznik albo opłata jest na liście pozycji należności.

Krok 3. Panel najemcy

Panel najemcy jest po przeniesieniu konta wyłączony. Najemcy zalogują się do panelu dopiero wtedy, gdy go włączysz.

Panel najemcy ma w nowej wersji nowy adres, wspólny dla wszystkich najemców: userpanel.systemobsluginajmu.pl. Najemcy logują się pod nim tym samym loginem i hasłem co w poprzedniej wersji.

  1. Przejdź do Najemcy → Ustawienia → Panel najemcy.
  2. Włącz co najmniej jeden moduł, np. Finanse. Moduł włączasz od razu dla wszystkich najemców.
  3. Wyślij najemcom nowy adres panelu: userpanel.systemobsluginajmu.pl.

Najemca po zalogowaniu widzi włączone moduły. Moduły panelu opisuje artykuł Jak włączyć panel najemcy w SON?


Krok 4. Szablony dokumentów

Szablony dokumentów, np. umów i aneksów, przenieśliśmy z poprzedniej wersji SON. Zmienne mają w nowej wersji inny zapis, więc w każdym szablonie zamień stare zmienne na nowe. Stara zmienna ma postać kodu w nawiasach, np. {%owner_name%}. Jeśli zostanie w szablonie, SON jej nie uzupełni i potraktuje ją jak zwykły tekst. Nowa zmienna jest w szablonie wyświetlana jako opis na żółtym tle, np. Imię najemcy.

Szablon umowy najmu w edytorze z nowymi zmiennymi na żółtym tle, np. Dzisiejsza data, Miasto oddziału, Imię najemcy i PESEL najemcy
Nowe zmienne w szablonie, np. Imię najemcy i PESEL najemcy, mają żółte tło.
  1. W menu kliknij Szablony dokumentów.
  2. Otwórz szablon.
  3. Usuń starą zmienną i w jej miejsce wstaw nową: kliknij Wstaw zmienną i wybierz zmienną z listy.
  4. Kliknij Zapisz.
  5. Powtórz kroki 2-4 dla pozostałych szablonów.

Po zapisaniu w szablonach są tylko zmienne z nowej wersji. Tworzenie szablonów opisuje artykuł Jak dodać szablon umowy i wstawić zmienne w SON?


Krok 5. Protokoły zdawczo-odbiorcze

Protokoły zdawczo-odbiorcze tworzysz w nowej wersji z wyposażenia pomieszczenia i z szablonu protokołu. Wyposażenie i szablon protokołu przygotuj przed najbliższą wprowadzką albo wyprowadzką najemcy.

  1. Dodaj wyposażenie na karcie pomieszczenia.
  2. Opcjonalnie: jeśli protokół ma obejmować części wspólne, np. kuchnię przy wynajmie pokoi, dodaj ich wyposażenie na karcie nieruchomości.
  3. Utwórz szablon protokołu.

Dodawanie wyposażenia i tworzenie szablonu opisuje artykuł Protokoły - tworzenie wyposażenia i generowanie. Do protokołu zdawczego możesz dodać ocenę stanu przedmiotów, czy zdjęcia. Przy wyprowadzce protokół odbiorczy utworzysz na podstawie protokołu zdawczego.

Dlaczego nieruchomość zarządzana w poprzedniej wersji ma typ „W podnajmie”?

Jeśli w poprzedniej wersji SON nieruchomość była oznaczona jako zarządzana, po przeniesieniu konta ma typ W podnajmie. Dokumenty dla tej nieruchomości wystawiał oddział i w nowej wersji też wystawia je oddział.

W planie Basic nie ustawisz właściciela jako wystawcy dokumentów. Ta funkcja jest dostępna dopiero w planie Premium. Dlatego typ Zarządzana widzisz w polu Własność, ale nie możesz go wybrać.

Nie musisz zmieniać typu nieruchomości. Przy typie W podnajmie nieruchomość nadal jest powiązana z właścicielem.

Co sprawdzić przy pierwszych dokumentach w nowej wersji?

Pierwsze dokumenty wystawione w nowej wersji porównaj z dokumentami z poprzedniego miesiąca. Sprawdź:

  • kwoty i pozycje: czynsz, media i opłaty eksploatacyjne,
  • dane sprzedawcy i numer konta do wpłat,

Połączenie z KSeF przenieśliśmy razem z kontem. Nie musisz ustawiać go od nowa.

Jeśli coś się nie zgadza, kliknij Pomoc w SON i napisz do nas. Podaj numer dokumentu i pozycję, która się nie zgadza, i dołącz ID najemcy.


Jak zatwierdzić i wysłać dokumenty najemcom?

⚠️ UWAGA! Dokumenty z należności przyszłych SON wysyła najemcom dopiero po zatwierdzeniu. Dopóki nie zatwierdzisz dokumentów, najemcy ich nie dostaną.

Dokumenty czekające na zatwierdzenie pokazuje na stronie głównej widget Dokumenty do zatwierdzenia. Po kliknięciu zobacz wszystkie SON otworzy listę tych dokumentów w zakładce Finanse → Dokumenty księgowe.

Dokumenty zatwierdzisz pojedynczo albo kilka naraz:

  • Jeden dokument: przy dokumencie, kliknij ikonę trzech kropek i wybierz Zatwierdź i wyślij.
  • Kilka dokumentów naraz: w zakładce Finanse → Dokumenty księgowe zaznacz dokumenty, kliknij Akcje i wybierz Zatwierdź / wyślij.

Gdy na liście jest dużo dokumentów, użyj filtrów. Lista pokaże wtedy tylko najnowsze dokumenty, które czekają na zatwierdzenie.

  1. Na stronie głównej w widgecie Dokumenty do zatwierdzenia kliknij zobacz wszystkie. Tę samą listę otworzysz z menu: Finanse → Dokumenty księgowe.
  2. Kliknij ikonę filtra.
  3. W polu Data operacji, czyli dacie wystawienia dokumentu, wpisz zakres od dnia przeniesienia konta do dziś. Lista nie pokaże wtedy dokumentów z poprzedniej wersji, których celowo nie zatwierdziłeś.
  4. W sekcji Opcje przy Zatwierdzony kliknij Nie. Jeśli listę otworzysz z widgetu, ta opcja jest już zaznaczona.
  5. Kliknij Zastosuj.
  6. Zaznacz pole wyboru w nagłówku tabeli. SON zaznaczy wszystkie dokumenty na tej stronie.
  7. Jeśli dokumenty są na kilku stronach, kliknij nad tabelą Zaznacz wszystkie wątki. Przycisk pokazuje liczbę wszystkich dokumentów, które spełniają warunki filtrów.
  8. Kliknij Akcje i wybierz Zatwierdź / wyślij.
Zakładka Dokumenty księgowe w menu Finanse: przycisk Akcje nad listą dokumentów, pola wyboru i ikona trzech kropek przy każdym dokumencie
Żółta strzałka wskazuje przycisk Akcje.

Wiadomość z wysłanym dokumentem znajdziesz na karcie najemcy w zakładce Wiadomości albo w menu Wiadomości, w folderze Zamknięte. Jak działa skrzynka e-mail w nowej wersji, opisuje artykuł FAQ - Jak działa skrzynka e-mail?

Gdzie są tagi automatyczne?

Tagów automatycznych nie ma w nowej wersji SON. Najemca może wynajmować kilka pomieszczeń w różnych okresach, więc z tagu nie dałoby się odczytać, którego zakwaterowania dotyczy. Możesz nadal korzystać z własnych tagów.


Powiadomienia na stronie głównej SON nadal informują np. o braku polisy albo o kończącej się umowie najemcy.

Jak wykonać najczęstsze czynności w nowej wersji?

Najczęstsze czynności w nowej wersji SON opisują osobne artykuły przewodnika:

Czy artykuł odpowiedział na Twoje pytanie? Dziękujemy za opinię Wystąpił problem z przesłaniem opinii. Prosimy spróbować ponownie później.

Nadal potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami Skontaktuj się z nami