Jak dodać najemcę i zakwaterować go w SON?

Zakwaterowanie łączy najemcę z pomieszczeniem na wybrany czas. Dzięki niemu SON może prawidłowo naliczać czynsz, rozliczać media i uwzględniać najemcę w raportach oraz w kalendarzu obłożenia. Najemcę dodasz i zakwaterujesz w jednym oknie. Zakwaterowanie dodasz też z czterech innych miejsc w SON.

Zanim zaczniesz, dodaj nieruchomość i pomieszczenie, w którym zakwaterujesz najemcę. Opisuje to artykuł Jak dodać nieruchomość i pomieszczenie w SON?


W tym artykule dowiesz się:

Jak dodać najemcę i od razu go zakwaterować?

Okno Dodaj najemcę zawiera dane najemcy i sekcję Przypisz nieruchomość. Pola oznaczone gwiazdką są wymagane. Najemca może być osobą fizyczną albo osobą prawną / firmą.

Krok 1. Dodaj dane najemcy

  1. Kliknij Najemcy w menu. Pojawi się lista najemców.
  2. Kliknij Najemca. Pojawi się okno Dodaj najemcę.
  3. W polu Forma prawna wybierz formę najemcy. Dla osoby fizycznej zostaw wybraną opcję Osoba fizyczna. Dla firmy wybierz Osoba prawna / firma. Tę opcję wybierz też dla osoby fizycznej z numerem NIP.
  4. Dla osoby fizycznej wpisz dane w polach Imię i Nazwisko. Dla opcji Osoba prawna / firma zamiast nich pojawią się pola NIP i Nazwa firmy. Wpisz NIP. Pod polem pojawi się podpowiedź z nazwą i adresem firmy. Kliknij podpowiedź, a SON uzupełni nazwę firmy i adres. Jeśli SON nie pokaże podpowiedzi, wpisz nazwę ręcznie.
  5. Opcjonalnie: uzupełnij pola Adres e-mail, Numer telefonu i Język. Pole Język określa język komunikacji z najemcą: w tym języku SON wysyła mu wiadomości automatyczne.
  6. W sekcji Adres wpisz miejscowość w polu Miasto i numer budynku w polu Nr budynku. Sekcja jest włączona od początku. Jeśli nie chcesz podawać adresu najemcy, wyłącz jej przełącznik, a sekcja zniknie.
Okno Dodaj najemcę dla osoby fizycznej z wypełnionymi danymi. Widać pola Imię, Nazwisko, Adres e-mail, Numer telefonu, Język i Opiekun najemcy oraz sekcję Adres z polami Miasto i Nr budynku
W oknie „Dodaj najemcę” wymagane są pola „Imię”, „Nazwisko”, „Miasto” i „Nr budynku”.

Krok 2. Przypisz nieruchomość

Sekcja Przypisz nieruchomość jest włączona od początku. Jeśli chcesz dodać najemcę bez zakwaterowania, wyłącz jej przełącznik. Sekcja zniknie, a karta najemcy pokaże napis „Brak przypisanej umowy lub rezerwacji.” Zakwaterujesz go później, jak w sekcji Jak zakwaterować najemcę z innego miejsca w SON?

  1. W sekcji Przypisz nieruchomość sprawdź datę w polu Wynajem od i w razie potrzeby zmień ją. SON podpowiada jutrzejszą datę. Jeśli data jest późniejsza niż dzisiejsza, SON doda rezerwację. Jeśli jest dzisiejsza albo przeszła, doda umowę i zakwateruje najemcę. Jeśli przeszła jest też data w polu Wynajem do, SON doda umowę historyczną: nie zakwateruje najemcy, tylko zapisze informację o jego dawnym zakwaterowaniu.
  2. W polu Wynajem do wpisz datę końca najmu. Jeśli najem nie ma końca, zaznacz Bezterminowo. W polach Godzina SON podpowiada pełne dni: wprowadzka o 00:00, wyprowadzka o 23:59.
  3. Sprawdź pole Data podpisania umowy. SON podpowiada w nim dzisiejszą datę, a w polu Status umowy wartość „Umowa podpisana”. Status jest etykietą: nie zmienia tego, czy SON doda rezerwację, czy umowę.
  4. Opcjonalnie: w polu Wypowiedzenie wybierz miesiące albo dni i wpisz liczbę w polu Liczba. Pole Liczba jest nieaktywne, dopóki nie wybierzesz miesięcy albo dni.
Sekcja Przypisz nieruchomość w oknie Dodaj najemcę. Widać pola Wynajem od, Wynajem do, Bezterminowo, Data podpisania umowy, Wypowiedzenie, Liczba, Status umowy i Pokaż również zajęte pomieszczenia
Sekcja „Przypisz nieruchomość” zawiera daty najmu, wypowiedzenie i status umowy.

  1. W polu Nieruchomości wybierz nieruchomość. Pola Nieruchomości i Pomieszczenie są nieaktywne, dopóki nie wpiszesz dat. Listy pokazują tylko to, co jest dostępne w wybranych datach.
  2. W polu Pomieszczenie wybierz pomieszczenie. Lista pokazuje pomieszczenia dostępne w wybranych datach. Jeśli zaznaczysz Bezterminowo, lista pokazuje pomieszczenia dostępne od daty z pola Wynajem od, w których nie ma rezerwacji na przyszłość. Żeby zobaczyć też zajęte pomieszczenia, zaznacz Pokaż również zajęte pomieszczenia. Możesz wybrać więcej niż jedno pomieszczenie z wybranej nieruchomości.
  3. Sprawdź pola, które pojawią się po wyborze pomieszczenia: Wybierz numer umowy i Liczba miejsc. Pole Wybierz numer umowy wypełnia się samo według domyślnej numeracji, więc nic w nim nie musisz robić. Liczba miejsc jest ograniczona do miejsc wolnych w pomieszczeniu w wybranym okresie.
  4. W polu Kwota wymaganej kaucji wpisz kaucję dla tej umowy albo zostaw kaucję ustawioną w pomieszczeniu. Pole Kwota wymaganej kaucji nie jest wymagane. SON podpowiada w nim kaucję z ustawień pomieszczenia, a jeśli pomieszczenie jej nie ma, 0,00. Pole Kwota opłaty rezerwacyjnej (razem z kaucją) dotyczy tylko rezerwacji. Jeśli nie pobierasz opłaty rezerwacyjnej, a chcesz pobrać kaucję, wpisz jej kwotę w polu Kwota wymaganej kaucji.
  5. W polu Termin płatności kwoty rezerwacji wpisz liczbę dni na opłacenie rezerwacji, liczoną od jej utworzenia. SON podpowiada jeden dzień.
Pola Nieruchomość i Pomieszczenie z wybranym pokojem. Pod nimi pole Waluta, blok z numerem umowy, liczbą miejsc, kwotą opłaty rezerwacyjnej i kwotą wymaganej kaucji oraz pole Termin płatności kwoty rezerwacji
Po wyborze pomieszczenia SON pokazuje dane umowy dla tego pomieszczenia.

SON potrzebuje numeru umowy do wewnętrznych działań, na przykład do powiązania przedłużenia z właściwą umową. Pola nie da się wyłączyć, bo każda umowa ma numer. Jeśli nie korzystasz z numeracji umów, numer będzie się tylko wyświetlał przy najemcy, a w generowanych dokumentach nie musisz go używać. Format numeracji zmienisz w Najemcy → Ustawienia, w zakładce Numeracje umów.

Domyślne godziny wprowadzki i wyprowadzki ustawiasz raz w Najemcy → Ustawienia → Ogólne, w sekcji Domyślne godziny wprowadzki i wyprowadzki. Zamiast Pełne dni możesz wybrać Zmiana w południe (obie godziny o 12:00) albo Własne godziny. W pojedynczej umowie możesz też zmienić godziny w polach Godzina.

Krok 3. Zapisz najemcę

  1. Kliknij Utwórz. Pojawi się komunikat „Poprawnie utworzono nowego najemcę.”, a SON otworzy kartę utworzonego najemcy.
Nagłówek karty najemcy Skywalker Luke. Widać napis Rezerwacja: Wawel 5, Kraków (Pokój gościnny 1), przycisk Umowa, saldo oraz zakładki karty
Po zapisie SON otwiera kartę najemcy z informacją o rezerwacji w wybranym pomieszczeniu.

Gdy data w polu Wynajem od jest późniejsza niż dzisiejsza, nagłówek karty pokazuje napis „Rezerwacja:” i pomieszczenie. W dniu rozpoczęcia umowy rezerwacja zmieni się w umowę.

Rezerwację możesz zamienić w umowę wcześniej. Na karcie najemcy przejdź do zakładki Umowy/rezerwacje, kliknij trzy kropki przy rezerwacji i wybierz Rozpocznij umowę. Otworzy się okno Dodawanie umowy z danymi rezerwacji, jej numerem umowy i dzisiejszą datą w polu Wynajem od. Sprawdź dane i kliknij Zapisz.

Jeśli najemca ma adres e-mail, SON może wysłać mu wiadomości automatyczne: zaproszenie do panelu najemcy po dodaniu najemcy i potwierdzenie rezerwacji z kwotą i terminem wpłaty. SON wysyła tylko te wiadomości, które są włączone w Wiadomości → Ustawienia → Wiadomości automatyczne. Wysłane wiadomości zobaczysz na karcie najemcy w zakładce Wiadomości.

Jeśli zostawisz puste pole wymagane, SON pokaże komunikat „Formularz został wypełniony nieprawidłowo.” i zaznaczy brakujące pola czerwoną ramką. Uzupełnij je i kliknij Utwórz jeszcze raz.

Wielu najemców naraz dodasz importem z pliku. Wybierasz go w oknie Dodaj najemcę opcją Importuj z pliku. Opisuje to artykuł Jak zaimportować dane do SON z pliku?

Jak zakwaterować najemcę z innego miejsca w SON?

Zakwaterowanie dodasz z czterech miejsc. We wszystkich otwiera się to samo okno Dodawanie rezerwacji, w którym wybierasz najemcę z listy albo dodajesz nowego.

  • Karta najemcy: kliknij Umowa w nagłówku karty albo przejdź do zakładki Umowy/rezerwacje i kliknij Rezerwacja/umowa. Pole Najemca jest wtedy już wypełnione.
  • Karta nieruchomości: przejdź do zakładki Pomieszczenia i najemcy i kliknij Rezerwacja/umowa.
  • Lista pomieszczeń: kliknij Nieruchomości w menu, przejdź do zakładki Pomieszczenia i kliknij Rezerwacja/umowa.
  • Obłożenie: kliknij Obłożenie w menu i kliknij Rezerwacja/umowa.
  1. W oknie Dodawanie rezerwacji wybierz najemcę z listy w polu Najemca. Lista zawiera tylko aktualnych najemców.
  2. Jeśli najemcy nie ma w SON, kliknij ikonę „+” obok listy, której podpowiedź to „Lub dodaj nowego najemcę”. Otworzy się okno Dodaj najemcę z danymi podstawowymi i adresem, ale bez sekcji Przypisz nieruchomość.
Okno Dodawanie rezerwacji z listą Najemca. Pomarańczowa ramka zaznacza ikonę plusa obok listy
Ikona „+” obok listy „Najemca” otwiera okno dodawania nowego najemcy. W pomarańczowej ramce jest ikona „+”.

  1. Wypełnij pola tak samo jak w kroku 2 sekcji Jak dodać najemcę i od razu go zakwaterować? Pole Powiąż umowę (dla przedłużeń) wypełnij tylko przy przedłużeniu umowy.
  2. Kliknij Zapisz.
Czy artykuł odpowiedział na Twoje pytanie? Dziękujemy za opinię Wystąpił problem z przesłaniem opinii. Prosimy spróbować ponownie później.

Nadal potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami Skontaktuj się z nami

Powiązane artykuły