Jak dodać wpłatę najemcy i rozliczyć dokument w SON?

Wpłatę najemcy zapisujesz w SON jako operację. Gdy połączysz operację z fakturą albo innym dokumentem, SON oznaczy dokument jako opłacony lub częściowo opłacony. Ręcznie dodasz wpłatę na dwa sposoby: przyciskiem Operacja albo akcją Rozlicz przy dokumencie.

Jeśli SON pobiera wpłaty z banku, nie dodajesz ich ręcznie. Opisuje to artykuł Jak uruchomić automatyczne księgowanie wpłat?

W tym artykule dowiesz się:

• Kiedy wybrać Operację, a kiedy Rozlicz
• Jak dodać wpłatę i połączyć ją z dokumentem
• Co zrobi SON, gdy wpłata jest niższa albo wyższa od dokumentu
• Jak rozliczyć dokument przyciskiem Rozlicz
• Jak poprawić albo usunąć wpłatę

Kiedy wybrać Operację, a kiedy Rozlicz?

Operacja i Rozlicz zapisują wpłatę w tym samym miejscu, na liście w zakładce Finanse karty najemcy. Różnią się tym, kto podaje kwotę i datę.

• Operacja: kwotę i datę wpisujesz ręcznie, a SON podpowiada podział na dokumenty. Wybierz ją, gdy wpłata jest niższa lub wyższa od dokumentu, opłaca kilka dokumentów albo przyszła innego dnia.
• Rozlicz: SON sam wpisuje całą pozostałą kwotę dokumentu i bieżącą datę. Wybierz tę akcję, gdy najemca zapłacił dokładnie tyle, ile pozostało do zapłaty.

Jak dodać wpłatę i połączyć ją z dokumentem?

1. Na karcie najemcy przejdź do zakładki Finanse i wybierz portfel, na który wpłynęły pieniądze. Portfele opisuje artykuł Czym jest portfel w SON?
2. Kliknij Operacja. Pojawi się okno Dodaj operację z zaznaczonymi opcjami Dodaj operację finansową i Przychód.
3. Sprawdź pola Umowy i Portfel/numer konta. Gdy najemca ma kilka umów, w polu Umowy zostaw tylko umowę, której dotyczy wpłata. Sekcja Rozliczane dokumenty pokaże jednak dokumenty z całego portfela i SON może przypisać kwotę do dokumentu z innej umowy. Dlatego w kroku 6 sprawdź, czy kwota trafiła na właściwy dokument. Jeśli nie, usuń zbędny dokument z operacji, jak w kroku 7.
4. W polach Data operacji i Godzina wpisz datę i godzinę wpłaty. SON podstawia bieżące.
5. W polu Kwota operacji wpisz kwotę wpłaty. SON sam przypisze ją do dokumentów, zaczynając od najstarszego terminu płatności.
6. W sekcji Rozliczane dokumenty sprawdź kwoty w kolumnie Kwota przypisania. Żeby zmienić podział, wpisz przy dokumencie inną kwotę.

7. Opcjonalnie: Żeby pominąć dokument, kliknij ikonę kosza w jego wierszu. Kwota przejdzie na kolejny dokument z listy, a resztę pokaże pasek Kwota pozostała do przypisania z operacji. Dokument przywrócisz przyciskiem Przypisz do kolejnego dokumentu.
8. Opcjonalnie: Przy opcji Uwagi do operacji / Tytuł przelewu wybierz Tak i w polu Opis wpisz tytuł przelewu.
9. Opcjonalnie: Przy opcji Wysyłaj wiadomość z podziękowaniem za płatność dla tej operacji wybierz Nie, jeśli najemca ma nie dostać podziękowania. Domyślnie opcja ma wartość Tak. Żeby wiadomość wyszła, w Wiadomości → Ustawienia → Wiadomości automatyczne, w sekcji Płatności, musi być włączona wiadomość Podziękowanie za wpłatę, a u najemcy zaznaczona zgoda Wysyłaj podziękowania za wpłatę. Kroki opisuje artykuł Jak włączyć i skonfigurować wiadomości automatyczne?
10. Kliknij Dodaj.

Bez kwoty SON nie zapisze operacji, pokaże komunikat „Formularz został wypełniony nieprawidłowo” i oznaczy pole Kwota operacji na czerwono.

Na liście pojawi się nowa operacja, a saldo portfela wzrośnie o kwotę wpłaty. W kolumnie Status płatności dokumentu górna kwota to część opłacona, a dolna to kwota pozostała do zapłaty. Przy operacji górna kwota to część przypisana do dokumentów, a dolna to część nieprzypisana. Kolory statusów opisuje artykuł Jak sprawdzić, która faktura jest opłacona w SON?

Żeby zobaczyć, które wpłaty opłaciły dokument, kliknij jego numer. Okno podglądu pokaże je w wierszu Przypisane operacje.

Wpłatę dodasz też w menu Finanse, w zakładce Dokumenty księgowe. Po kliknięciu Operacja wybierz najemcę w polu Wpłacający, a pozostałe pola uzupełnij tak samo.

Jeśli wpłata zawiera kaucję, przy opcji Czy operacja zawiera kaucję? wybierz Tak. Kroki dla kaucji i dla wpłaty gotówką z dokumentem KP opisuje artykuł Jak zaksięgować kaucję najemcy w SON?

Co zrobi SON, gdy wpłata jest niższa albo wyższa od dokumentu?

Kwota operacji nie musi być równa kwocie dokumentu. SON przypisuje ją według poniższych zasad, a przed zapisem możesz zmienić podział.

• Wpłata niższa od dokumentu: dokument będzie opłacony częściowo. Faktura na 2 000,00 PLN po wpłacie 1 000,00 PLN pokaże 1 000,00 PLN opłacone i 1 000,00 PLN do zapłaty.
• Wpłata obejmuje kilka dokumentów: SON opłaca je kolejno, od najstarszego terminu płatności. Wpłata 120,00 PLN opłaci fakturę z terminem 11/11/2026 na 100,00 PLN, a pozostałe 20,00 PLN trafi na fakturę z terminem 21/11/2026.
• Wpłata wyższa od nieopłaconych dokumentów: reszta zostanie w operacji jako kwota nieprzypisana, a saldo portfela będzie dodatnie.

Kwotę nieprzypisaną SON sam zalicza na kolejny wystawiony dokument, gdy w Finanse → Ustawienia → Ogólne, w sekcji Przypisywanie wpłat, jest wybrana opcja Na najstarszy nieopłacony dokument (domyślny). Przy nieprzypisanej kwocie 200,00 PLN nowa faktura na 250,00 PLN pokaże 200,00 PLN opłacone i 50,00 PLN do zapłaty (250,00 PLN - 200,00 PLN).

W tej samej sekcji zmienisz warunki przypisywania wpłat z automatycznego rozpoznawania. Przy opcji Według numeru dokumentu i słów kluczowych wpłata z banku powinna się przypisać, gdy tytuł przelewu zawiera numer dokumentu albo słowo czynsz, rent lub media, a kwota nie przekracza kwoty do zapłaty. Pozostałe wpłaty zostaną bez przypisania. Kwota nieprzypisana nie powinna też trafić na nowy dokument, więc przypiszesz ją ręcznie. Pełne zasady pokaże przycisk pod tą opcją.

Do dokumentu, który jest już na liście, kwotę nieprzypisaną przypiszesz w edycji operacji. Kroki są w sekcji Jak poprawić albo usunąć wpłatę?

Jak rozliczyć dokument przyciskiem Rozlicz?

Akcja Rozlicz dodaje operację na całą kwotę pozostałą do zapłaty i od razu łączy ją z dokumentem. Akcję znajdziesz przy dokumencie nieopłaconym i częściowo opłaconym. Przy dokumencie opłaconym w całości jej nie ma.

1. Na karcie najemcy przejdź do zakładki Finanse i wybierz portfel dokumentu.
2. Przy dokumencie kliknij ikonę trzech kropek i wybierz Rozlicz. SON wykona akcję bez dodatkowego pytania i pokaże komunikat „Dokumenty zostały rozliczone”.

Na liście pojawi się operacja z bieżącą datą i godziną, a dokument będzie opłacony. Faktura z 30,00 PLN do zapłaty dostanie operację na 30,00 PLN. W polu Opis operacji SON wpisze numer dokumentu, na przykład „Rozliczenie dokumentu nr 17/FV/06/11/2026”.

Żeby rozliczyć kilka dokumentów naraz, zaznacz je na liście i w menu Akcje wybierz Rozlicz.

Jeśli najemca zapłacił innego dnia, zmień datę w edycji operacji. Podziękowanie za płatność powinno wyjść najwcześniej godzinę po dodaniu operacji, także po akcji Rozlicz. Warunkiem jest włączona wiadomość automatyczna Podziękowanie za wpłatę i zaznaczona u najemcy zgoda Wysyłaj podziękowania za wpłatę.

Jak poprawić albo usunąć wpłatę?

Wpłatę poprawisz w zakładce Finanse na karcie najemcy, w oknie Edytuj operację.

1. Przy operacji kliknij ikonę trzech kropek i wybierz Edytuj.
2. Żeby zmienić datę, wybierz ją w polu Data operacji.
3. Żeby przypisać kwotę nieprzypisaną, kliknij Przypisz do kolejnego dokumentu i wybierz dokument z listy. SON wpisze kwotę w polu Kwota przypisania. Jeśli podasz kwotę wyższą niż wolna część operacji, SON zmieni ją na najwyższą możliwą.
4. Żeby odpiąć dokument, kliknij ikonę kosza w jego wierszu.
5. Kliknij Zapisz. Pojawi się komunikat „Zmiany zapisane”.

Status dokumentów na liście zmieni się zgodnie z nowym przypisaniem.