Jak wygenerować umowę dla najemcy w SON?

Z szablonu umowy SON wygeneruje umowę dla konkretnego najemcy. Zmienne w szablonie wypełni danymi z karty najemcy, z umowy i z nieruchomości. Gotowa umowa trafi jako plik PDF do zakładki Dokumenty na karcie najemcy.

Potrzebujesz do tego szablonu umowy. Jak go dodać, opisuje artykuł Jak dodać szablon umowy i wstawić zmienne w SON?


W tym artykule dowiesz się:

Jak wygenerować umowę dla najemcy?

  1. Otwórz kartę najemcy i przejdź do zakładki Dokumenty.
  2. Kliknij Generuj dokument. Pojawi się okno Generuj dokument.
  3. Zostaw zaznaczoną opcję Zwykły szablon (np. umowa, oświadczenie). W polu Szablon wybierz szablon umowy. Lista pokazuje tylko szablony aktywne.
  4. W zakładce Widok zmiennych sprawdź sekcję POLA WYMAGANE. Pole Najemca jest już uzupełnione. Jeśli w sekcji jest pole Umowa, sprawdź, czy wybrana jest umowa, której dotyczy dokument.
  5. Sprawdź zmienne w umowie. Jak to zrobić, opisuje sekcja Jak sprawdzić i uzupełnić zmienne?
  6. Kliknij Generuj. Umowa pojawi się na górze listy w zakładce Dokumenty.

Sekcja POLA WYMAGANE pokazuje tylko pola potrzebne zmiennym z szablonu. Z wybranych w niej pozycji SON bierze dane do zmiennych. Na przykład sumę czynszu weźmie z należności przyszłej wybranej w polu Należność przyszła.

Karta najemcy „Kaucja Test” z otwartą zakładką „Dokumenty” i listą wygenerowanych dokumentów. Pomarańczowe ramki obejmują zakładkę „Dokumenty” i przycisk „Generuj dokument” nad listą.
Pomarańczowe ramki wskazują zakładkę „Dokumenty” na karcie najemcy i przycisk „Generuj dokument”.

Przycisk Generuj dokument jest też w zakładce Dokumenty na karcie właściciela, nieruchomości i kontrahenta. Stamtąd wygenerujesz na przykład umowę o zarządzanie dla właściciela.

Jak sprawdzić i uzupełnić zmienne?

Okno Generuj dokument ma dwie zakładki: Widok zmiennych i Widok dokumentu. W obu uzupełnisz te same zmienne.

Widok zmiennych pokazuje każdą zmienną z szablonu jako osobne pole. Pola są pogrupowane, na przykład NAJEMCY, NIERUCHOMOŚĆ i UMOWY. Pola z danymi z systemu są już uzupełnione, a wartość możesz zmienić. Zmiana trafi tylko do tego dokumentu, a dane na karcie najemcy zostaną bez zmian. Po wyłączeniu przełącznika Grupuj zmienne pola ułożą się w kolejności, w jakiej są w szablonie.

Pod niektórymi polami jest wskazówka z ikoną „i”, na przykład „Wybierz numer konta, na który najemca ma wpłacać czynsz”. Wskazówka podpowiada, co wpisać albo wybrać w polu. Do zmiennej dodajesz ją w szablonie, w oknie Wstaw zmienną, w polu Wskazówka dla osoby generującej dokument. Ta treść nie pojawi się w wygenerowanym dokumencie.

Okno „Generuj dokument” z wybranym szablonem „UMOWA” i otwartą zakładką „Widok zmiennych”. Sekcja „POLA WYMAGANE” zawiera pola „Najemca”, „Umowa”, „Właściciel” i „Należność przyszła”. Pod nią jest grupa „NAJEMCY” z polami „Imię najemcy” i „Nazwisko najemcy”. Pomarańczowe ramki obejmują pole „Szablon”, zakładkę „Widok zmiennych” i sekcję „POLA WYMAGANE”.
Pomarańczowe ramki wskazują wybrany szablon, zakładkę „Widok zmiennych” i sekcję „POLA WYMAGANE”.

Widok dokumentu pokazuje podgląd umowy. Zmienne z wartością są podświetlone na żółto. Puste zmienne są szare i pokazują nazwę zmiennej, na przykład „PESEL najemcy”. W gotowej umowie w miejscu pustej zmiennej zostanie puste miejsce. Jeśli przy zmiennej w szablonie włączono opcję W przypadku, gdy zmienna nie wypełniona, wstaw kropki, pojawią się tam kropki.

  1. Kliknij szarą zmienną w podglądzie. Pojawi się pole do wpisania wartości.
  2. Wpisz wartość. Zmienna zmieni kolor na żółty.
  3. Żeby przejść do kolejnej zmiennej, kliknij strzałkę w prawo nad podglądem. Nad podglądem zobaczysz nazwę zmiennej i jej numer, na przykład „Dzisiejsza data (1 / 20)”.
Okno „Generuj dokument” z otwartą zakładką „Widok dokumentu” i podglądem umowy najmu lokalu mieszkalnego. Daty, adres oddziału i dane najemcy są podświetlone na żółto. Zmienne „PESEL najemcy” i „Numer dowodu osobistego najemcy” są szare. Pomarańczowe ramki obejmują te dwie szare zmienne i strzałkę w prawo nad podglądem.
Pomarańczowe ramki wskazują puste zmienne w podglądzie i strzałkę, która przechodzi do kolejnej zmiennej.

Jeśli zmienna wymagana jest pusta, po kliknięciu Generuj pojawi się komunikat „Formularz został wypełniony nieprawidłowo.”. SON otworzy wtedy zakładkę Widok zmiennych, a pola wymagane bez wartości dostaną czerwoną ramkę. Uzupełnij je i kliknij Generuj jeszcze raz.

Co zrobić z wygenerowaną umową?

Umowa jest w zakładce Dokumenty na karcie najemcy jako plik PDF. Nazwa pliku pochodzi od nazwy szablonu i najemcy, na przykład „umowa_28_10_17_test_kaucja.pdf”. Kliknij nazwę, a pojawi się okno Podgląd dokumentu z przyciskiem Pobierz plik.

Menu trzech kropek przy umowie ma te opcje:

  • Edytuj: zmienisz nazwę pliku, kategorię i umowę, której dotyczy dokument. Jak dodać własną kategorię, opisuje artykuł FAQ - Jak dodać nową kategorię dokumentów.
  • Pobierz: pobierzesz umowę jako plik PDF.
  • Wygeneruj ponownie z szablonu: otworzysz okno Generuj dokument dla tej umowy. SON użyje wersji szablonu z chwili poprzedniego generowania. Jeśli chcesz użyć nowszej wersji szablonu, kliknij odnośnik w komunikacie nad podglądem.
  • Przygotuj do podpisu: wyślesz umowę do podpisu elektronicznego. Opisuje to artykuł Podpis online.
  • Usuń: usuniesz umowę z listy dokumentów.
Czy artykuł odpowiedział na Twoje pytanie? Dziękujemy za opinię Wystąpił problem z przesłaniem opinii. Prosimy spróbować ponownie później.

Nadal potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami Skontaktuj się z nami

Powiązane artykuły