Jak dodać szablon umowy i wstawić zmienne w SON?

Szablon dokumentu to Twój wzór umowy, w którym SON uzupełnia wybrane miejsca danymi. Takim miejscem jest zmienna: znacznik w treści szablonu, na przykład imię najemcy. Przy generowaniu dokumentu SON podstawia w tym miejscu dane z systemu. Szablon dodasz raz, a zmienne wstawisz tam, gdzie dziś uzupełniasz dane ręcznie. Jak wygenerować umowę z gotowego szablonu, opisuje artykuł Jak wygenerować umowę dla najemcy w SON?


W tym artykule dowiesz się:

Jak dodać szablon umowy?

Szablony dokumentów dodajesz w osobnym module. Jeden szablon to jeden wzór dokumentu, na przykład umowy albo oświadczenia.

  1. Kliknij Szablony dokumentów w menu. Pojawi się lista szablonów z zakładkami Lista, Archiwum i Ustawienia.
  2. Kliknij Szablon. Pojawi się okno Dodawanie szablonu dokumentu.
  3. W polu Nazwa wpisz nazwę, po której rozpoznasz szablon, na przykład „Umowa najmu”.
  4. Wybierz typ szablonu. Umowę dodasz jako Zwykły szablon (np. umowa, oświadczenie). Opcję Protokół wybierz dla wzoru protokołu.
  5. W polu Zawartość wpisz treść umowy albo wklej ją z Worda.
  6. Kliknij Zapisz. Pojawi się komunikat „Zmiany zapisane.”, a szablon znajdziesz na liście.

Szablon protokołu dodajesz tak samo. Jego zmienne dotyczą wyposażenia i odczytów liczników, więc najpierw dodaj wyposażenie. Opisuje to artykuł Protokoły - tworzenie wyposażenia i generowanie.

Tekst wklejony z Worda zachowuje czcionkę, rozmiar, wyrównanie, podkreślenia i listy. Wygenerowany dokument ma wtedy układ zbliżony do szablonu w edytorze. Żeby wkleić sam tekst, wybierz w menu Edytuj opcję Wklej jako tekst. Tekst dostaje wtedy podstawowe formatowanie edytora, a tabele zmieniają się w zwykłe akapity. Formatowanie już wklejonego tekstu usuniesz w dwóch krokach. Zaznacz całość w menu Edytuj → Zaznacz wszystko. Potem kliknij przycisk Wyczyść formatowanie na pasku edytora. Przycisk usuwa czcionkę i rozmiar, a linki zostają.

Tabele z obramowaniem wklejone z Worda mogą w gotowym PDF wychodzić poza prawy margines strony, a ich prawa krawędź znika. Podgląd w oknie generowania tego nie pokazuje. Wynika to z różnic technicznych: Word ma bardzo rozbudowane funkcje formatowania tabel, a edytor w SON obsługuje ich mniej. Nie mamy wpływu na to, jak PDF odwzorowuje taką tabelę. Dlatego wstaw tabelę bezpośrednio w szablonie, z menu Tabela na pasku edytora. Taka tabela mieści się na stronie. Po wygenerowaniu sprawdź zawsze gotowy dokument.

Edytor zapisuje zmiany automatycznie co 10 sekund. Szablon pojawia się wtedy na liście, nawet jeśli zamkniesz okno bez klikania Zapisz. Jeśli nazwa szablonu już istnieje, SON dopisuje do niej końcówkę, na przykład „_1_2”.

Jak wstawić zmienną do szablonu?

Zmienna w szablonie jest podświetlona na żółto i nazwana według danych, które SON w niej podstawi, na przykład Imię najemcy. Zmienne wstawiasz tam, gdzie dotąd uzupełniałeś dane w umowie ręcznie, najczęściej w miejscu kropek albo linii.

  1. W polu Zawartość zaznacz kropki albo linię, w miejsce których ma być zmienna. Zmienna zastąpi zaznaczony tekst. Jeśli miejsce jest puste, ustaw w nim kursor, na przykład po napisie „Najemca:”.
  2. Kliknij Wstaw zmienną. Pojawi się okno Wstaw zmienną z zakładkami: Najemcy, Lokatorzy, Poręczyciele, Nieruchomość, Umowy, Właściciele, Należności, Ogólne i Protokoły z-o.
  3. Przejdź do zakładki z potrzebnymi danymi albo od razu wpisz nazwę zmiennej w polu Wyszukaj zmienną. Lista pokaże wtedy tylko pasujące zmienne, a przy nazwach zakładek zobaczysz liczbę trafień.
  4. Zaznacz zmienną, na przykład Imię najemcy.
  5. Opcjonalnie: włącz przełącznik Ustaw jako wymaganą, a przy generowaniu dokumentu wypełnienie tej zmiennej będzie obowiązkowe. Włącz przełącznik W przypadku, gdy zmienna nie wypełniona, wstaw kropki, a SON wstawi kropki w miejscu zmiennej bez wartości.
  6. Kliknij Wstaw zmienną. W treści szablonu pojawi się zmienna podświetlona na żółto.
Okno edycji szablonu dokumentu z nazwą „Umowa najmu - Hogwart”, przełącznikiem „Szablon aktywny” i edytorem treści. W treści jest napis „Najemca:” oraz dwie zmienne, „Imię najemcy” i „Nazwisko najemcy”, podświetlone na żółto. Pomarańczowa ramka obejmuje przycisk „Wstaw zmienną”.
Pomarańczowa ramka wskazuje przycisk „Wstaw zmienną” nad polem treści, a żółte znaczniki to wstawione zmienne.

Jeśli do najemcy przypisano kilku lokatorów, możesz dodać ich do umowy. W zakładce Lokatorzy kliknij +, a SON doda kolejną grupę zmiennych, oznaczoną numerem. Kosz przy numerze usuwa grupę. Przycisk + jest też w zakładkach Poręczyciele i Właściciele. Więcej o kilku osobach w jednej umowie przeczytasz w artykule FAQ - Jak dodać współlokatorów/współwłaścicieli do szablonu umowy.

Jak dodać zmienną własną?

Zmienną własną dodasz, gdy potrzebnej danej nie ma na liście zmiennych. Zmienne własne są w zakładce Ogólne, obok danych oddziału, użytkownika i daty. Są trzy rodzaje:

  • Dodatkowe pole z własną nazwą: pole, które uzupełnisz ręcznie przy generowaniu dokumentu, na przykład „Numer rejestracyjny samochodu”.
  • Dodatkowe pole typu lista rozwijana: pole z listą opcji, które dodasz przyciskiem Dodaj opcję.
  • Dodatkowe pole typu checkbox: zapis, który pojawi się w dokumencie tylko wtedy, gdy podczas generowania zaznaczysz checkbox.

Kroki poniżej opisują pierwszy rodzaj. Pozostałe dodajesz tak samo, a po wyborze zmiennej uzupełniasz jej pola.

  1. W polu Zawartość ustaw kursor w miejscu zmiennej i kliknij Wstaw zmienną.
  2. Przejdź do zakładki Ogólne i zaznacz Dodatkowe pole z własną nazwą. Pod zmienną pojawi się pole Etykieta, a przełącznik Ustaw jako wymaganą włączy się sam.
  3. W polu Etykieta wpisz nazwę pola, na przykład „Numer rejestracyjny samochodu”.
  4. Kliknij Wstaw zmienną. W treści szablonu pojawi się zmienna Dodatkowe pole z własną nazwą.
Okno „Wstaw zmienną” z otwartą zakładką „Ogólne”. Zaznaczona jest zmienna „Dodatkowe pole z własną nazwą”, a pod nią w polu „Etykieta” widać wpis „Numer rejestracyjny samochodu”. Pomarańczowe ramki obejmują zaznaczoną zmienną i pole „Etykieta”.
Pomarańczowe ramki wskazują zaznaczoną zmienną własną i pole „Etykieta”.

Przy zmiennej typu checkbox SON pokazuje dodatkowy przełącznik Ustaw jako zmienną, która określa, czy zaznaczony blok ma być wyświetlany. Pole Wskazówka dla osoby generującej dokument zawiera tekst pomocniczy, którego nie ma w gotowym dokumencie.

Jak zarchiwizować szablon?

Szablon, którego już nie używasz, zarchiwizujesz. Zarchiwizowany szablon znika z listy i trafia do zakładki Archiwum.

  1. Na liście szablonów kliknij trzy kropki przy szablonie i wybierz Zarchiwizuj. Pojawi się komunikat „Szablon został zarchiwizowany”.
  2. Przejdź do zakładki Archiwum. Zarchiwizowany szablon jest na liście z datą archiwizowania.
  3. Żeby użyć szablonu ponownie, kliknij trzy kropki przy nim i wybierz Przywróć. Pojawi się komunikat „Szablon został przywrócony”, a szablon wróci na listę.

Opcja Usuń na zawsze jest w tym samym menu w zakładce Archiwum. Wybieraj ją tylko dla szablonu, którego na pewno nie będziesz już używać.

Co jeszcze warto wiedzieć o szablonach?

Szablony dokumentów mają jeszcze kilka elementów, których nie użyjesz przy każdym szablonie.

  • Szablon aktywny: przełącznik zmienisz w formularzu szablonu albo na liście szablonów, w kolumnie Szablon aktywny. Wyłączony szablon znika z listy w oknie Generuj dokument na karcie najemcy. Po ponownym włączeniu wraca na tę listę.
  • Pola dodatkowe najemcy: jeśli do karty najemcy dodano pola dodatkowe, ich zmienne są na końcu zakładki Najemcy w oknie Wstaw zmienną, w grupie Dodatkowe pola - Najemcy. Pola dodatkowe opisuje artykuł Pola dodatkowe.
  • Tabele z dokumentami: w zakładce Najemcy, w grupie Finanse, są dwie zmienne wstawiające tabelę: Tabela z listą dokumentów po terminie płatności oraz Tabela z listą dokumentów z uwzględnieniem całkowitego salda, czyli dokumentów, nadpłat oraz korekt. Przydają się na przykład w szablonach wezwań do zapłaty.
  • Pusty dokument: w menu trzech kropek przy szablonie wybierz Wygeneruj pusty szablon. Pojawi się okno Generuj pusty dokument z podglądem pustego dokumentu. Przycisk Pobierz plik pobiera dokument bez wypełnionych zmiennych jako plik PDF o nazwie szablonu.
  • Margines strony: zakładka Ustawienia na liście szablonów ma pole z marginesem strony w milimetrach oraz przyciski Przywróć domyślne i Zapisz. Możesz tu ustawić własne marginesy.
Czy artykuł odpowiedział na Twoje pytanie? Dziękujemy za opinię Wystąpił problem z przesłaniem opinii. Prosimy spróbować ponownie później.

Nadal potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami Skontaktuj się z nami

Powiązane artykuły