Jak włączyć panel najemcy w SON?
Panel najemcy to strona, na której najemca sam sprawdza swoje rozliczenia, dokumenty i liczniki. Dzięki temu rzadziej pyta, ile ma zapłacić i czy wpłata doszła. Panel włączasz jednym ustawieniem dla wszystkich najemców.
W tym artykule dowiesz się:
- Jak włączyć panel najemcy
- Jakie moduły możesz pokazać najemcy
- Jak najemca dostaje dostęp do panelu
- Jak zobaczyć panel tak, jak widzi go najemca
- Co najemca widzi w module Finanse
Jak włączyć panel najemcy?
Najemca wejdzie do panelu, gdy włączysz co najmniej jeden moduł. Na nowym koncie wszystkie moduły są wyłączone.
- Otwórz menu Najemcy i zakładkę Ustawienia.
- Wybierz podzakładkę Panel najemcy.
- W kolumnie Widoczny dla najemcy włącz przełączniki przy modułach, które najemca ma widzieć.
Moduły włączasz od razu dla wszystkich najemców. Ty jednak decydujesz, którzy najemcy dowiedzą się o panelu. Najemca, który nie dostał linku do panelu, nie będzie się do niego logował. Opisuje to sekcja Jak najemca dostaje dostęp do panelu.
Jakie moduły możesz pokazać najemcy?
Każdy włączony moduł pojawia się w menu panelu najemcy:
- Strona główna: skrót najważniejszych informacji, na przykład ostatnich odczytów liczników, wiadomości i zgłoszeń. Gdy jest włączona, najemca trafia na nią po zalogowaniu.
- Zakwaterowania: umowy i rezerwacje najemcy z datami, nieruchomością i pomieszczeniem.
- Finanse: dokumenty, wpłaty i saldo najemcy. Więcej o tym module przeczytasz w sekcji Co najemca widzi w module Finanse.
- Liczniki: liczniki w pomieszczeniach, które wynajmuje najemca, i ich odczyty.
Sam moduł nie pokaże najemcy odczytów. W ustawieniach każdego licznika, którego odczyty ma widzieć najemca, zaznacz też opcję „Najemca może przeglądać odczyty tego licznika w panelu najemcy”. Bez tej opcji lista odczytów w panelu będzie pusta.
- Najemca może dodawać odczyty: najemca sam wpisze odczyt licznika przyciskiem Dodaj odczyty na stronie głównej panelu. Przycisk działa także przy wyłączonym module Liczniki.
Sam przełącznik w ustawieniach panelu nie wystarczy. W ustawieniach każdego licznika, którego odczyt ma podawać najemca, zaznacz też opcję „Najemca może dodać odczyt tego licznika w panelu najemcy”. Najemca zobaczy tylko te liczniki, w których ta opcja jest zaznaczona. Dzięki temu pominiesz liczniki, których nie spisuje najemca, na przykład z elektroniczną nakładką do odczytów.
- Wiadomości: wiadomości między Tobą a najemcą.
- Zgłoszenia: najemca doda w nim usterkę albo inną sprawę. Zobaczy tam też zgłoszenia dodane przez Ciebie, jeśli przy dodawaniu zgłoszenia włączysz przełącznik Zgłoszenie widoczne dla najemców. W zgłoszeniu najemca może dodawać komentarze i załączniki.
- Dokumenty: pliki, które udostępnisz najemcy, na przykład umowa najmu. Udostępnisz je na karcie najemcy albo na karcie nieruchomości, w zakładce Dokumenty, w kolumnie Widoczność w panelu najemcy.
- Harmonogram sprzątania: najbliższy dyżur sprzątania najemcy, kolejne terminy i obszary do posprzątania.
- Ubezpieczenia: polisy najemcy. Ubezpieczenia opisuje artykuł Ubezpieczenie oc i weryfikacja najemcy
Jak najemca dostaje dostęp do panelu?
Najemca loguje się adresem e-mail z karty najemcy. Sprawdź, czy ten adres jest wpisany na karcie w zakładce Informacje, w sekcji Dane kontaktowe.
- Nowy najemca: link do panelu może dostać w wiadomości automatycznej. Ty decydujesz, czy korzystasz z jednej z poniższych wiadomości, z obu, czy z żadnej. Treść każdej z nich możesz zmienić. Jeśli wiadomość ma prowadzić do panelu, zostaw w niej link do ustawienia hasła.
- Utworzenie najemcy: SON wysyła ją od razu po dodaniu najemcy z adresem e-mail. Nie jest do tego potrzebna umowa ani włączony panel.
- Dodanie pierwszej umowy (zakwaterowanie) najemcy: SON wysyła ją, gdy zakwaterujesz najemcę. Przy rezerwacji czeka do daty zakwaterowania.
- Najemca dodany wcześniej: wyślij mu adres panelu: userpanel.systemobsluginajmu.pl. Wszystkim najemcom wyślesz go naraz wiadomością zbiorczą. W menu Wiadomości kliknij + wiadomość, wybierz Wiadomość do Grupy Odbiorców, zaznacz Najemcy i opcję wyślij do wszystkich. Więcej o linku do panelu przeczytasz w artykule FAQ - Jak znaleźć link do panelu najemcy/właściciela?
Wiadomości włączysz i wyłączysz w menu Wiadomości, w zakładce Ustawienia i podzakładce Wiadomości automatyczne. W sekcji Systemowe użyj przełącznika w kolumnie Aktywna wysyłka e-mail. Jeśli panel ma być tylko dla wybranych najemców, zadbaj o to, żeby wiadomości automatyczne nie zawierały linku do panelu, i wyślij jego adres tylko tym najemcom, którzy mają z niego korzystać.
Jeśli najemca nie może się zalogować, zajrzyj do artykułu FAQ - Najemca/właściciel nie mogą się zalogować do panelu
Przygotowaliśmy instrukcję dla najemców, która pokazuje, jak zalogować się do panelu i korzystać z modułów: Panel najemcy - instrukcja dla najemcy. Możesz wysłać najemcom link do tego artykułu albo przygotować na jego podstawie własną instrukcję.
Jak zobaczyć panel tak, jak widzi go najemca?
Na karcie najemcy kliknij Podgląd panelu najemcy. SON otworzy w nowej karcie przeglądarki panel tego najemcy z włączonymi modułami. Podgląd działa także u najemcy bez adresu e-mail.
Co najemca widzi w module Finanse?
W module Finanse najemca widzi tylko zatwierdzone dokumenty. Operacje, dokumenty KP i KW oraz kaucje widzi zawsze. Jeśli dokument nie jest zatwierdzony, najemca go nie zobaczy. Saldo w jego panelu może wtedy różnić się od salda na karcie najemcy.