Karta najemcy w SON: co na niej znajdziesz?

Karta najemcy zbiera w jednym miejscu dane, finanse, dokumenty i historię jednej osoby. Artykuł pokazuje, jak znaleźć najemcę i co sprawdzisz w nagłówku oraz w zakładkach jego karty.

W tym artykule dowiesz się:

Jak znaleźć najemcę i otworzyć jego kartę
Co pokazuje nagłówek karty najemcy
Co jest w zakładkach karty najemcy
Co pokazuje zakładka Do zrobienia
Co pokazuje zakładka Historia

Jak znaleźć najemcę i otworzyć jego kartę?

Na kartę najemcy wejdziesz na kilka sposobów:

Z górnej wyszukiwarki: to najszybsza droga. Zacznij wpisywać w polu wyszukiwania u góry strony imię, nazwisko lub nazwę najemcy. Podpowiedzi pojawiają się od razu i pokazują wszystkie rekordy pasujące do wpisanych liter. To pole przeszukuje też nieruchomości i usterki.
Z listy najemców: otwórz menu Najemcy, zakładkę Lista, wpisz frazę w polu wyszukiwania nad tabelą i kliknij nazwę najemcy.
Z innych miejsc w SON: wszędzie tam, gdzie widzisz imię i nazwisko najemcy, możesz je kliknąć i przejść na jego kartę. Dotyczy to na przykład nieruchomości, obłożenia i dokumentów w menu Finanse.

Górny pasek SON z polem wyszukiwania „Wyszukaj najemców, nieruchomości lub usterki”. Pomarańczowa ramka obejmuje to pole. — Pomarańczowa ramka wskazuje górne pole wyszukiwania.

Lista najemców w widoku „Lista wg zakwaterowań”. Pomarańczowe ramki obejmują przełącznik widoków, pole wyszukiwania nad tabelą i nazwę pierwszego najemcy, którą klikasz, żeby otworzyć kartę. — Pomarańczowe ramki wskazują przełącznik widoków, pole wyszukiwania i nazwę najemcy, którą klikasz, żeby otworzyć kartę.

Nowego najemcę dodasz przyciskiem Najemca nad listą. Opisuje to artykuł Jak dodać najemcę i zakwaterować go w SON?

Widoki listy, filtry, kolumny, akcje dla kilku najemców i archiwum opisuje artykuł Co możesz zrobić na liście najemców w SON?

Co pokazuje nagłówek karty najemcy?

Nagłówek karty jest widoczny w każdej zakładce karty. Pokazuje imię i nazwisko najemcy oraz jego zakwaterowanie albo rezerwację. Najemca bez umowy i rezerwacji ma tam komunikat „Brak przypisanej umowy lub rezerwacji.” W nagłówku sprawdzisz też:

Status: status umowy, na przykład „Umowa podpisana”. Możesz go zmienić samodzielnie. To tylko etykieta i nie wpływa na działanie SON. Status umowy opisuje artykuł Jak dodać najemcę i zakwaterować go w SON?
Saldo: suma sald ze wszystkich portfeli najemcy. Saldo jednego portfela zobaczysz w zakładce Finanse. Portfele opisuje artykuł Czym jest portfel w SON?
Opłaty/mc: kwota należności, które obowiązują w bieżącym miesiącu. Do sumy nie wchodzą należności zawieszone, zakończone i takie, które zaczynają się w przyszłych miesiącach. Jeśli najemca zaczyna albo kończy najem w trakcie miesiąca, w tym miesiącu kwota może być niższa, bo obejmuje tylko część miesiąca. W kolejnym pełnym miesiącu najmu będzie to pełna kwota. Najemca bez należności albo z należnością, która zaczyna się dopiero w przyszłości (na przykład za miesiąc), ma tu 0,00 PLN.
Kaucja: dwie kwoty, na przykład „0,00 PLN / 3 000,00 PLN”. Pierwsza to kaucja wpłacona, druga to kaucja wymagana. Wymaganą kaucję SON liczy z umów i rezerwacji najemcy, za każde zajmowane miejsce. Do kaucji wpłaconej SON nie wlicza kwot, którymi najemca opłacił dokumenty. Wpłatę kaucji opisuje artykuł Jak zaksięgować kaucję najemcy w SON?

W nagłówku są też:

Tagi: wpisz tag i zatwierdź go klawiszem Enter albo wybierz tag z listy. Tagi najemcy widać w kolumnie Tagi na liście najemców.
Ważne kontakty: przycisk otwiera okno Ważne telefony z danymi poręczyciela i kontaktu ICE. Gdy karta nie ma tych danych, okno pokazuje „Brak dodanych informacji.” Zamkniesz je przyciskiem Zamknij. Poręczycieli opisuje artykuł Jak dodać poręczyciela do najemcy?
Podgląd panelu najemcy: przycisk przenosi do panelu najemcy. Uruchomienie panelu opisuje artykuł Panel najemcy - uruchomienie oraz dostępne funkcjonalności

Nagłówek karty najemcy „Kaucja Test” z zakwaterowaniem, statusem umowy, saldem, opłatami miesięcznymi i kaucją oraz przyciskami „Ważne kontakty” i „Podgląd panelu najemcy”. Niżej jest pole „Tagi”, zakładki karty i podzakładki zakładki „Informacje”. Pomarańczowe ramki obejmują saldo, opłaty i kaucję, przyciski, zakładki i podzakładki. — Pomarańczowe ramki wskazują saldo, opłaty i kaucję, przyciski kontaktów i panelu oraz zakładki karty.

Co jest w zakładkach karty najemcy?

Informacje: zakładka ma podzakładki:
- Informacje i zgody: dane identyfikacyjne, adres zameldowania i korespondencyjny, dane kontaktowe, kontakt ICE oraz numer konta do zwrotu kaucji i innych rozliczeń. Dane w każdej sekcji zmienisz przyciskiem Zmień. Niżej są zgody najemcy (na informacje e-mail i SMS, wiadomości finansowe, ponaglenia do zapłaty, podziękowania za wpłatę i treści marketingowe), język komunikacji z najemcą oraz przycisk Zarchiwizuj konto najemcy.
- Numery kont: numery kont, na które najemca płaci, osobno dla każdej nieruchomości. Przy numerze widać walutę, widoczność i to, czy numer jest domyślny. Nowy numer dodasz przyciskiem Numer konta. Opisuje to artykuł Jak ustawić numer konta do wpłat dla najemcy?
- Poręczyciele: osoby, które poręczają za zobowiązania najemcy. Jeden najemca może mieć kilku poręczycieli. Opisuje to artykuł Jak dodać poręczyciela do najemcy?
- Dodatkowe pola: własne pola, które dodajesz wszystkim najemcom, na przykład ocenę najemcy albo informację, skąd go pozyskano. Opisuje to artykuł Pola dodatkowe
- Podmioty trzecie: faktyczni odbiorcy usługi, gdy nabywcą na dokumencie jest ktoś inny, na przykład pracodawca najemcy. Podmiot dodasz przyciskiem Dodaj podmiot trzeci. Liczba w nawiasie przy nazwie podzakładki pokazuje, ile podmiotów dodano.
- Lokatorzy: osoby, które mieszkają w pomieszczeniu razem z najemcą albo zamiast niego. Opisuje to artykuł Jak dodać lokatora do najemcy?
- Ubezpieczenia: polisy OC najemcy z ubezpieczycielem, numerem polisy, statusem i datami. Polisę dodasz przyciskiem Dodaj Ubezpieczenie, a najemcy wyślesz zaproszenie do zakupu OC przyciskiem Wyślij zaproszenie do zakupu OC. Opisuje to artykuł Ubezpieczenie oc i weryfikacja najemcy
- Weryfikacje: lista weryfikacji najemcy, czyli sprawdzeń jego wiarygodności przed podpisaniem umowy: tożsamości, zarobków i historii kredytowo-płatniczej. Tabela pokazuje nieruchomość, czynsz, rodzaj, status i datę zlecenia. Nową weryfikację zlecisz przyciskiem Weryfikacja. Opisuje to ten sam artykuł Ubezpieczenie oc i weryfikacja najemcy
Media: podzakładki Odczyty i Rozliczenia. Tabela odczytów pokazuje stan licznika, zmianę od ostatniego pomiaru i koszt. Rozliczanie mediów opisuje artykuł Rozliczanie mediów z najemcą
Finanse: portfele najemcy, a w nich dokumenty i operacje. Opisuje to artykuł Czym jest portfel w SON?
Należności przyszłe: należności, z których SON cyklicznie wystawia dokumenty za płatności, na przykład za czynsz. Nową dodasz przyciskiem Należność przyszła. Opisuje to artykuł Jak skonfigurować automatyczne wystawianie dokumentów dla najemców za czynsz?
Wiadomości: wiadomości wymieniane z tym najemcą. Zakładka działa tak samo jak skrzynka e-mail. Foldery opisuje artykuł FAQ - Jak działa skrzynka e-mail?
Dokumenty: pliki najemcy i dokumenty wygenerowane z szablonów. Własny plik, na przykład skan wcześniej podpisanej umowy z najemcą, dodasz przyciskiem Prześlij plik. Pliki możesz udostępnić w panelu najemcy, żeby najemca miał do nich wgląd. Dokument z szablonu utworzysz przyciskiem Generuj dokument. Generowanie opisuje artykuł Jak wygenerować umowę dla najemcy w SON?
Umowy/rezerwacje: historia zakwaterowania najemcy w nieruchomościach. Tabela pokazuje zakwaterowania obecne, przeszłe (historyczne) i przyszłe (rezerwacje) wraz z nieruchomością, pomieszczeniem, datami, typem, numerem umowy, liczbą wynajmowanych miejsc i statusem. Nową dodasz przyciskiem Rezerwacja/umowa.
Do zrobienia i Historia: opisane niżej w osobnych sekcjach.
Notatki: notatki o najemcy z datą, typem i autorem. Nową dodasz przyciskiem Notatka.

Co pokazuje zakładka Do zrobienia?

Zakładka Do zrobienia zawiera listę czynności do zweryfikowania dla tego najemcy. Liczba przy nazwie zakładki to liczba pozycji na liście.

Te same pozycje, zbiorczo dla wszystkich najemców, pokazuje sekcja Powiadomienia na stronie głównej. Ikoną lejka w tej sekcji wybierzesz typy powiadomień, które chcesz w niej widzieć. Ten filtr dotyczy tylko strony głównej. Lista na karcie najemcy zostaje bez zmian.

Tabela ma kolumny Priorytet, Rodzaj czynności do zweryfikowania, Opiekun najemcy, Nieruchomość, Status umowy i Data końca umowy. Priorytet pokazuje ikona. Czerwony wykrzyknik oznacza priorytet „Bardzo ważne”, a pomarańczowa gwiazdka priorytet „Ważne”. Pozycje o priorytecie „Mało ważne” mają trzecią ikonę.

Pozycja znika z listy, gdy usuniesz jej przyczynę, na przykład uzupełnisz brakujące dane. Przykłady:

„Brak numeru telefonu” znika po wpisaniu numeru w zakładce Informacje, w sekcji Dane kontaktowe.
„Brak nr DO/PESEL/Paszportu” znika po wpisaniu jednego z tych numerów w sekcji Dane identyfikacyjne.
„Brak należności przyszłej u najemcy” znika po dodaniu należności w zakładce Należności przyszłe.
„Brak polisy OC najemcy” pojawia się, gdy najemca ma aktywną umowę (nie rezerwację ani umowę historyczną) i nie ma ważnego ubezpieczenia. Pozycja znika po dodaniu w podzakładce Ubezpieczenia polisy z datą końca późniejszą niż za 7 dni.
„Zbliżający się koniec umowy najmu <30 dni” znika po wpisaniu nowej daty końca umowy albo po przedłużeniu umowy.

Zakładka „Do zrobienia” na karcie najemcy z sześcioma pozycjami, na przykład „Brak polisy OC najemcy” i „Brak numeru telefonu”. Pomarańczowe ramki obejmują nazwę zakładki, kolumnę z ikonami priorytetu i kolumnę z rodzajem czynności. — Pomarańczowe ramki wskazują zakładkę, ikony priorytetu i rodzaj czynności do zweryfikowania.

Co pokazuje zakładka Historia?

Zakładka Historia to dziennik aktywności tego najemcy. Zakładka o tej nazwie jest też na innych kartach w SON. Najnowsze wpisy są na początku tabeli. Tabela ma kolumny Utworzono, Akcja, Użytkownik i Dodatkowe informacje.

Wpis ma datę i godzinę oraz nazwę użytkownika, który wykonał akcję. Przykładowe akcje to „Rozliczono portfel”, „Dodano operację finansową”, „Synchronizacja umów”, „Opłacono dokumenty” i „Wykonanie eksportu bankowego”. Kolumna Dodatkowe informacje wskazuje najemcę, dokument lub portfel, którego dotyczy wpis.

Zajrzyj do historii, gdy chcesz sprawdzić, kto rozliczył portfel albo dodał operację i kiedy to zrobił.