Jak zaksięgować kaucję najemcy w SON?

Kaucję zapisujesz w SON jako osobną operację, oznaczoną w tabeli jako „Operacja (Kaucja)”. SON liczy kaucję osobno i nie wlicza jej do salda najemcy. Dzięki temu czynsz nie wyczerpie kaucji, a Ty widzisz, ile kaucji najemca wpłacił i ile jeszcze powinien wpłacić.

Potrzebujesz najemcy z umową. Jak go dodać, opisuje artykuł Jak dodać najemcę i zakwaterować go w SON?

Jak opłacić fakturę z kaucji i rozliczyć kaucję na koniec najmu, opisuje artykuł Jak rozliczyć kaucję najemcy w SON?

W tym artykule dowiesz się:

• Jak ustawić kaucję wymaganą
• Jak zaksięgować wpłatę kaucji
• Jak zaksięgować kaucję wpłaconą gotówką
• Jak pobrać potwierdzenie wpłaty kaucji
• Jak przeksięgować kaucję na inną umowę

Jak ustawić kaucję wymaganą?

Kaucję wymaganą wpisujesz w umowie najemcy. SON podpowiada ją potem przy dodawaniu wpłaty. Kwotę wpiszesz od razu przy zakwaterowaniu najemcy. SON podpowiada wtedy kaucję z ustawień pomieszczenia. Kwotę wpiszesz albo zmienisz też później, w edycji umowy.

1. Otwórz kartę najemcy i przejdź do zakładki Umowy/rezerwacje.
2. Kliknij trzy kropki przy umowie i wybierz Edytuj. Pojawi się okno Edycja umowy.
3. W polu Kwota wymaganej kaucji za miejsce w pomieszczeniu wpisz kwotę kaucji.
4. Kliknij Zapisz.

W nagłówku karty najemcy przy napisie Kaucja zobaczysz dwie kwoty, na przykład „0,00 PLN / 3 000,00 PLN”. Pierwsza to kaucja wpłacona, druga to kaucja wymagana.

Jak zaksięgować wpłatę kaucji?

Wpłatę kaucji dodajesz tym samym formularzem co każdą inną wpłatę. Od zwykłej wpłaty różni ją jeden przełącznik.

1. Otwórz kartę najemcy i przejdź do zakładki Finanse. Jeśli najemca ma kilka portfeli, wybierz ten, na który wpłacił.
2. Kliknij Operacja. Pojawi się okno Dodaj operację.
3. Sprawdź pola Wpłacający, Umowy i Portfel/numer konta. SON uzupełnia je danymi najemcy.
4. W polu Kwota operacji wpisz całą kwotę przelewu, na przykład 4 000,00.
5. Przy pytaniu Czy operacja zawiera kaucję? wybierz Tak. Pojawią się pola kaucji dla pomieszczenia z każdej umowy.
6. W polu Kaucja sprawdź kwotę kaucji.

Pole Kaucja SON uzupełnia sam. Wpisuje kwotę brakującą do kaucji wymaganej, ale nie więcej niż kwotę operacji. W przykładzie wpłata wynosi 4 000,00, a kaucja wymagana 3 000,00, więc w polu jest 3 000,00. Możesz tę kwotę zmienić. Jeśli w umowie nie ma kaucji wymaganej, pole zostaje puste i wpisujesz w nim kwotę kaucji.

Trzy pola obok służą tylko do odczytu:

• Wpłacona kaucja: suma kaucji wpłaconych dla pomieszczenia razem z kwotą z tej operacji.
• Spodziewana kaucja: kaucja wymagana z umowy.
• Bilans kaucji: różnica między kaucją wpłaconą a spodziewaną. Kwota ujemna oznacza, że kaucji brakuje, a dodatnia, że najemca wpłacił więcej niż kaucja wymagana. Przy pełnej kaucji bilans wynosi 0,00.

7. Kliknij Dodaj.

Jeśli wpłata jest większa niż kaucja, SON pyta o potwierdzenie: „Kwota operacji nie została w pełni przeznaczona na kaucję, dlatego operacja zostanie rozdzielona na dwie, jedną z oznaczeniem Kaucja w kwocie 3000, a drugą zwykłą w kwocie 1000. Czy chcesz kontynuować?”. Kliknij Tak.

W tabeli pojawią się dwie operacje: Operacja (Kaucja) na 3 000,00 PLN i zwykła Operacja na 1 000,00 PLN. Zwykłą część wpłaty SON przypisuje do nieopłaconych dokumentów najemcy. Reszta zwiększa saldo portfela. Kaucja zostaje poza saldem. W przykładzie nagłówek karty pokazuje saldo 1 000,00 PLN i kaucję „3 000,00 PLN / 3 000,00 PLN”.

Jak zaksięgować kaucję wpłaconą gotówką?

Kaucję przyjętą w gotówce zapisujesz jako dowód wpłaty KP. KP wystawisz tylko w mieszkaniach własnych i w podnajmie.

1. W zakładce Finanse kliknij Operacja. Pojawi się okno Dodaj operację.
2. W polu Rodzaj zapisu wybierz Dodaj KP/KW. W polu Typ operacji zostaw Dowód wpłaty (KP).
3. Wybierz kasę w polu Rejestr kasowy.
4. Przy pytaniu Czy jest to kaucja? wybierz Tak.
5. W polu Nazwa pozycji wpisz nazwę, a w polu Kaucja kwotę kaucji. Kliknij Dodaj.

Jak pobrać potwierdzenie wpłaty kaucji?

Każda operacja kaucji ma potwierdzenie wpłaty. Obejrzysz je w podglądzie albo pobierzesz jako plik PDF.

1. W zakładce Finanse znajdź w tabeli wiersz Operacja (Kaucja).
2. Kliknij numer operacji w kolumnie Numer, na przykład „ID: 137”. Pojawi się okno Podgląd operacji finansowej z potwierdzeniem.
3. Żeby pobrać potwierdzenie, kliknij trzy kropki przy operacji i wybierz Pobierz. SON pobierze plik PDF, na przykład „operacja_kaucja_481.pdf”.

Jak przeksięgować kaucję na inną umowę?

Kaucję przenosisz na inną umowę, gdy trafiła do niewłaściwej umowy. Robisz to też wtedy, gdy najemca zmienia zakwaterowanie albo podpisuje nową umowę, zamiast przedłużać bieżącą. Nie dodajesz nowej wpłaty, tylko zmieniasz przypisanie w edycji operacji kaucji. Kwota kaucji i saldo najemcy zostają bez zmian. Docelowa umowa musi być już dodana.

1. W zakładce Finanse kliknij trzy kropki przy operacji Operacja (Kaucja) i wybierz Edytuj. Pojawi się okno Edytuj operację.
2. W polu Umowy sprawdź, czy są wybrane obie umowy: ta, z której przenosisz kaucję, i docelowa. Brakującą umowę wybierzesz z listy.
3. W polu Kaucja przy pomieszczeniu dotychczasowej umowy wpisz 0.
4. W polu Kaucja przy pomieszczeniu docelowej umowy wpisz kwotę kaucji.
5. Kliknij Zapisz. Pojawi się komunikat „Zmiany zapisane.”.

W tabeli w kolumnie Nieruchomość zobaczysz teraz pomieszczenie docelowej umowy. Kwota wpłaconej kaucji w nagłówku karty się nie zmienia.