Co możesz zrobić na liście najemców w SON?

Lista najemców pokazuje wszystkich najemców razem z ich zakwaterowaniem, statusem umowy i saldem. Z listy przejdziesz na kartę najemcy, zawęzisz widok filtrami, pobierzesz dane do pliku i wykonasz akcję dla kilku najemców naraz.

W tym artykule dowiesz się:

Jakie widoki ma lista najemców
Jak zawęzić listę filtrami
Jak ustawić kolumny i zmienić status umowy z listy
Jak wykonać akcję dla kilku najemców naraz
Co jest w menu przy najemcy
Jak zarchiwizować i przywrócić najemcę

Jakie widoki ma lista najemców?

Listę otworzysz z menu Najemcy, w zakładce Lista. Nad tabelą SON pokazuje podsumowanie: Łącznie, Zakwaterowani, Rezerwacje, Zaległości, Nadpłaty i Kaucje.

Lista ma dwa widoki:

Lista wg zakwaterowań: najemcy i ich salda w pomieszczeniach, z którymi są powiązani. Wiersz pokazuje nieruchomość, status umowy, saldo oraz daty początku i końca umowy. Najemca zakwaterowany w kilku pomieszczeniach ma przy nazwie strzałkę. Po jej kliknięciu zobaczysz osobny wiersz dla każdego pomieszczenia.
Lista wg sald: najemcy i ich portfele. Wiersz pokazuje portfel lub numer konta, nieruchomość, saldo i datę utworzenia najemcy. Najemca z kilkoma portfelami ma w kolumnie Portfel/numer konta wartość „Wiele”.

Lista najemców w widoku „Lista wg zakwaterowań”. Pomarańczowe ramki obejmują podsumowanie nad tabelą, przełącznik widoków z ikoną „Skopiuj zakładkę” i strzałkę przy najemcy zakwaterowanym w dwóch pomieszczeniach. — Pomarańczowe ramki wskazują podsumowanie, przełącznik widoków i strzałkę przy najemcy z kilkoma pomieszczeniami.

Ikona obok nazwy widoku otwiera okno Skopiuj zakładkę. SON podpowiada w nim nazwę z dopiskiem „(kopia)”, którą możesz zmienić. Po kliknięciu Skopiuj zakładkę obok widoku pojawi się nowa zakładka. Ma ona te same filtry, sortowanie oraz kolejność, widoczność i szerokość kolumn.

Kopia to Twój własny widok tabeli, więc ustawisz w niej inne kolumny niż w oryginale. Na przykład w widoku Lista wg zakwaterowań widzisz tagi, a w kopii zamiast nich typ umowy i opłaty miesięczne. Kolumny w kopii ustawisz tak samo jak w oryginale, ikoną kolumn obok lejka. Opisuje to sekcja Jak ustawić kolumny i zmienić status umowy z listy. W kopii możesz też ustawić inne filtry i sortowanie, na przykład pokazać tylko najemców z zaległościami. Widok, z którego powstała kopia, się nie zmieni. SON zapamięta ustawienia kopii, gdy przejdziesz do innego widoku i wrócisz. Ikona ołówka przy kopii otwiera okno, w którym zmienisz jej nazwę albo usuniesz zakładkę.

Lista najemców w zakładce „Umowy i opłaty”, skopiowanej z widoku „Lista wg zakwaterowań”. Kopia nie ma kolumny „Tagi”, a ma kolumny „Typ umowy” i „Opłaty/mc”. Pomarańczowe ramki obejmują nazwę zakładki z ikoną ołówka oraz obie dodane kolumny. — Pomarańczowe ramki wskazują kopię zakładki „Umowy i opłaty” i kolumny „Typ umowy” i „Opłaty/mc”, których nie ma w oryginalnym widoku.

Żeby znaleźć najemcę, wpisz frazę w polu wyszukiwania nad tabelą i kliknij nazwę najemcy. Inne sposoby wejścia na kartę opisuje artykuł Karta najemcy w SON: co na niej znajdziesz?

Jak zawęzić listę filtrami?

Kliknij ikonę lejka nad tabelą. W oknie Filtry pola są w czterech grupach:

Umowa: typ, status i numer umowy oraz daty początku i końca umowy.
Podmioty i miejsce: nieruchomość, właściciel, opiekun nieruchomości i opiekun najemcy.
Finanse: zakres salda i zakres opłat miesięcznych.
Pozostałe: tagi, data utworzenia najemcy i Pokaż wszystkie umowy historyczne. Gdy w tym polu wybierzesz Tak, lista pokaże też zakończone umowy najemców.

Na dole okna SON pokazuje liczbę wyników dla ustawionych filtrów. Kliknij Zastosuj, żeby zawęzić listę. Włączone filtry widać nad tabelą jako etykiety. Pojedynczy filtr usuniesz krzyżykiem na etykiecie, a wszystkie naraz przyciskiem Wyczyść wszystkie.

Jeśli często używasz tych samych filtrów, kliknij Zapisz zestaw filtrów. Zapisany zestaw wybierzesz później z listy Wybierz zestaw filtrów.

Okno „Filtry” na liście najemców z grupami pól „Umowa”, „Podmioty i miejsce”, „Finanse” i „Pozostałe”. Pomarańczowa ramka obejmuje pole „Wybierz zestaw filtrów” i przycisk „Zapisz zestaw filtrów”. — Pomarańczowa ramka wskazuje wybór i zapis zestawu filtrów.

Jak ustawić kolumny i zmienić status umowy z listy?

Kliknij ikonę kolumn obok lejka. Otworzy się lista Dostosuj kolumny ze wszystkimi kolumnami tabeli. Ikona oka przy nazwie pokazuje, że kolumna jest widoczna w tabeli, a przekreślone oko oznacza kolumnę ukrytą. Kliknij oko, a kolumna od razu pojawi się w tabeli albo z niej zniknie. Na liście są też pola dodatkowe, jeśli je dodasz. Pola dodatkowe opisuje artykuł Pola dodatkowe

Kolejność kolumn zmienisz na dwa sposoby:

Na liście Dostosuj kolumny kliknij ikonę trzech kresek przy nazwie kolumny, przytrzymaj przycisk myszy i przeciągnij kolumnę wyżej albo niżej.
W tabeli kliknij nagłówek kolumny, przytrzymaj przycisk myszy i przeciągnij nagłówek w nowe miejsce.

Lista „Dostosuj kolumny” obok tabeli najemców. Pomarańczowe ramki obejmują ikony oka przy nazwach kolumn, część z nich przekreślona, oraz ikony trzech kresek do zmiany kolejności. — Pomarańczowe ramki wskazują ikony widoczności kolumn i ikony do zmiany ich kolejności.

Po najechaniu na nagłówek kolumny pojawia się ikona trzech kropek. Otwiera ona menu, w którym posortujesz listę rosnąco albo malejąco, przesuniesz kolumnę w lewo lub w prawo, ukryjesz ją albo zmienisz jej rozmiar. Listę posortujesz też, klikając nagłówek kolumny. Tak samo działają listy w menu Właściciele, Nieruchomości i Kontrahenci.

Status umowy zmienisz bez wchodzenia na kartę najemcy. Kliknij etykietę w kolumnie Status umowy i wybierz nowy status z listy, na przykład „Umowa w biurze” albo „Kaucja do zwrotu”. Status jest tylko etykietą i nie zmienia działania SON. Własne statusy opisuje artykuł FAQ - Jak dodać własne statusy do nieruchomości/najemców?

Jak wykonać akcję dla kilku najemców naraz?

Zaznacz pola wyboru przy najemcach. Przycisk Akcje pokazuje w nawiasie, ilu najemców zaznaczono.
Kliknij Akcje i wybierz jedną z opcji:
- Zarchiwizuj: przenosi najemców do zakładki Archiwum.
- Rozlicz wszystkie płatności najemcy z dzisiejszą datą: dodaje operację wpłaty z dzisiejszą datą na kwotę zaległości i przypisuje ją do nieopłaconych dokumentów. Dokumenty zostają rozliczone, a najemca nie ma już zaległości. SON nie pyta o potwierdzenie i od razu pokazuje komunikat „Rozliczono wszystkie zobowiązania najemcy”.
- Eksportuj do PDF i Eksportuj do Excel: pobierają plik z listą zaznaczonych najemców. Plik zawiera dane z kolumn tabeli, na przykład nieruchomość, status umowy, saldo i daty umowy. Najemca z kilkoma zakwaterowaniami ma w pliku osobny wiersz dla każdego z nich.

Cztery ikony obok przycisku Akcje to skróty do tych samych opcji.

Lista najemców z zaznaczonym najemcą i rozwiniętym menu „Akcje (1)” z opcjami „Zarchiwizuj”, „Rozlicz wszystkie płatności najemcy z dzisiejszą datą”, „Eksportuj do PDF” i „Eksportuj do Excel”. Pomarańczowe ramki obejmują menu akcji z ikonami skrótów oraz ikony filtrów i kolumn. — Pomarańczowe ramki wskazują menu „Akcje” z ikonami skrótów oraz ikony filtrów i kolumn.

Trzy kropki na początku wiersza otwierają menu jednego najemcy:

Edytuj: otwiera kartę najemcy w zakładce Informacje, gdzie zmienisz jego dane.
Zarchiwizuj: przenosi najemcę do zakładki Archiwum.
Pobierz rozliczenie najemcy: pobiera arkusz Excel z zestawieniem zadłużenia. Arkusz zawiera dane najemcy, faktury i noty z kwotą pozostałą do spłaty, korekty oraz wpłaty przypisane do dokumentów.
Pobierz xls z transakcjami najemcy: pobiera arkusz Excel ze wszystkimi dokumentami i operacjami najemcy. Przy każdym wierszu jest kwota, status opłacenia i dokument albo operacja, z którą jest powiązany.

Najemca z ujemnym saldem ma w tym menu także opcję Rozlicz wszystkie płatności najemcy z dzisiejszą datą. Działa tak samo jak w menu Akcje.

Menu przy najemcy z ujemnym saldem na liście najemców z opcjami „Edytuj”, „Rozlicz wszystkie płatności najemcy z dzisiejszą datą”, „Zarchiwizuj”, „Pobierz rozliczenie najemcy” i „Pobierz xls z transakcjami najemcy”. Pomarańczowa ramka obejmuje menu. — Pomarańczowa ramka wskazuje menu przy najemcy.

Jak zarchiwizować i przywrócić najemcę?

Wybierz Zarchiwizuj w menu przy najemcy albo w menu Akcje. SON zapyta: „Czy na pewno chcesz zarchiwizować najemcę?” Po kliknięciu Tak najemca znika z listy i trafia do zakładki Archiwum.

Zarchiwizujesz tylko najemcę, który nie jest nigdzie zakwaterowany. Jeśli najemca ma aktywne zakwaterowanie, SON pokaże komunikat „Proszę wykwaterować najemcę ze wszystkich nieruchomości przed archiwizacją”. Najpierw wykwateruj go w zakładce Umowy/rezerwacje na jego karcie. Najemcy z rezerwacją też nie zarchiwizujesz.

Archiwizacja zmienia też należności przyszłe i dostęp do panelu najemcy:

Należności przyszłe: jeśli najemca ma należności przypisane do umowy historycznej, SON przy archiwizacji poprosi o potwierdzenie i zawiesi te należności. U zarchiwizowanego najemcy nie aktywujesz należności, najpierw musisz go przywrócić. Nowa należność dodana u takiego najemcy od razu jest zawieszona.
Panel najemcy: najemca ma dostęp do panelu jeszcze przez 30 dni od archiwizacji. W tym czasie sprawdzi w nim rozliczenie, faktury i odczyty liczników.

W zakładce Archiwum menu przy najemcy ma dodatkowe opcje:

Przywróć: przenosi najemcę z powrotem na listę. SON robi to od razu, bez pytania o potwierdzenie.
Usuń na zawsze: usuwa najemcę z SON na stałe. Tej operacji nie cofniesz, więc używaj jej tylko wtedy, gdy na pewno nie potrzebujesz danych najemcy.

Obok zakładek Lista i Archiwum są też Rezerwacje, Zwroty kaucji / wpłat, Dokumenty i Ustawienia. Listę zwrotów kaucji opisuje artykuł Jak rozliczyć kaucję najemcy w SON?