Zarządzanie nieruchomościami dla zewnętrznych podmiotów (S3)

W poniższym artykule dowiesz się:

• Od czego zacząć?
• Kolejność konfiguracji danych

Od czego zacząć?

Dane w SON najlepiej wprowadzać od ogółu do szczegółu. Taka kolejność pozwoli na płynność konfiguracji, nie jest jednak obowiązkowa. Możesz równie  dobrze wprowadzić na raz wszystkich najemców, nieruchomości i właścicieli w dowolnej kolejności, a w ostatnim kroku połączyć dane. Na kolejnym etapie istotna jest konfiguracja poszczególnych elementów.

Kolejność konfiguracji

Na karcie właściciela:

• konfiguracja właściciela jako wystawcy dokumentów
• dodanie numeru konta do wypłat nadwyżki
• dodanie należności przyszłej za zarządzanie

Na karcie nieruchomości

• ustawienie nieruchomości jako zarządzanej
• konfiguracja warunków wyliczania wynagrodzenia zarządcy

Właściciel wystawcą dokumentów

Na karcie właściciela, znajduje się sekcja Właściciel wystawcą dokumentu. Tylko aktywacja tej opcji pozwoli na oznaczenie nieruchomości jako Zarządzanie. Każdy najemca przypisany do nieruchomości tego właściciela będzie miał wystawiane dokumenty, gdzie sprzedawcą będzie właściciel (a nie firma zarządzająca). W tym miejscu konfigurujesz też numer konta, na który mają wpływać pieniądze od najemców (numer konta do wpłat), i z którego będziesz opłacać koszty związane z nieruchomościami tego właściciela (numer konta do eksportów).

Na które konto powinni wpłacać najemcy – na nasze (zarządcy) czy właściciela?

Są dwie szkoły:

1. Tradycyjna, gdzie właściciel daje Ci pełnomocnictwo do konta, to konto jest podawane na fakturach i z niego dokonujesz przelewów związanych z najmem. W pierwszym przypadku w sekcji Właściciel wystawcą dokumentu, wpisujesz cały numer konta do wpłat. Jeśli zależy Ci na automatyzacji, w tym przypadku również możesz zautomatyzować przyjmowanie płatności. 
2. Bardziej zautomatyzowana, gdzie najemcy wpłacają na Twoje konto i w całości zajmujesz się przepływem środków i opłacaniem kosztów. W tym przypadku są 3 metody:

• wpłata na główny rachunek spółki. Do takiego konta możesz uruchomić usługę płatności masowych: Automatyczne księgowanie wpłat lub
• bardziej rozbudowana metoda, gdzie dla każdego właściciela tworzone jest osobne subkonto w Twoim banku i do każdego z nich podpięte są płatności masowe. Dzięki temu wpływy od najemców poszczególnych właścicieli nie mieszają się miedzy sobą, a jednocześnie zachowujesz możliwość używania płatności masowych. Aby skorzystać z tej opcji, musisz podpisać osobną umowę z bankiem. Z tego, co wiem, to obecnie taką usługę posiadają 2 banki: ING oraz Santander. Jest to usługa, z której korzystają np. spółdzielnie, czy wspólnoty.  Po podpisaniu umowy otrzymasz informację, który fragment numeru konta jest przypisany do danego konta głównego. Tak powinien wyglądać załącznik do umowy:

1. Fragment numeru konta 

2. Numer konta do wypłat

Numer konta do wypłaty nadwyżki właścicielowi

Numer konta, na które będziesz przelewać wynagrodzenie właścicielowi, dodaj na karcie właściciela w  zakładce Numery kont -> Numery rachunków właściciela do przelewów nadwyżek:

Należność przyszła za zarządzanie

Automatyzacja pozwalająca na cykliczne wyliczanie i generowanie faktury za zarządzanie (wynagrodzenie zarządcy), raportu za zarządzanie i wyliczanie kwoty do przelewu dla właściciela.

1. Ręcznie
2. Automatycznie, poprzez dodanie Należności przyszłej za zarządzanie na karcie właściciela. Najczęściej wybieraną formą jest rozliczanie zarządzania za poprzedni miesiąc (czyli rozliczenie takie, jak księgowość), po zamknięciu miesiąca. Dzięki temu unikniesz problemów związanych z rozliczaniem wpłat najemców, czy dodawaniem kosztów do bieżącego okresu już po wystawieniu faktury za zarządzanie i stworzeniu dokumentu do przelania nadwyżki salda. Proponowane ustawienia poniżej.

Wejdź na Kartę właściciela → Rozliczenia wobec oddziału → Należności przyszłe za zarządzanie

Sposób płatności:

• Zapłacono: jeśli środki zostają na koncie, na które wpłacają najemcy
• Przelew: Jeśli właściciel samodzielnie robi przelew za fakturę za zarządzanie
• Przelew - rozliczenie z czynszu: działa dokładnie tak jak "Przelew", czyli nadal faktura ma status nieopłaconej i możesz eksportować koszt do banku. Stosowany najczęściej jeśli samodzielnie przesuwasz środki z subkonta/konta właściciela na własne konto główne. Ten sposób płatności został dodany, aby nie wprowadzać właściciela w błąd i by nie opłacali samodzielnie faktury za zarządzanie (jeśli samodzielnie ją opłacasz z wpłat od najemców).

Po ustawieniu należności przyszłej za zarządzanie SON zautomatyzuje najważniejsze funkcje:

Każdy z segmentów możesz ustawić, aby generował się w innym dniu np.

1. Faktura za zarządzanie każdego 2. dnia miesiąca za bieżący miesiąc (jeśli wynagrodzenie jest liczone od przychodów należnych),  
2. a dochód dla właściciela i raport zarządzania ostatniego dnia miesiąca (za bieżący miesiąc, czyli po wszystkich możliwych wpłatach najemców).

W takim przypadku dodajesz 2 należności za zarządzanie.

1. faktura za zarządzanie

• włączona opcja (on): Wystaw fakturę/naliczenie za usługę zarządzania
• wyłączona opcja (off): Dochód właściciela i Raport zarządzania

2. Dochód właściciela i Raport zarządzania:

• wyłączona opcja (off): Wystaw fakturę/naliczenie za usługę zarządzania
• włączona opcja (on): Dochód właściciela i Raport zarządzania

Jak ustawić nieruchomość jako zarządzaną?

Jak ustawić parametry wyliczania wynagrodzenia za zarządzanie?

Sposobów na obliczanie kosztów zarządzania jest tyle ile zarządców. Na Karcie nieruchomości w sekcji Karta mieszkania w zakładce zarządzanie zawarliśmy najpopularniejsze.