Jak zaimportować dane do SON z pliku?
Jeśli masz dużo danych do dodania, nie musisz wpisywać ich pojedynczo. Pobierasz z SON szablon w formacie Excel, uzupełniasz go i wgrywasz z powrotem do SON. Tym sposobem dodasz najemców, pomieszczenia, rezerwacje i umowy, liczniki, odczyty liczników, operacje finansowe, dokumenty księgowe i ubezpieczenia. Część danych zmienisz też szablonem do edycji.
Każdy typ danych ma w roli użytkownika osobne uprawnienie, np. Import najemców. Bez niego nie zobaczysz opcji importu.
W tym artykule dowiesz się:
- Gdzie znajdziesz import
- Jak zaimportować dane krok po kroku
- Jak sprawdzić wynik importu
- Jak zmienić dane, które już są w SON
Gdzie znajdziesz import?
Import jest w tym samym oknie, w którym dodajesz pojedynczy wpis. Okno ma przełącznik Importuj z pliku.
| Dane | Gdzie kliknąć | Szablony | Uprawnienie |
|---|---|---|---|
| Najemcy | Najemcy → +Najemca → Importuj z pliku | Nowe wpisy i edycja | Import najemców |
| Pomieszczenia | Nieruchomości → karta nieruchomości → Pomieszczenia i najemcy → Dodaj pomieszczenie → Importuj z pliku | Nowe wpisy i edycja | Import pomieszczeń |
| Rezerwacje i umowy |
Nieruchomości → Pomieszczenia → +Rezerwacja/umowa → Importuj z pliku albo: Nieruchomości → karta nieruchomości → Pomieszczenia i najemcy → +Rezerwacja/umowa → Importuj z pliku albo: Najemcy → karta najemcy → Umowy/rezerwacje → +Rezerwacja/umowa → Importuj z pliku |
Nowe wpisy i edycja | Import umów |
| Liczniki | Nieruchomości → Media → +Licznik → Importuj z pliku | Nowe wpisy i edycja | Import liczników |
| Odczyty liczników | Nieruchomości → Media → +Odczyt → Importuj z pliku | Tylko nowe wpisy | Import odczytów |
| Operacje finansowe | Finanse → +Operacja → Importuj z pliku | Tylko nowe wpisy | Import operacji finansowych pomieszczeń |
| Dokumenty księgowe | Finanse → +Dokument → Importuj z pliku | Tylko nowe wpisy | Import dokumentów |
| Ubezpieczenia | Najemcy → karta najemcy → Informacje → Ubezpieczenia | Tylko nowe wpisy | Import ubezpieczeń |
Jeśli nie widzisz opcji Importuj z pliku, sprawdź uprawnienia swojej roli. Administrator ustawia je tak:
- Kliknij ikonę koła zębatego w górnym menu i wybierz Użytkownicy i uprawnienia.
- Otwórz zakładkę Role użytkownika i kliknij ikonę ołówka przy roli.
- Zaznacz kategorię Import danych i kliknij ikonę ołówka obok niej.
- W oknie Edytuj uprawnienia - Import danych sprawdź przełączniki. Po zaznaczeniu kategorii wszystkie są włączone. Wyłącz typy danych, których ta rola nie powinna importować, i kliknij Zapisz.
Więcej o uprawnieniach znajdziesz w artykule Role i uprawnienia użytkowników.
Jak zaimportować dane krok po kroku?
Kroki pokazują import na przykładzie najemców. Pozostałe typy danych zaimportujesz tak samo, tylko zaczniesz w innym miejscu (zobacz tabelę w sekcji Gdzie znajdziesz import?).
- W menu Najemcy kliknij +Najemca.
- W oknie wybierz Importuj z pliku.
- Kliknij Pobierz szablon, aby dodać nowe wpisy. SON pobierze plik Excel.
- Otwórz plik i uzupełnij arkusz Import najemców.
- Wypełnij wszystkie pola oznaczone gwiazdką. W szablonie najemców to adres e-mail i język. Przy firmie wpisz też NIP, choć kolumna nie ma gwiazdki. Każdy wiersz z danymi najemcy musi mieć wypełnione pola z gwiazdką. Jeśli w którymś wierszu brakuje np. adresu e-mail, SON przerwie import na tym wierszu. Najemcy z wierszy powyżej zostaną dodani, a ten najemca i wszyscy pod nim nie, nawet jeśli mają komplet danych.
- Zapisz plik w formacie
.xlsxalbo.xls. - W oknie importu kliknij Wybierz i wskaż zapisany plik. Plik możesz też przeciągnąć na pole. SON przyjmuje jeden plik naraz.
- Kliknij zielony przycisk Wgraj 1 plik. Gdy pasek postępu dojdzie do końca, plik pojawi się w tabeli z nazwą, rozmiarem i datą dodania.
- Kliknij Importuj. Import może potrwać kilkanaście sekund. Potem okno zamyka się samo, SON pokazuje komunikat Dane zostały zaimportowane, a przeglądarka pobiera plik z wynikiem.
Jak sprawdzić wynik importu?
Po imporcie przeglądarka pobiera plik import_RRRR_MM_DD_...xlsx . To Twój plik z dodaną kolumną Status importu, która przy każdym wierszu pokazuje wynik, na przykład Dane zaimportowane albo powód odrzucenia. Odśwież listę najemców, żeby zobaczyć nowe osoby.
Przy firmie bez numeru NIP wynik brzmi NIP jest wymagany. Jeśli przy części wierszy kolumna Status importu jest pusta, SON zatrzymał import na pierwszym z nich. W tym wierszu brakuje wymaganego pola, najczęściej adresu e-mail. Popraw takie wiersze w pobranym pliku i wgraj plik ponownie. Wiersze, które już zostały wgrane, nie utworzą drugiego najemcy. SON zaktualizuje dane na karcie tego najemcy.
Jak zmienić dane, które już są w SON?
Tym samym sposobem zmienisz dane, które masz już w SON. W oknie importu kliknij Pobierz szablon, aby edytować już istniejące wpisy, popraw dane i wgraj plik tak jak w krokach 7-9 z sekcji Jak zaimportować dane krok po kroku?. Szablon do edycji zawiera dotychczasowe dane wszystkich najemców z Twojego konta. Ma dodatkową kolumnę id, która łączy wiersz z najemcą w SON. Nie zmieniaj numerów w tej kolumnie.
Co jeszcze warto wiedzieć o szablonie do edycji:
- Wiersz bez numeru id SON doda jako nowego najemcę.
- Usunięcie wiersza z pliku nie usuwa najemcy z SON.
- Wiersze bez zmian możesz zostawić. SON wgra je ponownie i oznaczy statusem Dane zaimportowane.
- Szablon zawiera też najemców bez adresu e-mail. Import przerwie się na pierwszym takim wierszu, więc przed wgraniem uzupełnij im e-mail albo usuń ich wiersze z pliku. Przy dużej liczbie najemców znajdziesz ich filtrem w kolumnie E-MAIL (opcja Puste).
Jeśli zmieniasz dane kilku najemców, najprościej zostaw w pliku tylko ich wiersze. Jeśli zmian jest dużo, nie musisz usuwać pozostałych najemców. Wystarczy, że usuniesz albo uzupełnisz wiersze bez adresu e-mail.
Szablon do edycji jest dla najemców, pomieszczeń, rezerwacji i umów oraz liczników. Odczyty liczników, operacje finansowe i dokumenty księgowe importujesz tylko jako nowe wpisy.