Jak przygotować dokumenty dla księgowej w SON?

Na koniec miesiąca przekażesz księgowej trzy raporty z menu Raporty: rejestr sprzedaży, listę dokumentów księgowych i zestawienie dokumentów kosztowych. Każdy z nich wygenerujesz w zakładce Generuj raport, a przeglądarka zapisze plik w pobranych plikach.

W tym artykule dowiesz się:

• Jak wygenerować rejestr sprzedaży
• Jak pobrać wszystkie dokumenty sprzedaży w jednym pliku PDF
• Jak wygenerować zestawienie kosztów dla księgowej
• Jak pobrać raport ponownie
• Jak przekazywać raporty księgowej bez Twojego udziału

Jak wygenerować rejestr sprzedaży?

Rejestr sprzedaży zawiera dokumenty wystawione najemcom i innym nabywcom w wybranym okresie: numer, daty, nabywcę, kwoty netto i brutto oraz VAT.

Aby wygenerować rejestr sprzedaży:

1. Przejdź do menu Raporty. Otworzy się zakładka Generuj raport.
2. Na liście Raport wybierz Rejestr sprzedaży z grupy Księgowe. Pojawi się sekcja Dane raportu.
3. W polu Data od i do sprawdź okres raportu. SON podstawia poprzedni miesiąc.
4. W polu Wygeneruj listę dla zostaw Faktur albo wybierz Naliczeń lub Not.
5. Na liście Typ raportu wybierz format pliku. Opisuje je sekcja Który format rejestru sprzedaży wybrać?
6. Na liście Typ daty zostaw Data sprzedaży albo wybierz inną datę, na przykład Data wystawienia. Według tej daty SON wybiera dokumenty z okresu raportu.

7. Sprawdź opcję Tylko numeracje dokumentów przypisane do oddziału. Jest domyślnie zaznaczona, a raport pokazuje wtedy dokumenty, w których sprzedawcą jest oddział. Jeśli wystawiasz dokumenty w imieniu właściciela, odznacz tę opcję i wybierz właściciela na liście Właściciele. SON podstawi jego numerację na liście Numeracja.
8. Opcjonalnie: zawęź raport na listach Nieruchomości i Nabywcy.
9. Sprawdź opcję Dołącz korekty według daty wystawienia. Jest domyślnie zaznaczona: faktury trafiają do raportu według wybranego typu daty, a korekty według daty wystawienia.
10. Kliknij Generuj. Pojawi się komunikat „Za chwilę nastąpi pobranie raportu.”, a przeglądarka zapisze plik w pobranych plikach.

Który format rejestru sprzedaży wybrać?

Lista Typ raportu zawiera trzy formaty do przeglądania i formaty do importu w programach księgowych:

• PDF: tabela dokumentów z numerem, datami, nabywcą, wartością netto i brutto oraz sumą VAT.
• XLS: arkusz z jednym wierszem na dokument. Oprócz kwot zawiera adres i NIP nabywcy, nieruchomość, datę opłacenia całości, powód korekty i numer KSeF. Pod tabelą jest podsumowanie według stawek VAT i wiersz „Razem:”.
• XLS (podział na pozycje na dokumentach): arkusz z jednym wierszem na każdą pozycję dokumentu. Zawiera między innymi nazwę kategorii, numer konta księgowego, stawkę VAT, kwoty netto, VAT i brutto oraz numer KSeF. Przy tym formacie pojawiają się dwie dodatkowe opcje: Podział na pomieszczenia (domyślnie odznaczona) i Uwzględnij pozycje z sekcji „Dodatkowo do zapłaty” na dokumentach (domyślnie zaznaczona).
• Formaty do programów księgowych: między innymi EPP, JPK, Optima, Sage Symfonia, CSV i MSD. Format do importu ustal z księgową.

Jak pobrać wszystkie dokumenty sprzedaży w jednym pliku PDF?

Raport Lista dokumentów księgowych (faktury, naliczenia, noty etc.) łączy dokumenty z wybranego okresu w jeden plik PDF. Każdy dokument zaczyna się na nowej stronie, tak samo jak w wydruku pojedynczej faktury.

Aby pobrać dokumenty w jednym pliku:

1. W menu Raporty, na liście Raport, wybierz Lista dokumentów księgowych (faktury, naliczenia, noty etc.) z grupy Księgowe.
2. W polu Wygeneruj listę dla zostaw Faktur albo wybierz Naliczeń lub Not. Po wybraniu Naliczeń SON zmienia typ daty na Data wystawienia i odznacza opcję Tylko numeracje dokumentów przypisane do oddziału.
3. Sprawdź okres w polu Data od i do i datę na liście Typ daty. Lista Typ raportu ma jedną pozycję: PDF.
4. Sprawdź numerację tak samo jak w rejestrze sprzedaży, w kroku 7.
5. Opcjonalnie: zaznacz Weź pod uwagę tylko nieruchomości własne oddziału oraz w podnajmie albo zawęź raport na liście Nieruchomości.
6. Kliknij Generuj.

Plik z dokumentami z całego miesiąca jest duży, więc powstaje dłużej niż rejestr sprzedaży. Przycisk Generuj pokazuje wtedy kółko ładowania. Gdy plik będzie gotowy, pojawi się komunikat „Za chwilę nastąpi pobranie raportu.”.

Taki plik przygotujesz też dla właściciela. Zawiera wtedy dokumenty, które wystawiasz w jego imieniu najemcom. W kroku 4 odznacz opcję Tylko numeracje dokumentów przypisane do oddziału i wybierz właściciela na liście Właściciele. SON podstawi numerację właściciela.

Jak wygenerować zestawienie kosztów dla księgowej?

Raport Dokumenty kosztowe zawiera koszty dodane w SON. Format pliku zależy od tego, co wybierzesz na liście Co chcesz wygenerować.

Aby wygenerować zestawienie kosztów:

1. W menu Raporty, na liście Raport, wybierz Dokumenty kosztowe z grupy Księgowe.
2. Na liście Co chcesz wygenerować wybierz zawartość raportu:
   • Archiwum zip z dokumentami,
   • Zestawienie przychodów wraz z sumą kosztów,
   • Zestawienie szczegółowe z podziałem na pozycje,
   • Zestawienie zwykłe: plik XLS z jednym wierszem na koszt, opisany niżej,
   • Wszystkie powyższe (w formie archiwum zip),
   • Optima - XML praca rozproszona: plik do importu w programie Optima.

3. Opcjonalnie: zawęź raport na listach Nieruchomości, Właściciele i Uwzględnij tylko koszty z podanymi tagami. Opcja Nie uwzględniaj dokumentów z nieruchomości zarządzanych pomija koszty nieruchomości, którymi zarządzasz dla właścicieli.
4. W polu Data od i do sprawdź okres, a na liście Typ daty wybierz datę, według której SON wybiera koszty. Oprócz dat z rejestru sprzedaży lista zawiera też pozycję Data opłacenia.
5. Opcjonalnie: zaznacz Pokaż przychody i koszty w kwotach netto.
6. Opcjonalnie: w grupie Uwzględnij również dokumenty zaznacz koszty spoza okresu, które mają trafić do raportu. Na przykład Dodane we wskazanym okresie, ale z wcześniejszą datą wystawienia dołączy fakturę z września dodaną do SON w październiku. Wszystkie cztery opcje są domyślnie odznaczone.
7. W polu Uwzględnij dokumenty zostaw Wszystkie albo wybierz Tylko oznaczone jako zapłacone.
8. Kliknij Generuj. Pojawi się komunikat „Za chwilę nastąpi pobranie raportu.”.

Zestawienie zwykłe ma jeden wiersz na każdy koszt. Wiersz zawiera numer kosztu i numer KSeF, datę wystawienia, sprzedaży i opłacenia, właściciela i nieruchomość, dane sprzedawcy z NIP, opis pozycji, kwoty brutto i netto, VAT w podziale na stawki oraz typ kosztu.

Listę kosztów pobierzesz też do pliku PDF albo XLS prosto z menu Koszty. Opisuje to artykuł Co możesz zrobić na liście kosztów w SON?

Jak pobrać raport ponownie?

Po kliknięciu Generuj przeglądarka zapisze plik na komputerze, a SON zapisze raport także w zakładce Historia raportów. Stamtąd pobierzesz plik jeszcze raz. Kroki są takie same jak w sekcji Jak pobrać raport należności ponownie?

Ostatnio generowane raporty SON pokazuje też jako przyciski w zakładce Generuj raport, pod napisem Lub wybierz z ostatnio wygenerowanych raportów. Kliknięcie przycisku otwiera formularz wybranego raportu.

Jak przekazywać raporty księgowej bez Twojego udziału?

Raporty nie muszą przechodzić przez Ciebie. Masz dwie możliwości:

• Konto księgowej w SON: dodaj księgową jako użytkownika z ograniczonymi uprawnieniami. Wybierz dla niej rolę, która ma zaznaczoną kategorię uprawnień Raporty. Możesz dostosować domyślną rolę Księgowy albo utworzyć własną. Księgowa będzie wtedy sama generować i pobierać raporty z menu Raporty. Dodawanie użytkowników i role opisuje artykuł Role i uprawnienia użytkowników
• Raport cykliczny wysyłany mailem: przed kliknięciem Generuj włącz przełącznik Generuj raport cyklicznie. Na liście Za jaki okres wygenerować raport? wybierz okres, na przykład za ostatni miesiąc. W polu Adres e-mail osoby otrzymującej raport wpisz adres księgowej. Ustawione raporty cykliczne znajdziesz w zakładce Raporty cykliczne, razem z datą kolejnego wygenerowania. Wszystkie ustawienia raportu cyklicznego opisuje artykuł Jak ustawić raport cykliczny i skrót do raportu w SON?