Role i uprawnienia użytkowników

Role i uprawnienia decydują, które dane i funkcje SON widzi każdy użytkownik oddziału. Rola to zestaw uprawnień. Każdy użytkownik, który nie jest administratorem, ma jedną rolę, a Ty ustalasz, co ta rola pokazuje i na co pozwala.

Użytkowników i role zakładasz w ustawieniach oddziału. Tę sekcję widzi administrator, czyli użytkownik, który ma w formularzu ustawione Administrator na Tak. Widzi ją też użytkownik, którego rola ma w kategorii Ustawienia oddziału uprawnienia do zakładek Użytkownicy i Role użytkowników.

W tym artykule dowiesz się:

• Jak dodać użytkownika?
• Jak zmienić dane użytkownika albo go usunąć?
• Jakie role są w SON domyślnie?
• Jak utworzyć nową rolę?
• Jak zmienić uprawnienia istniejącej roli?
• Co oznacza widoczność zawartości?

Jak dodać użytkownika?

Nowego użytkownika dodajesz w zakładce Użytkownicy w ustawieniach oddziału.

1. Kliknij ikonę zębatki obok nazwy oddziału. Otworzy się okno Ustawienia.

2. Wybierz Użytkownicy i uprawnienia. Otworzy się zakładka Użytkownicy z listą użytkowników oddziału.
3. Kliknij + Użytkownik. Otworzy się formularz Dodaj nowego użytkownika.
4. Wpisz Imię, Nazwisko i Adres e-mail. Opcjonalnie: wpisz Numer telefonu.
5. W polu Administrator wybierz Nie i w polu Rola wskaż rolę użytkownika. Jeśli osoba ma być administratorem, wybierz Tak. Pole Rola zniknie wtedy z formularza, bo administrator nie dostaje roli.

6. Zostaw Aktywny ustawione na Tak i kliknij Zapisz. Nowy użytkownik pojawi się na liście.

Nowy użytkownik dostanie e-mail o temacie „Utworzenie konta w SON i dane do panelu”. Link Ustaw hasło w tej wiadomości prowadzi do ustawienia hasła i logowania do panelu.

Jak zmienić dane użytkownika albo go usunąć?

Dane użytkownika zmieniasz z listy w zakładce Użytkownicy.

1. Kliknij ikonę trzech kropek na początku wiersza użytkownika.
2. Wybierz Edytuj, żeby otworzyć formularz Edycja użytkownika, albo Usuń, żeby usunąć konto.
3. W formularzu zmień imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu albo rolę. Kliknij Zapisz.

Żeby zablokować użytkownikowi dostęp, ale zostawić go na liście, ustaw w formularzu Aktywny na Nie. Użytkownik nie zaloguje się wtedy do systemu.

Jakie role są w SON domyślnie?

SON ma domyślnie 7 ról. Każdą z nich dostosujesz do swoich potrzeb. Listę ról znajdziesz w zakładce Role użytkownika:

• Użytkownik
• Nadzorca opiekunów technicznych
• Nadzorca opiekunów mieszkań
• Księgowy
• Opiekun mieszkań
• Opiekun techniczny
• Opiekun mieszkań (z pełną widocznością)

Administrator nie jest rolą z tej listy. Użytkownik z opcją Administrator ustawioną na Tak nie dostaje żadnej roli. Na liście użytkowników kolumna Rola pokazuje przy nim „Administrator”.

Oprócz ról domyślnych możesz utworzyć własną rolę z dowolnym zestawem uprawnień. Opisuje to następna sekcja.

Jak utworzyć nową rolę?

Nową rolę tworzysz, gdy żadna z ról domyślnych nie pasuje do zakresu pracy danej osoby.

1. Kliknij ikonę zębatki obok nazwy oddziału i wybierz Użytkownicy i uprawnienia.
2. Otwórz zakładkę Role użytkownika.
3. Kliknij + rolę. Otworzy się formularz Dodaj nową rolę użytkownika.
4. Wpisz nazwę roli w polu Nazwa. Opcjonalnie: wpisz Opis.
5. W polu Widoczność zawartości dla użytkownika wybierz wszystko albo tylko przypisane do użytkownika. Różnicę opisuje sekcja Co oznacza widoczność zawartości?
6. W części Kategorie uprawnień dla użytkownika zaznacz kategorie, które rola ma obejmować, np. Najemcy albo Wiadomości. SON włącza wtedy wszystkie uprawnienia tej kategorii.
7. Opcjonalnie: żeby zawęzić uprawnienia w kategorii, kliknij ikonę ołówka obok jej nazwy. Ikona pojawia się dopiero po zaznaczeniu kategorii. Odznacz niepotrzebne uprawnienia i kliknij Zapisz.

8. Opcjonalnie: kliknij Przypisz użytkowników i wskaż osoby, które mają dostać tę rolę.
9. Kliknij Zapisz.

W oknie uprawnień kategorii każdy wiersz to zakładka tej kategorii. Kolumny to widoczność, dodawanie, edycja, usuwanie, pobieranie i wszystko. Uprawnienie widoczność włącza całą zakładkę. Bez niego nie zaznaczysz pozostałych uprawnień tej zakładki.

W kategorii Ustawienia oddziału wiersze Użytkownicy i Role użytkowników pozwalają dodawać, zmieniać i usuwać użytkowników oraz role. Dzięki nim użytkownikami i rolami zarządza też osoba, która nie jest administratorem.

W kategorii Ustawienia oddziału jest dodatkowo przełącznik Zmiana swojego e-maila logowania. Dzięki niemu użytkownik z tą rolą zmieni własny adres e-mail w swoich ustawieniach.

Jak zmienić uprawnienia istniejącej roli?

Uprawnienia istniejącej roli, także roli domyślnej, zmieniasz w zakładce Role użytkownika.

1. Kliknij ikonę ołówka w wierszu roli. Otworzy się formularz Edycja roli użytkownika.
2. Zmień widoczność zawartości, kategorie albo uprawnienia w kategoriach tak samo jak przy tworzeniu nowej roli.
3. Kliknij Zapisz.

Rolę usuwasz ikoną kosza w jej wierszu na liście ról. Rolę z przypisanymi użytkownikami usuniesz dopiero wtedy, gdy przypiszesz tym użytkownikom inne role.

Konfigurację logowania przez SSO opisuje artykuł Konfiguracja SSO.

Co oznacza widoczność zawartości?

Widoczność zawartości to opcja w formularzu roli, która działa razem z kategoriami uprawnień. Kategoria decyduje, czy użytkownik w ogóle ma dostęp do danego menu, np. Nieruchomości. Widoczność zawartości decyduje, które dane zobaczy w tym menu.

• wszystko - opcja zaznaczona domyślnie. Użytkownik widzi wszystkie dane w menu, do których rola daje mu dostęp.
  • Przykładowo: jeśli rola ma kategorię Nieruchomości, użytkownik widzi wszystkie nieruchomości, niezależnie od tego, do kogo są przypisane.
• tylko przypisane do użytkownika - w menu, do których rola daje dostęp, użytkownik widzi tylko dane z nim powiązane.
  • Przykładowo: jeśli rola ma kategorię Nieruchomości, użytkownik widzi tylko nieruchomości przypisane do niego. Ograniczenie obejmuje też m.in. najemców, zgłoszenia, dokumenty i właścicieli powiązanych z tymi nieruchomościami.

Bez kategorii Nieruchomości użytkownik nie zobaczy nieruchomości przy żadnej z tych opcji. Akcje, które wykona na widocznych danych, wynikają z uprawnień w kategorii.