Jak wygenerować i zatwierdzić fakturę z należności przyszłej w SON?

Należność przyszła wystawia fakturę albo naliczenie w dniu ustawionym w należności. Najemca zobaczy dokument w panelu dopiero po zatwierdzeniu, a wysyłkę mailem wybierasz w tym samym oknie. Dokument możesz też wygenerować wcześniej, żeby sprawdzić, jak wygląda, albo wysłać go do najemcy przed dniem wystawienia.

Zanim zaczniesz, dodaj należność przyszłą. Kroki opisuje artykuł Jak dodać należność przyszłą w SON?

W tym artykule dowiesz się:

• Kiedy SON sam wystawi dokument
• Jak wygenerować dokument wcześniej
• Jak sprawdzić dokument przed zatwierdzeniem
• Jak zatwierdzić i wysłać dokument
• Jak zatwierdzić wiele dokumentów naraz
• Jak zatwierdzać dokumenty z należności automatycznie

Kiedy SON sam wystawi dokument z należności przyszłej?

SON wystawia dokument w nocy, w dniu podanym w kolumnie Przewidywana data wystawienia. Kolumnę znajdziesz na karcie najemcy, w zakładce Należności przyszłe.

Nowy dokument pojawi się w menu Finanse, w zakładce Dokumenty księgowe, na karcie najemcy w zakładce Finanse i na stronie głównej w widgecie Dokumenty do zatwierdzenia. Widget pokazuje dokumenty, których nikt jeszcze nie zatwierdził.

Jak wygenerować dokument z należności przyszłej wcześniej?

Ręczne generowanie przydaje się przy pierwszej fakturze, gdy chcesz zobaczyć dokument przed dniem wystawienia albo wcześniej wysłać go do najemcy.

Jeśli zużycie z licznika ma być rozliczone na tym dokumencie, najpierw dodaj odczyt. Kroki opisuje artykuł Jak dodać odczyt licznika w SON?

1. Na karcie najemcy przejdź do zakładki Należności przyszłe.
2. Kliknij ikonę trzech kropek przy należności i wybierz Wygeneruj dokument na wybrany dzień. Pojawi się okno Wygeneruj dokument/y na wybrany dzień.

3. W polu Na jaki dzień wygenerować dokumenty z należności? zostaw dzisiejszą datę albo wybierz inną. SON dopasuje do niej pola Do jakiej daty maksymalnie rozliczyć liczniki? i Do jakiego miesiąca włącznie rozliczyć opłaty eksploatacyjne?
4. Kliknij Generuj. Pojawi się komunikat „Dokumenty (1) zostaną wygenerowane w ciągu minuty”.
5. Po chwili przejdź do zakładki Finanse i wybierz portfel z należności. Dokument będzie na liście.

Jeśli wybierzesz datę po końcu należności, SON nie wystawi dokumentu i pokaże komunikat „Nie można wygenerować dokumentów, ponieważ jedna z należności nie istnieje, jest zawieszona lub się zakończyła”.

Jeśli umowa zaczyna się w trakcie miesiąca, to samo menu ma opcję Wygeneruj dokument z kwotą proporcjonalną dla okresu początkowego. SON wystawi wtedy dokument tylko za okres od początku należności do końca tego miesiąca. Za ten okres dokument powstanie raz. Przy kolejnej próbie SON pokaże komunikat „Brak dokumentów do wystawienia w wybranym okresie. Możliwe, że dokument dla tej należności został już wystawiony w tym okresie.”

Jak sprawdzić dokument przed zatwierdzeniem?

Podgląd dokumentu pokazuje fakturę albo naliczenie w takiej postaci, w jakiej dostanie je najemca.

1. Na karcie najemcy w zakładce Finanse kliknij numer dokumentu. Pojawi się okno Podgląd dokumentu.
2. Sprawdź nabywcę i datę wystawienia. Na fakturze sprawdź też datę sprzedaży.
3. Sprawdź numer konta i termin płatności.
4. Sprawdź pozycje i kwoty. Na fakturze sprawdź też stawkę VAT.

Błąd poprawisz na dwa sposoby:

• Błąd w jednym dokumencie: kliknij ikonę trzech kropek przy dokumencie i wybierz Edytuj.
• Błąd w należności: popraw należność, a potem przy dokumencie wybierz Wygeneruj ponownie i wpisz „tak”. SON przeliczy dokument, a numer zostanie ten sam. Tej operacji nie można cofnąć.

Jeśli najemca ma nadpłatę, SON może od razu zaliczyć ją na nowy dokument. Kolumna Status płatności pokaże wtedy kwotę opłaconą i kwotę pozostałą do zapłaty. Kolory statusów opisuje artykuł Jak sprawdzić, która faktura jest opłacona w SON?

Jak zatwierdzić i wysłać dokument?

Zatwierdzenie dokumentu udostępnia go najemcy w panelu. Wysyłkę mailem wybierasz przy zatwierdzaniu.

1. Na karcie najemcy w zakładce Finanse kliknij ikonę trzech kropek przy dokumencie i wybierz Zatwierdź / wyślij. Tę samą opcję ma lista Wykonaj akcję w oknie podglądu. Pojawi się okno Wysyłka dokumentu.
2. Wybierz jedną z opcji:
   • Wyślij teraz: SON zatwierdzi dokument i od razu wyśle go do najemcy. Ta opcja jest zwykle zaznaczona po otwarciu okna.
   • Wyślij automatycznie dzisiaj o 23:59: SON zatwierdzi dokument teraz, a wyśle go dziś o 23:59.
   • Wyślij w ustalonym terminie: SON zatwierdzi dokument teraz, a wyśle go w dniu i o godzinie, które wybierzesz.
   • Nie wysyłaj, jedynie zatwierdź dokument: najemca zobaczy dokument tylko w panelu.

3. Kliknij przycisk Zatwierdź, a przy opcjach z wysyłką przycisk Wyślij do z liczbą odbiorców. Po zatwierdzeniu bez wysyłki pojawi się komunikat „Poprawnie zatwierdzono dokument”.

Kolumna Status wysyłki pokaże znacznik z datą i godziną. Dokument niezatwierdzony ma w tej kolumnie czerwoną ikonę z przekreślonym dzwonkiem.

Żeby cofnąć zatwierdzenie, kliknij ikonę trzech kropek przy dokumencie, wybierz Anuluj zatwierdzenie i kliknij Tak.

Żeby wysłać mail, najemca musi mieć w karcie adres e-mail i zaznaczoną opcję Zgoda na dostarczanie wiadomości finansowych mailowo. Bez tej opcji przycisk pokaże „Wyślij do 0”. Jeśli opcje wysyłki są nieaktywne, wiadomość dla tego typu dokumentu jest wyłączona i możesz tylko zatwierdzić dokument. Wiadomość włączysz w Wiadomości → Ustawienia → Wiadomości automatyczne. Kroki opisuje artykuł Jak włączyć i skonfigurować wiadomości automatyczne?

Jak zatwierdzić wiele dokumentów naraz?

W menu Finanse, w zakładce Dokumenty księgowe, zatwierdzisz dokumenty kilku najemców jedną akcją.

1. Przejdź do Finanse → Dokumenty księgowe. Najnowsze dokumenty są na początku listy.
2. Opcjonalnie: Żeby zawęzić listę, kliknij ikonę filtrów. W sekcji Opcje przy polu Zatwierdzony wybierz Nie. W polu Data operacji wybierz zakres dat i kliknij Zastosuj.
3. Zaznacz wybrane dokumenty. Pole wyboru w nagłówku tabeli zaznacza wszystkie dokumenty z listy.
4. Kliknij Akcje i wybierz Zatwierdź / wyślij. Pojawi się okno Masowe zatwierdzenie dokumentu i wysyłka.
5. Wybierz jedną z opcji i kliknij przycisk zatwierdzenia. Opcje są takie same jak przy jednym dokumencie.

Jak zatwierdzać dokumenty z należności automatycznie?

Opcja automatycznego zatwierdzania jest domyślnie wyłączona. Po jej włączeniu SON zatwierdzi dokument zaraz po wystawieniu i wyśle go do najemcy. Jeśli wiadomość jest wyłączona albo najemca nie ma zgody, SON tylko zatwierdzi dokument.

1. Przejdź do Finanse → Ustawienia → Ogólne.
2. W sekcji Proformy i należności przyszłe zaznacz Po wygenerowaniu faktur/naliczeń z należności przyszłych wysyłaj bez dodatkowego potwierdzenia.
3. Kliknij Zapisz.