Wyjaśnienie komunikatów powstałych przy przenosinach do nowej wersji
Po migracji na wersję testową mogą pojawić się jeden lub kilka komunikatów. Jest to sygnał dla Ciebie, aby zwrócić uwagę na konkretne aspekty w SON2, przed ostatecznym przeniesieniem konta do nowej wersji.
→ LISTA NIERUCHOMOŚCI, DLA KTÓRYCH SALDO NIE ZGADZA SIĘ Z SALDEM Z SON2
Oznacza, że saldo nieruchomości po przeniesieniu do nowej wersji różni się od tego, które jest w SON2. Może być kilka przyczyn, które należy przeanalizować:
- ręcznie dodana operacja w SON2 na karcie nieruchomości w sekcji rozliczenia
- koszt przypisany do kilku nieruchomości. Po przeniesieniu do nowej wersji taki koszt jest dzielony na kilka kosztów dla każdej nieruchomości oddzielnie. Z takiego podziału mogą wynikać drobne różnice w kwotach
koszt przypisany do nieruchomości zarządzanej, ale z płatnością oznaczoną "po naszej stronie" lub "do ustalenia", a nie "po stronie właściciela". Taki koszt domyślnie pojawia się w sekcji rozliczenia. Można wyłączyć jego widoczność w menu Koszty:
- Dokumenty kosztowe, których kwota „Do zapłaty” jest różna, niż suma kosztu. Np. Koszt na 200 zł, a kwota do zapłaty 50. W rozliczeniach na karcie nieruchomości pojawiała się kwota 200 zł, mimo że do zapłaty było rzeczywiście 200 zł. W SON3 została zmieniona logika i taki koszt pojawi się w sekcji rozliczenia z kwotą zapłaconą (czyli na 50 zł), bo tyle rzeczywiście zostało przesłane.
- Czasami błędy w saldzie mogą wynikać z nietypowego przypisania operacji przychodowej, przez brak wystarczającej walidacji w SON2. Np. Operacja na 1000 zł została rozdzielona na 2 najemców z dwóch różnych nieruchomości, lub nawet dwóch różnych oddziałów). Wtedy operacja trafia do Finanse/Operacje nieprzypisane trzeba ją przypisać ponownie, poprawnie.
🗂Jeśli ten komunikat się pojawił, otrzymasz plik z zestawieniem:
- W pierwszym arkuszu znajduje się informacja, jakie operacje powodują różnice w saldzie.
- W drugim arkuszu jest lista wszystkich dokumentów kosztowych, które mają kwotę do zapłaty inną niż kwotę kosztu. Na przykład: 200 zł w kwocie kosztu, a do zapłaty zero.
- W trzecim arkuszu znajduje się informacja o operacjach technicznych, które zostały dodane na nieruchomości i które muszą być zamienione na koszty, aby prawidłowo przenieść saldo do wersji trzeciej.
→ LISTA USUNIĘTYCH UŻYTKOWNIKÓW, DLA KTÓRYCH EMAIL SIĘ POWTARZA LUB REZERWACJI BEZ WPISU Z ZAKWATEROWANIEM LUB TYP UŻYTKOWNIKA - REZERWACJA BEZ REZERWACJI Z SON2
- Są to użytkownicy, którzy w SON zostali dodani 2x. Aby zweryfikować listę, należy wejść w Użytkownicy -> Status: Wszystkie. Zwykle jedno z tych kont jest już nieaktywne. Usuwane są konta nieaktywne. W SON3 użytkownik może być dodany tylko raz pod tym samym adresem e-mail.
- lub jest to dodana rezerwacja bez przypisanej nieruchomości. Taka rezerwacja również jest usuwana.
→ AKTUALIZACJA PORTFELI
Plik informacyjny. Po imporcie do nowej wersji następuje przypisanie wszystkich operacji finansowych do konkretnych dokumentów. Tego w wersji poprzedniej nie było, i dokumenty zawsze przepisywały się dynamicznie; teraz jest to statyczne. Dzięki czemu można ustalić zawsze, że dana operacja opłaca konkretny dokument. Użytkownik też może to ręcznie zmieniać, poprzez edycję operacji przychodowej.
- Przeniesienie operacji między portfelami - operacje są przeniesione między portfelami, aby wyrównać salda portfeli.
Brak możliwości aktualizacji portfeli dla użytkownika (najemcy). Oznacza to, że nie było możliwości przeniesienia z jednego portfela do drugiego operacji, aby wyrównać saldo:
- Albo salda portfeli są równe 0,
- Albo w jednym z portfeli wszystkie operacje coś opłacają, więc nie da się ich przenieść do innego portfela
→ SALDO NIEOPŁACONYCH DOKUMENTÓW Z KAUCJI
Plik informacyjny.
W dość rzadkim przypadku, dla dokumentów z 2017 i 2018 roku ze sposobem płatności "Rozliczono z kaucji", mogło się zdarzyć tak, że większa kwota została opłacona z kaucji w stosunku do tego, ile rzeczywiście kaucji było na karcie najemcy.
W takim przypadku, po przenosinach, te dokumenty nie są już opłacone z kaucji w pełni, tylko zostają opłacone z częściowo z innych operacji na karcie danego najemcy.