Wyjaśnienie komunikatów powstałych przy przenosinach do nowej wersji (S3)


Po migracji na wersję testową mogą pojawić się jeden lub kilka komunikatów. Jest to sygnał dla Ciebie, aby zwrócić uwagę na konkretne aspekty w SON2, przed ostatecznym przeniesieniem konta do nowej wersji.


→ LISTA NIERUCHOMOŚCI, DLA KTÓRYCH SALDO NIE ZGADZA SIĘ Z SALDEM Z SON2

Oznacza, że saldo nieruchomości po przeniesieniu do nowej wersji różni się od tego, które jest w SON2. Może być kilka przyczyn, które należy przeanalizować:

    • ręcznie dodana operacja w SON2 na karcie nieruchomości w sekcji rozliczenia
    • koszt przypisany do kilku nieruchomości. Po przeniesieniu do nowej wersji taki koszt jest dzielony na kilka kosztów dla każdej nieruchomości oddzielnie. Z takiego podziału mogą wynikać drobne różnice w kwotach

    • koszt przypisany do nieruchomości zarządzanej, ale z płatnością oznaczoną "po naszej stronie" lub "do ustalenia", a nie "po stronie właściciela". Taki koszt domyślnie pojawia się w sekcji rozliczenia. Można wyłączyć jego widoczność w menu Koszty:

    • Dokumenty kosztowe, których kwota „Do zapłaty” jest różna, niż suma kosztu. Np. Koszt na 200 zł, a kwota do zapłaty 50. W rozliczeniach na karcie nieruchomości pojawiała się kwota 200 zł, mimo że do zapłaty było rzeczywiście 50 zł. W SON3 została zmieniona logika i taki koszt pojawi się w sekcji rozliczenia z kwotą zapłaconą (czyli na 50 zł), bo tyle rzeczywiście zostało przesłane.
    • Czasami błędy w saldzie mogą wynikać z nietypowego przypisania operacji przychodowej, przez brak wystarczającej walidacji w SON2. Np. Operacja na 1000 zł została rozdzielona na 2 najemców z dwóch różnych nieruchomości, lub nawet dwóch różnych oddziałów). Wtedy operacja trafia do Finanse/Operacje nieprzypisane trzeba ją przypisać ponownie, poprawnie.

🗂Jeśli ten komunikat się pojawił, otrzymasz plik z zestawieniem i podziałem poszczególnych parametrów na arkusze.

  • W pierwszym arkuszu Saldo nieruchomości znajduje się informacja, jakie operacje powodują różnice w saldzie (ogólne informacje). Wyszczególnienie znajduje się w kolejnych arkuszach (zakładkach). W tym arkuszu przeprowadź analizę, co się nie zgadza i gdzie szukać dalszych informacji. Kolumny zostały opisane tak, aby naprowadzać na kolejne elementy:

ID nieruchomości, Saldo SON2, Saldo SON3 - to pierwsza wskazówka, że występuje rozbieżność. Kolejne komuny precyzują miejsce występowania niezgodności.

  • Ostatnia kolumna Rozbieżność salda końcowa - jest tak naprawdę najistotniejszą kolumną, która określa, czy rozbieżności są uzasadnione np. przeksięgowaniem operacji (z jednej nieruchomości do innej np. w przypadku przeprowadzki najemcy).

  • Kolumna: Saldo nieopł. dokumentów z kaucji. Jeśli tutaj występuje niezgodność, przejdź do zakładki, do arkusza drugiego o tej samej nazwie.

Tu będziesz mieć wskazanie, które dokumenty powodują taką rozbieżność. Możesz odnaleźć po ID nieruchomości:

np. dokument oznaczony jako opłacony z kaucji, jednak kwota kaucji była niewystarczająca, żeby go opłacić. Przykładowo: dokument na kwotę 1035 zł,a kaucji było wpłacone wyłącznie 1000 zł.

W związku z tym 35 zł z tego dokumentu nie zostało opłacone.


  • Kolumna Suma dokumentów nieuwzgl. w SON2 oznacza, że dokumenty wymienione w tej kolumnie nie zostały uwzględnione w saldzie nieruchomości SON2 (a powinny).

Wyszczególnienie operacji/dokumentów znajduje się w arkuszu nr 6:

  • Kolumna Rozbieżność sum kosztów w SON3 oznacza
  • Kolumna Dokumenty kosztowe, których kwota „Do zapłaty” jest różna, niż suma kosztu oznacza, że dodany w SON 2 dokument kosztowy w polu do zapłaty miał inną kwotę, niż suma pozycji danego dokumentu. W tej kolumnie wykazana jest rozbieżność. Natomiast szczegóły, czy występowała nadpłata, czy niedopłata, znajdują się w arkuszu 3, ze wskazaniem konkretnego dokumentu:

Na tej podstawie możesz zidentyfikować koszt. W SON na raporcie zarządzania, dokument kosztowy pojawiał się z kwotą, która była sumą pozycji dokumentu kosztowego. Nie była brana pod uwagę kwota do zapłaty np: 200 zł w kwocie kosztu, a do zapłaty zero. Na raporcie było wykazywane 200 zł.

W SON3 można zaznaczyć na dokumencie, czy występuje nadpłata, czy niedopłata. Dokument kosztowy pokazuje się po kwocie finalnej, uwzględniającej nadpłatę bądź niedopłatę.

  • Kolumna Operacje przeniesione do innych nieruchomości oraz Operacje, które przyszły z innych nieruchomości oznacza operacje, które zostały przeniesione do innych nieruchomości, na przykład w przypadku przeprowadzki najemcy. Operacje są przepisywane na podstawie daty zakwaterowania najemcy. Na przykład: najemca w mieszkaniu A mieszkał do 30 września, a od 1 października był już zakwaterowany w nowej nieruchomości.

    Jednak jeśli data zakwaterowania najemcy została ustawiona od 10 października, to wpłaty, które zrobił przed 10 października, mogły trafić jeszcze na saldo poprzedniej nieruchomości.

    Operacje mogły zostać też przeniesione ze względu na próbę opłacenia dokumentów. W SON3 jedna operacja może opłacać wiele nieruchomości/dokumentów ,w SON2 takich sytuacji nie było. Operacja mogła być przypisana tylko do 1 nieruchomości. SON dąży do wyrównania salda.  Aby wyrównać salda portfeli na 0, czasami podczas migracji mechanizm musiał przenosić operacje pomiędzy portfelami, aby opłacać nimi dokumenty, przez co operacja w SON2 związana z nieruchomością X, w SON3 może być związana z nieruchomością Y.

Dokładna rozpiska, o jakie operacje chodzi, znajduje się w arkuszu nr 4 o takiej samej nazwie jak nazwa kolumny

  • Kolumna Kaucje przeniesione do innych nieruchomości oraz Kaucje, które przyszły z innych nieruchomości oznacza to samo, co w przypadku przeniesionych operacji, a zestawienie przeniesionych kaucji znajduje się w arkuszu o tej samej nazwie:

  • Kolumna Operacje bez przypisanej nieruchomości oznacza, że są to operacje, które w SON2 nie były powiązane z żadną nieruchomością, a w SON3 zostały powiązane z którąś nieruchomością.
  • W kolumnie Kwota operacji technicznych dodanych w sekcji rozliczenia na karcie nieruchomości znajduje się informacja o operacjach technicznych, które zostały dodane na nieruchomości w SON2 i które muszą być zamienione na koszty, aby prawidłowo przenieść saldo do wersji trzeciej. Te operacje znajdują się w wersji testowej (SON3) w menu Finanse -> Operacje nieprzypisane. Dzięki temu można odnaleźć datę operacji oraz, co składa się na kwotę z kolumny w pliku. Są to operacje, które nie są związane z żadnym użytkownikiem, ale są związane z nieruchomością.
  • Kolumna Kwoty wynikające z dokumentów ze statusem „Rozliczono z kaucji”, opłaconych jednocześnie przez kaucję i saldo bieżące. W takim wypadku w SON2 mogło dochodzić do błędu w sekcji „Rozliczenia”, gdzie była widoczna kwota opłacenia wynikająca jedynie z części opłaconej przez kaucję. Czyli chodzi o sytuację, gdy najemca miał niedopłatę na saldzie i dokument został częściowo opłacony wpłatą najemcy, a częściowo z rozliczenia kaucji.
  • Kolumna Wpłaty z innych nieruchomości wliczone przez system (bez powiązania z dokumentem) oznacza, że nieruchomość otrzymała w SON3 wpłaty, które w SON2 należały do innych nieruchomości.

Dokładna rozpiska, o jakie operacje chodzi, znajduje się w arkuszu o takiej samej nazwie jak nazwa kolumny.


→ Kiedy to się dzieje: system SON3 przypisał automatycznie wpłatę do tej nieruchomości na podstawie historii zamieszkania najemcy, mimo że wpłata nie jest powiązana z żadnym dokumentem tej nieruchomości. W SON2 ta wpłata powiększała saldo innej nieruchomości.

→ Efekt na saldo: saldo w SON3 jest zawyżone o te kwoty — dlatego kolumna jest odejmowana w formule rozbieżności.

Kolumny w arkuszu:

    • ID nieruchomości (S3) — gdzie wpłata trafiła w SON3
    • ID nieruchomości w SON2 — skąd przyszła (son_estate_id)
    • ID operacji, Data, Kwota, ID najemcy, Numer dokumentu, Komentarz

  • Kolumna Wpłaty tej nieruchomości nie uwzględnione w saldzie S3 (bez powiązania z dokumentem) Oznacza, że nieruchomość miała w SON2 wpłaty, które zostały pominięte na saldzie  w SON3

Dokładna rozpiska, o jakie operacje chodzi, znajduje się w arkuszu o takiej samej nazwie jak nazwa kolumny.


→ Kiedy to się dzieje: wpłata nie została powiązana z żadnym dokumentem (FOD), więc system SON3 nie wiedział, do której nieruchomości ją zaliczyć — szukał w historii zamieszkania najemcy, ale nic nie znalazł (np. najemca już nie mieszka).

→ Efekt na saldo: saldo w SON3 jest zaniżone o te kwoty — kolumna jest dodawana do formuły.

Kolumny w arkuszu:

    • ID nieruchomości (SON2) — gdzie w SON2 była ta wpłata
    • ID operacji, Data, Kwota, ID najemcy
    • Gdzie trafiła w S3 — nazwa nieruchomości lub „nigdzie"
    • Komentarz

  • Kolumna Wpłaty tej nieruchomości z niekompletnym przypisaniem (część kwoty nie trafiły do żadnego salda w S3) oznacza, że nieruchomość miała w SON2 pełną wpłatę (np. 740 zł), a w SON3 tylko część kwoty została przypisana (np. 200 zł do innej nieruchomości, reszta „zniknęła").

Dokładna rozpiska, o jakie operacje chodzi, znajduje się w arkuszu o takiej samej nazwie jak nazwa kolumny


→ Kiedy to się dzieje: wpłata w SON3 została powiązana z dokumentem innej nieruchomości, ale kwota w powiązaniu jest mniejsza niż pełna wartość wpłaty. Pozostała część nie znajduje się w

saldzie żadnej nieruchomości.

→ Efekt na saldo: SON3 zaniża saldo tej nieruchomości — kolumna jest dodawana.

Kolumny w arkuszu:


    • ID nieruchomości (SON2)
    • ID operacji, Data
    • Kwota pełna (SON2)
    • Kwota przypisana w S3 (suma powiązań z dokumentami)
    • Kwota brakująca — różnica
    • Nieruchomości, do których trafiła część kwoty
    • ID najemcy, Komentarz

  • Kolumna Wpłaty z innych nieruchomości wyliczone przez system z niekompletnym przypisaniem (większa kwota w saldzie S3 niż w dokumentach) oznacza, że nieruchomość otrzymała w SON3 wpłatę z innej nieruchomości, ale w saldzie SON3 widnieje większa kwota niż to, co rzeczywiście było przypisane przez dokumenty.

Dokładna rozpiska, o jakie operacje chodzi, znajduje się w arkuszu o takiej samej nazwie jak nazwa kolumny


→ Kiedy to się dzieje: wpłata powiązana z dokumentem (np. kwotą 380 zł dla tej nieruchomości), ale w saldzie widoczna z pełną wartością operacji (np. 720 zł). Nadmiarowa część (340 zł) nie

ma pokrycia w dokumentach.

→ Efekt na saldo: SON3 zawyża saldo — kolumna jest odejmowana.

Kolumny w arkuszu:

    • ID nieruchomości (S3)
    • ID nieruchomości w SON2
    • ID operacji, Data
    • Kwota pełna, Kwota w saldzie S3, Kwota w dokumentach (powiązania dla tej nieruchomości)
    • Kwota nadmiarowa — różnica
    • ID najemcy, Komentarz

  • Kolumna: Kwoty opłacone z kaucji dla częściowo opłaconych dokumentów (inaczej uwzględnione w SON2 a w S3) oznacza, że nieruchomość ma dokumenty typu „Rozliczenie z kaucji" (NOTY), które zostały częściowo opłacone z kaucji (kaucja nie starczyła na pełną kwotę dokumentu).

Dokładna rozpiska, o jakie operacje chodzi, znajduje się w arkuszu o takiej samej nazwie jak nazwa kolumny


→ Kiedy to się dzieje: w SON2 istniał błąd — dokument częściowo opłacony z kaucji pojawiał się na karcie nieruchomości z kwotą rzeczywiście opłaconą z kaucji (jako pozycja dodatnia). W SON3 widok wlicza pełne operacje tego dokumentu (ujemne), co daje różnicę w saldzie.

→ Warunek: kolumna liczy tylko dokumenty, w których rozbicie na „opłaconą z kaucji" i „niedopłatę" istnieje w systemie (są osobne operacje na obie części). Jeśli dokument ma tylko jedną operację reprezentującą wszystko — nie jest brany pod uwagę (bo tam bug SON2 nie występował).

→ Efekt na saldo: saldo w SON3 jest zawyżone o kwotę opłaconą z kaucji — kolumna jest odejmowana w formule rozbieżności.

→ Arkusz: „Dok. częściowo opł. z kaucji"

Kolumny:

    • ID nieruchomości — gdzie dokument jest
    • ID dokumentu — identyfikator w systemie
    • Numer dokumentu — np. „1/NOTA/09/2022"
    • Suma brutto — pełna kwota dokumentu
    • Kwota opłacona z kaucji — ile faktycznie zostało pokryte z kaucji
    • Pozostało do zapłaty — różnica (niedopłata)
    • Data wystawienia — data dokumentu

→ Przykład:

Dokument 2/NOTA/03/2026 na kwotę 3 766,80 zł. Kaucja pokryła tylko 2 954,19 zł, do zapłaty pozostało 812,61 zł. W SON2 na karcie nieruchomości dokument pojawił się jako wpłata +2 954,19 zł. W SON3 widok wliczył pełne operacje (-3 766,80 zł). Różnica 2 954,19 zł jest wykazana w tej kolumnie jako kompensacja tej niezgodności.


Po analizie powyższych saldo powinno być zgodne. Jeśli nie jesteś w stanie odnaleźć np. wszystkich operacji technicznych, możesz zastosować sposób "na piechotę" czyli: otworzyć SON 2 oraz SON 3, daną nieruchomość na sekcji Rozliczenia i zacząć analizę od najstarszych operacji. Warto sprawdzać salda na początek na koniec każdego roku. Jeśli jest zgodne, przejdź do kolejnego. Jeżeli jest niezgodne, to trzeba zawęzić okresy, na przykład sprawdź saldo na koniec czerwca. Jeżeli w czerwcu się nie zgadza, to sprawdzić na koniec marca itp., aż znajdzie się okres, w którym występuje pierwsza rozbieżność.

→ AKTUALIZACJA DAT DOSTĘPNOŚCI POMIESZCZEŃ

W SON2 data dotycząca dostępności pomieszczenia ustawiała się zawsze na dzień kolejny po zakończeniu należności przyszłej najemcy, który był zakwaterowany w danym pomieszczeniu.

Po przeniesieniu do SON3 ta data musiała zostać zaktualizowana, ponieważ w przypadku przełożenia umowy system nie widział tego pomieszczenia, ponieważ była ona wysunięta po roku dnia kolejnego. Ze względu na to, że zakwaterowanie oraz rozliczenie liczników odbywa się w nowej wersji co do minuty, data musiała zostać zaktualizowana, aby płynnie móc zrobić przedłużenie umowy, nie "tracąc" godzin zakwaterowania najemcy. Co ma ogromne znaczenie przy rozliczeniu liczników.

→ LISTA OPERACJI FINANSOWYCH, DO KTÓRYCH NIE UDAŁO SIĘ PRZYPISAĆ UMOWY

Jest to lista operacji, które nie mogły zostać przypisane do żadnej nieruchomości. Na przykład, gdy najemcy został wystawiony dokument, a najemca nie był nigdzie zakwaterowany. Lub miał lukę między zakwaterowaniami, albo przenosił się między nieruchomościami. System nie wiedział, do której z nich przypisać daną operację.

→ LISTA USUNIĘTYCH UŻYTKOWNIKÓW, DLA KTÓRYCH EMAIL SIĘ POWTARZA LUB REZERWACJI BEZ WPISU Z ZAKWATEROWANIEM LUB TYP UŻYTKOWNIKA - REZERWACJA BEZ REZERWACJI Z SON2

  • Są to użytkownicy, którzy w SON zostali dodani 2x. Aby zweryfikować listę, należy wejść w Użytkownicy -> Status: Wszystkie. Zwykle jedno z tych kont jest już nieaktywne. Usuwane są konta nieaktywne. W SON3 użytkownik może być dodany tylko raz pod tym samym adresem e-mail.
  • lub jest to dodana rezerwacja bez przypisanej nieruchomości. Taka rezerwacja również jest usuwana.

→  AKTUALIZACJA PORTFELI

ℹ️ Czym jest portfel w SON3?

Plik informacyjny. Po imporcie do nowej wersji następuje przypisanie wszystkich operacji finansowych do konkretnych dokumentów. Tego w wersji poprzedniej nie było, i dokumenty zawsze przepisywały się dynamicznie; teraz jest to statyczne. Dzięki czemu można ustalić zawsze, że dana operacja opłaca konkretny dokument. Użytkownik też może to ręcznie zmieniać, poprzez edycję operacji przychodowej.

  • Przeniesienie operacji między portfelami - operacje są przeniesione między portfelami, aby wyrównać salda portfeli.

  • Brak możliwości aktualizacji portfeli dla użytkownika (najemcy). Oznacza to, że nie było możliwości przeniesienia z jednego portfela do drugiego operacji, aby wyrównać saldo:

    - Albo salda portfeli są równe 0,

    - Albo w jednym z portfeli wszystkie operacje coś opłacają, więc nie da się ich przenieść do innego portfela

→  SALDO NIEOPŁACONYCH DOKUMENTÓW Z KAUCJI

Plik informacyjny.

W dość rzadkim przypadku, dla dokumentów z 2017 i 2018 roku ze sposobem płatności "Rozliczono z kaucji", mogło się zdarzyć tak, że większa kwota została opłacona z kaucji w stosunku do tego, ile rzeczywiście kaucji było na karcie najemcy.

W takim przypadku, po przenosinach, te dokumenty nie są już opłacone z kaucji w pełni, tylko zostają opłacone z częściowo z innych operacji na karcie danego najemcy.

→ LISTA OPERACJI, KTÓRA OPŁACA ELEMENT NA INNY PORTFEL, NIŻ JEST PRZYPISANA DO PORTFELA

Wymagane ręczne działanie użytkownika.

Taki komunikat powstaje, gdy najemcy/właścicielowi/kontrahentowi zmienił się numer konta do wpłat. Nowy dokument wystawił się już w nowym portfelu (z nowym numerem konta), ale wplata wpłynęła jeszcze na poprzedni numer konta. W przypadku tego komunikatu wymagane jest działanie użytkownika i ręczne przeksięgowanie operacji na prawidłowy portfel już w SON3.


→ LISTA DOKUMENTÓW, DO KTÓRYCH NIE UDAŁO SIĘ PRZYPISAĆ UMOWY

Plik informacyjny.

Taki komunikat pojawia się w sytuacji, gdy najemcy został wystawiony dokument, lecz najemca nie był nigdzie zakwaterowany. Czyli dokument nie jest przypisany do żadnej nieruchomości.


→ LISTA OPERACJI FINANSOWYCH, DO KTÓRYCH NIE UDAŁO SIĘ PRZYPISAĆ UMOWY

Plik informacyjny.

Taki komunikat pojawia się w sytuacji, gdy najemca wpłacił lub została dodana operacja na jego karcie, lecz najemca nie był nigdzie zakwaterowany. Czyli operacja nie jest przypisany do żadnej nieruchomości.


→ LISTA NALEŻNOŚCI, DO KTÓRYCH NIE UDAŁO SIĘ PRZYPISAĆ UMOWY

Plik informacyjny.

Taki komunikat pojawia się, gdy najemcy została dodana należność przyszła, ale najemca nie był powiązany z żadną nieruchomością


Czy artykuł odpowiedział na Twoje pytanie? Dziękujemy za opinię Wystąpił problem z przesłaniem opinii. Prosimy spróbować ponownie później.

Nadal potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami Skontaktuj się z nami