Wyjaśnienie komunikatów powstałych przy przenosinach do nowej wersji

Po migracji na wersję testową mogą pojawić się jeden lub kilka komunikatów. Jest to sygnał dla Ciebie, aby zwrócić uwagę na konkretne aspekty w SON2, przed ostatecznym przeniesieniem konta do nowej wersji.

→ LISTA NIERUCHOMOŚCI, DLA KTÓRYCH SALDO NIE ZGADZA SIĘ Z SALDEM Z SON2

Oznacza, że saldo nieruchomości po przeniesieniu do nowej wersji różni się od tego, które jest w SON2. Może być kilka przyczyn, które należy przeanalizować:

ręcznie dodana operacja w SON2 na karcie nieruchomości w sekcji rozliczenia
koszt przypisany do kilku nieruchomości. Po przeniesieniu do nowej wersji taki koszt jest dzielony na kilka kosztów dla każdej nieruchomości oddzielnie. Z takiego podziału mogą wynikać drobne różnice w kwotach
koszt przypisany do nieruchomości zarządzanej, ale z płatnością oznaczoną "po naszej stronie" lub "do ustalenia", a nie "po stronie właściciela". Taki koszt domyślnie pojawia się w sekcji rozliczenia. Można wyłączyć jego widoczność w menu Koszty:
Dokumenty kosztowe, których kwota „Do zapłaty” jest różna, niż suma kosztu. Np. Koszt na 200 zł, a kwota do zapłaty 50. W rozliczeniach na karcie nieruchomości pojawiała się kwota 200 zł, mimo że do zapłaty było rzeczywiście 200 zł. W SON3 została zmieniona logika i taki koszt pojawi się w sekcji rozliczenia z kwotą zapłaconą (czyli na 50 zł), bo tyle rzeczywiście zostało przesłane.
Czasami błędy w saldzie mogą wynikać z nietypowego przypisania operacji przychodowej, przez brak wystarczającej walidacji w SON2. Np. Operacja na 1000 zł została rozdzielona na 2 najemców z dwóch różnych nieruchomości, lub nawet dwóch różnych oddziałów). Wtedy operacja trafia do Finanse/Operacje nieprzypisane trzeba ją przypisać ponownie, poprawnie.

🗂Jeśli ten komunikat się pojawił, otrzymasz plik z zestawieniem i podziałem poszczególnych parametrów na arkusze.

W pierwszym arkuszu Saldo nieruchomości znajduje się informacja, jakie operacje powodują różnice w saldzie (ogólne informacje). Wyszczególnienie znajduje się w kolejnych arkuszach (zakładkach). W tym arkuszu przeprowadź analizę, co się nie zgadza i gdzie szukać dalszych informacji. Kolumny zostały opisane tak, aby naprowadzać na kolejne elementy:

ID nieruchomości, Saldo SON2, Saldo SON3 - to pierwsza wskazówka, że występuje rozbieżność. Kolejne komuny precyzują miejsce występowania niezgodności.

Ostatnia kolumna Rozbieżność salda końcowa - jest tak naprawdę najistotniejszą kolumną, która określa, czy rozbieżności są uzasadnione np. przeksięgowaniem operacji (z jednej nieruchomości do innej np. w przypadku przeprowadzki najemcy).

Kolumna: Saldo nieopł. dokumentów z kaucji. Jeśli tutaj występuje niezgodność, przejdź do zakładki, do arkusza drugiego o tej samej nazwie.

Tu będziesz mieć wskazanie, które dokumenty powodują taką rozbieżność. Możesz odnaleźć po ID nieruchomości:

np. dokument oznaczony jako opłacony z kaucji, jednak kwota kaucji była niewystarczająca, żeby go opłacić. Przykładowo: dokument na kwotę 1035 zł,a kaucji było wpłacone wyłącznie 1000 zł.

W związku z tym 35 zł z tego dokumentu nie zostało opłacone.

Kolumna Suma dokumentów nieuwzgl. w SON2 oznacza, że dokumenty wymienione w tej kolumnie nie zostały uwzględnione w saldzie nieruchomości SON2 (a powinny).

Wyszczególnienie operacji/dokumentów znajduje się w arkuszu nr 6:

Kolumna Rozbieżność sum kosztów w SON3 oznacza
Kolumna Dokumenty kosztowe, których kwota „Do zapłaty” jest różna, niż suma kosztu oznacza, że dodany w SON 2 dokument kosztowy w polu do zapłaty miał inną kwotę, niż suma pozycji danego dokumentu. W tej kolumnie wykazana jest rozbieżność. Natomiast szczegóły, czy występowała nadpłata, czy niedopłata, znajdują się w arkuszu 3, ze wskazaniem konkretnego dokumentu:

Na tej podstawie możesz zidentyfikować koszt. W SON na raporcie zarządzania, dokument kosztowy pojawiał się z kwotą, która była sumą pozycji dokumentu kosztowego. Nie była brana pod uwagę kwota do zapłaty np: 200 zł w kwocie kosztu, a do zapłaty zero. Na raporcie było wykazywane 200 zł.

W SON3 można zaznaczyć na dokumencie, czy występuje nadpłata, czy niedopłata. Dokument kosztowy pokazuje się po kwocie finalnej, uwzględniającej nadpłatę bądź niedopłatę.

Kolumna Operacje przeniesione do innych nieruchomości oraz Operacje, które przyszły z innych nieruchomości oznacza operacje, które zostały przeniesione do innych nieruchomości, na przykład w przypadku przeprowadzki najemcy. Operacje są przepisywane na podstawie daty zakwaterowania najemcy. Na przykład: najemca w mieszkaniu A mieszkał do 30 września, a od 1 października był już zakwaterowany w nowej nieruchomości.

Jednak jeśli data zakwaterowania najemcy została ustawiona od 10 października, to wpłaty, które zrobił przed 10 października, mogły trafić jeszcze na saldo poprzedniej nieruchomości.

Operacje mogły zostać też przeniesione ze względu na próbę opłacenia dokumentów. W SON3 jedna operacja może opłacać wiele nieruchomości/dokumentów ,w SON2 takich sytuacji nie było. Operacja mogła być przypisana tylko do 1 nieruchomości. SON dąży do wyrównania salda. Aby wyrównać salda portfeli na 0, czasami podczas migracji mechanizm musiał przenosić operacje pomiędzy portfelami, aby opłacać nimi dokumenty, przez co operacja w SON2 związana z nieruchomością X, w SON3 może być związana z nieruchomością Y.

Dokładna rozpiska, o jakie operacje chodzi, znajduje się w arkuszu nr 4 o takiej samej nazwie jak nazwa kolumny

Kolumna Kaucje przeniesione do innych nieruchomości oraz Kaucje, które przyszły z innych nieruchomości oznacza to samo, co w przypadku przeniesionych operacji, a zestawienie przeniesionych kaucji znajduje się w arkuszu o tej samej nazwie:

Kolumna Operacje bez przypisanej nieruchomości oznacza, że są to operacje, które w SON2 nie były powiązane z żadną nieruchomością, a w SON3 zostały powiązane z którąś nieruchomością.
W kolumnie Kwota operacji technicznych dodanych w sekcji rozliczenia na karcie nieruchomości znajduje się informacja o operacjach technicznych, które zostały dodane na nieruchomości w SON2 i które muszą być zamienione na koszty, aby prawidłowo przenieść saldo do wersji trzeciej. Te operacje znajdują się w wersji testowej (SON3) w menu Finanse -> Operacje nieprzypisane. Dzięki temu można odnaleźć datę operacji oraz, co składa się na kwotę z kolumny w pliku. Są to operacje, które nie są związane z żadnym użytkownikiem, ale są związane z nieruchomością.
Kolumna Kwoty wynikające z dokumentów ze statusem „Rozliczono z kaucji”, opłaconych jednocześnie przez kaucję i saldo bieżące. W takim wypadku w SON2 mogło dochodzić do błędu w sekcji „Rozliczenia”, gdzie była widoczna kwota opłacenia wynikająca jedynie z części opłaconej przez kaucję. Czyli chodzi o sytuację, gdy najemca miał niedopłatę na saldzie i dokument został częściowo opłacony wpłatą najemcy, a częściowo z rozliczenia kaucji.

Po analizie powyższych saldo powinno być zgodne. Jeśli nie jesteś w stanie odnaleźć np. wszystkich operacji technicznych, możesz zastosować sposób "na piechotę" czyli: otworzyć SON 2 oraz SON 3, daną nieruchomość na sekcji Rozliczenia i zacząć analizę od najstarszych operacji. Warto sprawdzać salda na początek na koniec każdego roku. Jeśli jest zgodne, przejdź do kolejnego. Jeżeli jest niezgodne, to trzeba zawęzić okresy, na przykład sprawdź saldo na koniec czerwca. Jeżeli w czerwcu się nie zgadza, to sprawdzić na koniec marca itp., aż znajdzie się okres, w którym występuje pierwsza rozbieżność.

→ LISTA USUNIĘTYCH UŻYTKOWNIKÓW, DLA KTÓRYCH EMAIL SIĘ POWTARZA LUB REZERWACJI BEZ WPISU Z ZAKWATEROWANIEM LUB TYP UŻYTKOWNIKA - REZERWACJA BEZ REZERWACJI Z SON2

Są to użytkownicy, którzy w SON zostali dodani 2x. Aby zweryfikować listę, należy wejść w Użytkownicy -> Status: Wszystkie. Zwykle jedno z tych kont jest już nieaktywne. Usuwane są konta nieaktywne. W SON3 użytkownik może być dodany tylko raz pod tym samym adresem e-mail.
lub jest to dodana rezerwacja bez przypisanej nieruchomości. Taka rezerwacja również jest usuwana.

→ AKTUALIZACJA PORTFELI

ℹ️ Czym jest portfel w SON3?

Plik informacyjny. Po imporcie do nowej wersji następuje przypisanie wszystkich operacji finansowych do konkretnych dokumentów. Tego w wersji poprzedniej nie było, i dokumenty zawsze przepisywały się dynamicznie; teraz jest to statyczne. Dzięki czemu można ustalić zawsze, że dana operacja opłaca konkretny dokument. Użytkownik też może to ręcznie zmieniać, poprzez edycję operacji przychodowej.

Przeniesienie operacji między portfelami - operacje są przeniesione między portfelami, aby wyrównać salda portfeli.
Brak możliwości aktualizacji portfeli dla użytkownika (najemcy). Oznacza to, że nie było możliwości przeniesienia z jednego portfela do drugiego operacji, aby wyrównać saldo:

- Albo salda portfeli są równe 0,

- Albo w jednym z portfeli wszystkie operacje coś opłacają, więc nie da się ich przenieść do innego portfela

→ SALDO NIEOPŁACONYCH DOKUMENTÓW Z KAUCJI

Plik informacyjny.

W dość rzadkim przypadku, dla dokumentów z 2017 i 2018 roku ze sposobem płatności "Rozliczono z kaucji", mogło się zdarzyć tak, że większa kwota została opłacona z kaucji w stosunku do tego, ile rzeczywiście kaucji było na karcie najemcy.

W takim przypadku, po przenosinach, te dokumenty nie są już opłacone z kaucji w pełni, tylko zostają opłacone z częściowo z innych operacji na karcie danego najemcy.

→ LISTA OPERACJI, KTÓRA OPŁACA ELEMENT NA INNY PORTFEL, NIŻ JEST PRZYPISANA DO PORTFELA

Wymagane ręczne działanie użytkownika.

Taki komunikat powstaje, gdy najemcy/właścicielowi/kontrahentowi zmienił się numer konta do wpłat. Nowy dokument wystawił się już w nowym portfelu (z nowym numerem konta), ale wplata wpłynęła jeszcze na poprzedni numer konta. W przypadku tego komunikatu wymagane jest działanie użytkownika i ręczne przeksięgowanie operacji na prawidłowy portfel już w SON3.