Jak zamknąć miesiąc w SON?
Gdy przekażesz księgowej dokumenty za miniony miesiąc, zamknij ten miesiąc w SON. Blokada nie pozwoli wtedy zmienić, usunąć ani dodać dokumentu z datą wystawienia w zamkniętym miesiącu, więc księgowa i SON mają tę samą wersję dokumentów. SON ma dwie osobne blokady: dla dokumentów finansowych w menu Finanse i dla kosztów w menu Koszty. Każdą włączasz i ustawiasz niezależnie.
W tym artykule dowiesz się:
- Jak działa zamknięcie miesiąca
- Jak zamknąć miesiąc dla faktur i innych dokumentów finansowych
- Jak zamknąć miesiąc dla kosztów
- Co zrobisz z dokumentem w zamkniętym miesiącu
- Jak wyłączyć zamknięcie miesiąca
Jak działa zamknięcie miesiąca?
Obie blokady dzielą miesiące na trzy grupy:
- Bieżący miesiąc i miesiące przyszłe: dokumenty zmienisz bez ograniczeń.
- Poprzedni miesiąc: dokumenty zmienisz tylko do dnia, który ustawisz w blokadzie.
- Starsze miesiące: są zawsze zamknięte.
O tym, do którego miesiąca należy dokument, decyduje jego data wystawienia. Jako dzień blokady ustaw dzień, w którym zwykle przekazujesz dokumenty księgowej. Jak przygotować te dokumenty, opisuje artykuł Jak przygotować dokumenty dla księgowej w SON?
Jak zamknąć miesiąc dla faktur i innych dokumentów finansowych?
Blokada w menu Finanse obejmuje faktury, noty księgowe, operacje finansowe i dokumenty KP/KW.
Aby ją włączyć:
- Przejdź do menu Finanse i otwórz zakładkę Ustawienia, a w niej Ogólne.
- W sekcji Zamknięcie miesiąca kliknij Włącz.
- W polu Blokowanie od wpisz dzień bieżącego miesiąca, od którego poprzedni miesiąc ma być zamknięty. SON podstawia 1.
- Kliknij Zapisz na dole strony.
Przykład: jeśli wpiszesz 10, dokumenty z października poprawisz do 9 listopada. Od 10 listopada październik jest zamknięty.
Jak zamknąć miesiąc dla kosztów?
Blokada w menu Koszty obejmuje dodawanie, zmienianie i usuwanie kosztów. Niezależnie od blokady oznaczysz koszt jako opłacony albo nieopłacony, także w zamkniętym miesiącu.
Aby ją włączyć:
- Przejdź do menu Koszty i otwórz zakładkę Ustawienia, a w niej Ogólne.
- W sekcji Zamknięcie miesiąca kliknij Włącz.
- W polu Poprzedni miesiąc można edytować do … dnia bieżącego miesiąca wpisz ostatni dzień, w którym koszty z poprzedniego miesiąca mają być otwarte. SON podstawia 1.
- Kliknij Zapisz na dole strony.
Przykład: jeśli wpiszesz 10, koszty z października poprawisz do 10 listopada włącznie. Od 11 listopada październik jest zamknięty.
Ten sam dzień działa w obu blokadach inaczej. W menu Finanse wpisujesz dzień, od którego miesiąc jest zamknięty, a w menu Koszty ostatni dzień, w którym jest jeszcze otwarty. Przy tej samej liczbie koszty zamkną się dzień później niż faktury.
Co zrobisz z dokumentem w zamkniętym miesiącu?
Faktury i inne dokumenty finansowe:
- W menu przy dokumencie nie ma pozycji Edytuj, Edycja typów pozycji i rabatu ani Usuń.
- Nadal wystawisz korektę i utworzysz podobny dokument. Oba dostaną datę wystawienia z bieżącego miesiąca, bo kalendarz nie pozwala wybrać daty w zamkniętym miesiącu. Tak samo działa nowy dokument dodany przyciskiem + Dokument.
- Nadal wyślesz i pobierzesz dokument oraz rozliczysz go z wpłatą.
- Gdy usuwasz kilka dokumentów naraz, SON usunie dokumenty z otwartych miesięcy, a dokumenty z zamkniętego miesiąca zostawi. Pokaże wtedy komunikat, na przykład „Jeden z wybranych dokumentów nie może zostać usunięty, ponieważ jego data wystawienia jest wcześniejsza niż bieżący miesiąc.”
- Przy próbie zmiany operacji finansowej z zamkniętego miesiąca SON pokazuje komunikat „W menu Finanse/Ustawienia została włączona blokada operacji i dokumentów starszych niż bieżący miesiąc. Skontaktuj się z osobą mającą dostęp do tego menu, aby chwilowo wyłączyła blokadę.”
Koszty:
- Menu przy koszcie wygląda tak samo jak przy koszcie z otwartego miesiąca. Formularz kosztu z zamkniętego miesiąca otwiera się jednak tylko do odczytu, z komunikatem „Możliwość edycji, usuwania i dodawania kosztów z datą wystawienia starszą niż bieżący miesiąc została zablokowana.”
- Nie zapiszesz nowego kosztu, podobnego kosztu ani korekty z datą wystawienia w zamkniętym miesiącu. Pod polem Data wystawienia pojawi się komunikat „Nie można dodać kosztu z datą wystawienia starszą niż bieżący miesiąc”. Korektę kosztu z zamkniętego miesiąca zapiszesz z datą z bieżącego miesiąca.
- Pozycja Usuń jest w menu przy koszcie, ale kosztu z zamkniętego miesiąca nie usuniesz. Po potwierdzeniu SON pokaże komunikat o blokadzie, a koszt zostanie na liście. Gdy usuwasz kilka kosztów naraz, SON usunie koszty z otwartych miesięcy, a koszty z zamkniętego miesiąca zostawi.
- Koszt nadal oznaczysz jako zapłacony z menu przy koszcie.
Gdy musisz poprawić dokument z zamkniętego miesiąca, wyłącz blokadę, wprowadź poprawkę i włącz blokadę ponownie. Pamiętaj, że księgowa ma wtedy inną wersję dokumentu niż SON, więc przekaż jej poprawiony dokument.
Jak wyłączyć zamknięcie miesiąca?
W sekcji Zamknięcie miesiąca kliknij Wyłącz, a potem Zapisz. Dokumenty ze wszystkich miesięcy znowu zmienisz bez ograniczeń. W ustawieniach kosztów SON zapamiętuje ustawiony dzień i podstawi go po ponownym włączeniu blokady.