Jak dodać koszt mieszkania w SON?

Fakturę za nieruchomość, na przykład od hydraulika za naprawę kranu, dodajesz w SON jako koszt. Koszt przypisujesz do nieruchomości, więc widać go na jej karcie. Opłacony koszt nieruchomości zarządzanej trafia też do raportu zarządzania dla właściciela.

W tym artykule dowiesz się:

• Kto jest beneficjentem, a kto płatnikiem kosztu
• Jak dodać koszt
• Jak oznaczyć koszt jako opłacony

Kto jest beneficjentem, a kto płatnikiem kosztu?

Beneficjent kosztu to wystawca faktury, czyli ten, kto dostaje pieniądze. Płatnik kosztu to ten, czyimi pieniędzmi opłacasz fakturę. W nieruchomości zarządzanej przelew może zlecić zarządca, ale z pieniędzy właściciela, więc płatnikiem jest właściciel.

• Faktura od hydraulika za nieruchomość zarządzaną: beneficjentem jest hydraulik, a płatnikiem właściciel nieruchomości.
• Faktura za prąd w mieszkaniu własnym albo podnajmowanym: beneficjentem jest dostawca prądu, a płatnikiem oddział.

Fakturę za usługę albo towar dodajesz jako koszt z typem Obciążeniowy. Typ Uznaniowy wybierasz, gdy pieniądze wpływają na nieruchomość, na przykład przy odszkodowaniu od ubezpieczyciela. Wpłatę właściciela na saldo nieruchomości opisuje artykuł FAQ - Jak odnotować wpłatę właściciela na zasilenie salda mieszkania?

Jak dodać koszt?

Koszt dodasz w module Koszty albo na karcie nieruchomości, w zakładce Koszty → Przegląd. W obu miejscach otwiera się ten sam formularz.

Krok 1. Faktura i nieruchomość

1. Przejdź do Koszty → Lista i kliknij Koszt. Pojawi się okno Dokument kosztowy (dodawanie) z zaznaczonym typem Obciążeniowy.
2. W polu Numer / nazwa kosztu wpisz numer faktury, na przykład „FV/HYD/11/2026”.
3. Popraw według faktury pola Data wystawienia, Data sprzedaży i Termin płatności. SON wpisuje w nie dzisiejszą datę i domyślny termin.
4. Na liście Beneficjent wybierz wystawcę faktury. Jeśli go nie ma, kliknij ikonę plusa obok listy, wpisz dane w oknie Dodaj beneficjenta i kliknij Utwórz. SON wybierze nowego beneficjenta na liście. Przy firmie wybierz Osoba prawna / firma, wpisz NIP i kliknij firmę w podpowiedzi pod polem. SON sam uzupełni nazwę firmy i adres.
5. Na liście Płatnik kosztu wybierz właściciela nieruchomości albo Oddział. Lista pokazuje tylko tych właścicieli, którzy mają na karcie włączoną opcję Właściciel wystawcą dokumentów.
6. W sekcji Przypisanie kosztu zostaw Do nieruchomości i wybierz nieruchomość z listy. Gdy płatnikiem jest właściciel, lista pokazuje tylko jego nieruchomości zarządzane. Koszt firmy bez związku z nieruchomością, na przykład ratę leasingu, przypiszesz w zakładce Inne przypisanie. Wpisz nazwę, na przykład „Leasing samochodu”, i naciśnij Enter. Przy kolejnym koszcie wybierzesz ją z listy.

Krok 2. Sposób opłacenia

1. W sekcji Sposób opłacenia kosztu wybierz Przelew, Gotówka, Karta albo Inny sposób. Opcja Gotówka jest tylko wtedy, gdy płatnikiem jest oddział. Jeśli wpisujesz koszt tylko do ewidencji i nie eksportujesz go do banku, wybierz Inny sposób. Przy tej opcji nie podajesz numerów kont.
2. Jeśli płacisz przelewem, sprawdź oba numery kont. SON wpisuje konto płatnika, a konto wystawcy wtedy, gdy wystawca ma w SON jeden numer.
3. Jeśli lista z kontem wystawcy jest pusta, dodaj jego numer:
   1. Kliknij ikonę plusa obok listy, a w oknie Dodaj portfel/numer konta kliknij Numer konta.
   2. Wpisz numer w polu Numer konta do wpłat i nazwę w polu Nazwa, na przykład nazwisko hydraulika.
   3. Kliknij Dodaj, a potem Zamknij.
   4. Wybierz nowy numer na liście.
4. Jeśli faktura jest już zapłacona, przy opcji Koszt opłacony? ustaw włącz i wpisz datę zapłaty. Przy przelewie wpisujesz ją w polu Zapłacone w całości, a przy pozostałych opcjach w polu Data opłacenia kosztu.

Przy opcjach Gotówka, Karta i Inny sposób SON od razu włącza opcję Koszt opłacony? i pokazuje pole Data opłacenia kosztu. Jeśli faktura czeka na zapłatę, ustaw wyłącz. Przy gotówce wybierasz też kasę w polu Nazwa rejestru, a SON powinien wystawić z niej dowód wypłaty KW. Dowody KW opisuje artykuł Jak wystawić KP i KW w SON?

Krok 3. Pozycje faktury

1. W sekcji Pozycje na dokumencie kliknij Dodaj pozycję do dokumentu.
2. W polu Nazwa produktu lub usługi wpisz, za co jest faktura, na przykład „Naprawa kranu w łazience”. Na liście Typ kosztu wybierz kategorię wydatku, na przykład 204 Usługi napraw (materiały i robocizna). Typ z pierwszej pozycji SON wpisze też w kolejnych pozycjach, w których typ jest pusty.
3. W polu Cena jedn. wpisz kwotę netto z faktury i wybierz Stawka VAT. Jeśli faktura podaje ceny brutto, najpierw w nagłówku kolumny Cena jedn. zmień netto na brutto. SON wyliczy Suma VAT, Suma brutto i kwotę Razem.

4. Opcjonalnie: Żeby dołączyć skan faktury, przy opcji Chcesz dodać załącznik do kosztu? ustaw włącz. Wybierz plik i kliknij Wgraj 1 plik.
5. Kliknij Zapisz.

Koszt pojawi się na liście w Koszty → Lista i na karcie nieruchomości w zakładce Koszty → Przegląd. Nieopłacony koszt ma w kolumnie Opłacono 0,00 PLN i żółte tło wiersza. Gdy koszt ma załącznik, kolumna Załączniki pokazuje Zobacz (1).

Jak oznaczyć koszt jako opłacony?

Jeśli przy dodawaniu kosztu przełącznik Koszt opłacony? był wyłączony, opłatę oznaczysz po zapłaceniu faktury. Zrobisz to na liście kosztów w module Koszty albo na karcie nieruchomości.

1. W wierszu kosztu kliknij ikonę trzech kropek.
2. Wybierz Oznacz jako zapłacone w całości w dniu dzisiejszym albo Oznacz jako zapłacone w całości w dniu daty terminu płatności.

Kolumna Opłacono pokaże kwotę kosztu, a kolumna Data opłacenia wybraną datę. Wiersz nie ma już żółtego tła.

Kilka kosztów oznaczysz naraz w Koszty → Lista. Zaznacz je na liście, kliknij Akcje i wybierz jedną z tych dwóch opcji.

Koszty płacone przelewem możesz też wyeksportować do banku. Kroki opisuje artykuł Dokumenty kosztowe.