Jak ustawić należność przyszłą za zarządzanie?

Należność przyszła za zarządzanie co miesiąc sama wylicza Twoje wynagrodzenie i wystawia właścicielowi fakturę za zarządzanie. Może też stworzyć dokument z nadwyżką dla właściciela i raport zarządzania. Nadwyżka to pieniądze, które zostają z wpłat najemców po opłaceniu kosztów nieruchomości. Tę kwotę przelewasz właścicielowi. Należność dodajesz raz na karcie właściciela.

Zanim zaczniesz, sprawdź, czy:

• masz plan Premium,
• właściciel ma włączoną opcję Właściciel wystawcą dokumentów. Opisuje ją artykuł Jak włączyć opcję „Właściciel wystawcą dokumentów” w SON?
• nieruchomość jest zarządzana i ma ustawione wynagrodzenie. Opisuje to artykuł Jak ustawić nieruchomość zarządzaną i wynagrodzenie za zarządzanie?

W tym artykule dowiesz się:

• Jak dodać należność przyszłą za zarządzanie
• Za jaki okres wystawiać dokumenty
• Jaki sposób płatności wybrać
• Co ustawisz w części o fakturze za zarządzanie
• Co ustawisz w części o dochodzie właściciela
• Co ustawisz w części o raporcie zarządzania
• Kiedy dodać dwie należności za zarządzanie

Jak dodać należność przyszłą za zarządzanie?

1. Kliknij Właściciele w menu, a potem nazwę właściciela. Pojawi się karta właściciela.
2. W zakładce Rozliczenia wobec oddziału kliknij podzakładkę Należności przyszłe za zarządzanie.
3. Kliknij + Należność przyszła. Pojawi się formularz Należność przyszła za zarządzanie (dodawanie).

4. W polu Nazwa zostaw nazwę podpowiedzianą przez SON albo wpisz własną.
5. W polu Moment, w którym ma się wygenerować należność przyszła wpisz dzień miesiąca, w którym należność ma się wygenerować. W polu Liczony od wybierz, czy dzień liczysz od początku, czy od końca miesiąca.
6. W polu Początek wybierz datę początku należności. W polu Koniec wybierz datę końca albo zaznacz Bezterminowo. Zwykle to okres umowy o zarządzanie.
7. Wpisz Termin płatności w dniach i wybierz Sposób płatności.
8. W sekcji Wystaw dokumenty w ramach zarządzania za okres wybierz Bieżący, Poprzedni albo Okres własny.

9. W polu Pozycja wybierz nieruchomości właściciela, za które naliczasz wynagrodzenie.
10. Ustaw części o fakturze, dochodzie właściciela i raporcie według sekcji niżej.
11. Kliknij Zapisz.

Należność pojawi się na liście w podzakładce Należności przyszłe za zarządzanie.

Gotowe ustawienia możesz zapisać przyciskiem Zapisz szablon przy polu Nazwa. U kolejnego właściciela wybierzesz ten szablon w polu Szablon.

Za jaki okres wystawiać dokumenty?

Okres wybierasz w sekcji Wystaw dokumenty w ramach zarządzania za okres:

• Bieżący - ten sam, w którym wystawiane są dokumenty,
• Poprzedni,
• Okres własny: zakres dni ustawiasz sam. W polu Od dnia poprzedniego miesiąca wpisz dzień początku, a w polu Do dnia bieżącego miesiąca dzień końca, np. od 15. do 14. dnia. Wybierz go, gdy okres rozliczenia w umowie z właścicielem nie pokrywa się z miesiącem kalendarzowym.

Najczęściej zarządca rozlicza zarządzanie za poprzedni miesiąc, po jego zamknięciu. Wtedy wpłaty najemców i koszty z tego miesiąca są już w SON, więc faktura, raport i kwota do wypłaty dla właściciela się zgadzają.

Jaki sposób płatności wybrać?

Sposób płatności dotyczy faktury za zarządzanie, którą wystawiasz właścicielowi. Najczęściej wybierasz jeden z trzech:

• Przelew: właściciel sam płaci fakturę za zarządzanie przelewem.
• Zapłacono: Twoje wynagrodzenie zostaje na koncie, na które płacą najemcy.
• Przelew - rozliczenie z czynszu: faktura w SON jest nieopłacona i możesz wyeksportować koszt do banku. Na fakturze dla właściciela nie ma jednak kwoty do zapłaty ani sposobu płatności, więc faktura wygląda na opłaconą. Ten sposób wybierz, gdy sam przenosisz pieniądze z konta albo subkonta właściciela na swoje konto. Właściciel nie zapłaci wtedy faktury drugi raz.

Lista ma też Gotówka, Karta płatnicza i Rozliczono z kaucji.

Co ustawisz w części o fakturze za zarządzanie?

Fakturę za zarządzanie włączasz przełącznikiem Wystaw fakturę/naliczenie za usługę zarządzania. Sprzedawcą na tej fakturze jest oddział, a nabywcą właściciel.

• Faktura albo Naliczenie (dokument zastępczy): rodzaj dokumentu za zarządzanie.
• Dodaj kod GTU do pozycji na dokumencie: SON podpowiada kod GTU_12, czyli usługi niematerialne, w tym zarządcze.
• Nazwa produktu lub usługi: nazwa pozycji na fakturze, osobno dla każdej nieruchomości. Zmienne, np. adres nieruchomości, otworzysz skrótem Ctrl+Alt+V w polu nazwy.
• Szczegóły: sposób naliczania wynagrodzenia z karty nieruchomości, np. procent i podstawa.
• Stawka VAT: stawka VAT pozycji.
• Dodaj pozycje jednorazowe dla tej nieruchomości: pozycja, która pojawi się na najbliższej fakturze, np. prowizja za znalezienie najemcy.
• Dokument kosztowy: po wystawieniu faktury SON skopiuje ją do dokumentu kosztowego właściciela.

Dokument kosztowy jest potrzebny, bo ta sama faktura ma w SON dwie role. Dla Ciebie to sprzedaż, a dla właściciela koszt przypisany do jego nieruchomości.

Co ustawisz w części o dochodzie właściciela?

Przełącznik Dochód właściciela sprawia, że po wystawieniu faktury SON stworzy dokument kosztowy z nadwyżką dochodu dla właściciela. Do tego właściciel musi mieć numer konta do przelewu nadwyżki. Bez niego SON pokaże komunikat „Brak numeru konta do przelewu nadwyżki właścicielowi”. Numer dodasz na karcie właściciela, w zakładce Informacje → Numery kont, w sekcji Numery rachunków właściciela do przelewów nadwyżek.

• Pomniejsz kwotę do wypłaty o kwotę za zarządzanie należną w raportowanym okresie: SON odejmie Twoje wynagrodzenie od kwoty do wypłaty dla właściciela. To pole zaznacza się razem z polem Dołącz informację o koszcie zarządzania do raportu w części o raporcie.
• W kwocie do wypłaty kompensuj kwoty ujemne z dodatnimi: SON połączy wyniki wszystkich nieruchomości właściciela. Po kompensacji wykonaj dodatkowe kroki z artykułu FAQ - Kompensuj środki dodatnie z ujemnymi dla nieruchomości danego właściciela
• Numer konta, na który ma trafić przelew za koszt: konto właściciela, na które przelewasz nadwyżkę.
• Numer konta, które ma zostać obciążone płatnością za koszt: konto, z którego wykonujesz ten przelew. SON wypełni oba pola sam, gdy właściciel ma po jednym pasującym numerze konta. Gdy ma więcej numerów, np. kilka kont do wypłaty nadwyżki, wybierz właściwy z listy.

Co ustawisz w części o raporcie zarządzania?

Raport zarządzania to podsumowanie wpłat najemców i opłaconych kosztów nieruchomości, np. za prąd albo dla wspólnoty. Przełącznik Raport zarządzania sprawia, że SON dołączy raport zarządzania w PDF do sekcji dokumentów na karcie właściciela.

• Raport widoczny w panelu właściciela: właściciel zobaczy raport w swoim panelu.
• Dołącz informację o koszcie zarządzania do raportu: raport pokaże wynagrodzenie w sekcji Naliczenie kosztów zarządzania. To pole zaznacza się razem z polem Pomniejsz kwotę do wypłaty… w części o dochodzie właściciela.
• Dołącz podsumowanie kaucji do raportu: raport pokaże kaucje najemców.
• Wygeneruj dodatkowo raport XLS i dołącz do sekcji dokumenty na karcie właściciela: obok PDF SON zapisze raport w pliku XLS.

Dochód właściciela i raport zarządzania generuj w tym samym dniu, jeśli używasz obu. Wtedy oba dokumenty pokażą te same kwoty. Pozycje raportu opisuje artykuł Objaśnienia do raportu zarządzania

Kiedy dodać dwie należności za zarządzanie?

Dwie należności dodaj, gdy fakturę za zarządzanie wystawiasz w innym dniu niż dochód właściciela i raport. W każdej z nich włączasz tylko potrzebne części formularza. Przykład:

• pierwsza należność wystawia fakturę 2. dnia miesiąca za bieżący miesiąc, gdy wynagrodzenie liczysz od przychodów należnych. Przełącznik Wystaw fakturę/naliczenie za usługę zarządzania jest w niej włączony, a przełączniki Dochód właściciela i Raport zarządzania wyłączone,
• druga należność tworzy dochód właściciela i raport ostatniego dnia miesiąca, po wszystkich wpłatach najemców. Przełącznik Wystaw fakturę/naliczenie za usługę zarządzania jest w niej wyłączony, a przełączniki Dochód właściciela i Raport zarządzania włączone.

Fakturę za zarządzanie możesz też wystawić ręcznie. Jak to zrobić, opisuje artykuł Jak ręcznie wystawić fakturę za zarządzanie?