Jak włączyć opcję „Właściciel wystawcą dokumentów” w SON?

Opcja Właściciel wystawcą dokumentów ustawia właściciela jako sprzedawcę na dokumentach dla najemców. Włączasz ją na karcie właściciela. Bez niej nie ustawisz właściciela w nieruchomości zarządzanej.

Opcja dostępna w planie Premium.

Właściciela dodasz według artykułu Jak dodać właściciela w SON?

W tym artykule dowiesz się:

• Do czego służy opcja Właściciel wystawcą dokumentów
• Jak włączyć opcję
• Co ustawisz w formularzu
• Dlaczego bez tej opcji nie ustawisz nieruchomości jako zarządzanej
• Jak wyłączyć opcję

Do czego służy opcja Właściciel wystawcą dokumentów?

Gdy opcja jest włączona, sprzedawcą na dokumentach jest właściciel, a nie oddział. Dotyczy to dokumentów dla najemców w nieruchomościach zarządzanych tego właściciela.

Numer konta do wpłat dla najemców może być inny niż konto oddziału, ale nie musi. SON wybiera numer w tej kolejności:

1. Numer konta z karty nieruchomości, jeśli nieruchomość ma własny.
2. Numer konta z karty właściciela, z podzakładki Właściciel wystawcą dokumentów.
3. Numer konta oddziału z Finanse → Ustawienia → Ogólne, gdy ani nieruchomość, ani właściciel nie mają numeru.

Najemcy mogą więc wpłacać na konto oddziału, na osobne subkonto właściciela albo na konto właściciela, na które zarządca ma pełnomocnictwo. Kolejność numerów kont opisuje artykuł Numer konta do wpłaty dla najemcy

Jak włączyć opcję?

1. Kliknij Właściciele w menu. Pojawi się lista właścicieli.
2. Kliknij nazwę właściciela. Pojawi się karta właściciela.
3. W zakładce Informacje kliknij podzakładkę Właściciel wystawcą dokumentów.
4. Włącz przełącznik Właściciel wystawcą dokumentów. Pojawi się formularz Skonfiguruj dokumenty wystawiane w imieniu właściciela.
5. SON od razu wypełni wymagane pole Stawka podatku VAT. Pozostałe pola uzupełnij, jeśli ich potrzebujesz.
6. Kliknij Zapisz. Formularz zamknie się.

Po zapisie podzakładka pokazuje ustawienia właściciela: stawkę VAT, rodzaj numeracji, numery kont, nagłówek i stopkę dokumentu oraz plany numeracyjne. Przycisk Zmień otwiera formularz ponownie.

Co ustawisz w formularzu?

W formularzu Skonfiguruj dokumenty wystawiane w imieniu właściciela ustawisz:

• Częstotliwość dokumentu i szablon numeru: numerację dokumentów właściciela. Po zapisie podzakładka pokazuje plany numeracyjne dla faktury, proformy, faktury korygującej, naliczenia, noty księgowej, zaliczkowej i końcowej.
• Domyślna stawka VAT właściciela: stawkę VAT, której najczęściej użyjesz w dokumentach wystawianych w imieniu właściciela*. SON podstawi ją w należności przyszłej i w dokumencie dla najemcy. W razie potrzeby zmienisz ją tam na inną.
• Tabela numerów kont z przyciskiem + Numer konta: numery kont właściciela. Formularz numeru jest taki sam jak w menu Finanse. W polu Numer konta do wpłat wpisujesz numer, na który płacą najemcy, a w polu Numer konta do wypłat numer, z którego opłacasz koszty mieszkań tego właściciela, na przykład prąd albo opłaty dla spółdzielni. Możesz też wybrać fragment numeru dla płatności masowych. Jeśli nie uzupełnisz żadnego numeru konta, SON użyje numeru konta nieruchomości. Gdy nieruchomość nie ma własnego numeru, SON użyje numeru konta z ustawień oddziału.
• Pole wyboru Dodaj na fakturze w opisie danych do przelewu odbiorcę i adres taki jak dane oddziału zamiast danych właściciela: przydatne, gdy przy zarządzaniu używasz swoich numerów kont zamiast konta właściciela.
• Pole wyboru Podatnik rozlicza VAT metodą kasową*: na fakturach tego sprzedawcy pojawia się adnotacja „metoda kasowa”, a faktury wysyłane do KSeF są oznaczane jako metoda kasowa. Adnotacja dotyczy wszystkich faktur sprzedawcy, także korygujących i zaliczkowych. Nie dotyczy not, proform ani dokumentów kasowych.
• Przełącznik Inne dane na dokumentach dla najemców: tu podasz inne dane, które pojawią się na dokumencie dla najemcy.
• Logo na fakturze, Nagłówek dokumentu i Stopka dokumentu: opcjonalne elementy dokumentów właściciela.

* Stawkę VAT i rozliczanie VAT metodą kasową ustal bezpośrednio z właścicielem.

Dlaczego bez tej opcji nie ustawisz nieruchomości jako zarządzanej?

W nieruchomości zarządzanej oddział jest wyłącznie pełnomocnikiem właściciela do wszystkich czynności związanych z nieruchomością, także do przyjmowania wpłat. Zwykle w umowach z najemcami i na dokumentach za czynsz sprzedawcą jest właściciel nieruchomości, a oddział wystawia dokument jako jego pełnomocnik.

Nieruchomość ustawiasz jako zarządzaną na jej karcie: Informacje → Status → Zmień → Własność → Zarządzana. Wtedy SON pokazuje sekcję Ustawienia nieruchomości pod zarządem z listą właścicieli.

Właściciel bez włączonej opcji jest na tej liście, ale SON pokazuje przy nim ostrzeżenie: „Włącz opcję "Właściciel wystawcą dokumentów" na Karcie właściciela, aby móc ustawiać właściciela jako udział w nieruchomości”. Bez tej opcji SON nie zapisze nieruchomości zarządzanej z tym właścicielem. Włącz opcję według sekcji Jak włączyć opcję?

Jak wyłączyć opcję?

Opcję wyłączysz tym samym przełącznikiem na karcie właściciela. Gdy właściciel nie ma żadnej nieruchomości zarządzanej, zmiana zapisuje się od razu.

Gdy właściciel jest jedynym wystawcą dokumentów w nieruchomości zarządzanej, SON nie wyłączy opcji. Pokaże okno Zmiany właściciela w nieruchomościach z listą takich nieruchomości i komunikatem: „W niektórych nieruchomościach właściciel jest jedynym, który wystawia dokumenty, zmień ustawienia ręcznie na kartach nieruchomości, aby móc wyłączyć właściciela jako wystawiającego faktury.” Okno ma tylko przycisk Anuluj, a opcja zostaje włączona. Na kartach wskazanych nieruchomości zmień własność z Zarządzana na W podnajmie albo Własność oddziału (Informacje → Status → Zmień → Własność). Dopiero potem wyłącz opcję.