Objaśnienia do raportu zarządzania

Raport zarządzania pokazuje właścicielowi za wybrany okres wpłaty najemców, opłacone koszty, koszt zarządzania i kwotę do wypłaty. Każda nieruchomość ma w raporcie osobną stronę, a ostatnia strona podsumowuje wszystkie nieruchomości.

W tym artykule dowiesz się:

• Co oznaczają kolumny tabeli pomieszczeń
• Co jest w opłaconych dokumentach kosztowych
• Co pokazuje wiersz Zwroty nadpłat najemcom
• Jak działa naliczanie kosztów zarządzania
• Co oznaczają pozycje sekcji Kaucje
• Jak raport wylicza kwotę do wypłaty
• Jak noty uznaniowe pokazują się w raporcie zarządzania

Co oznaczają kolumny tabeli pomieszczeń w raporcie zarządzania?

Nad tabelą pomieszczeń raport zarządzania pokazuje „Saldo początkowe (bez nadpłat)”, czyli saldo nieruchomości na pierwszy dzień okresu. Operacje, z których wynika to saldo, zarządca widzi na karcie nieruchomości w zakładce Rozliczenia.

• Saldo nieopł. dok. na pierwszy dzień okresu: saldo pomieszczenia na początek okresu. Liczba ujemna oznacza dokumenty nieopłacone z wcześniejszych okresów.
• Suma kwot opłaconych dokumentów: wpłaty od najemców, które w rozliczanym okresie przypisano do dokumentów. Jeśli najemca miał nadpłatę w poprzednim miesiącu, ta suma obejmuje też przypisanie nadpłaty do dokumentów. Nota uznaniowa nie jest wpływem: część dokumentu opłacona notą nie wchodzi do tej sumy.
• Saldo nieopł. dok. na ostatni dzień okresu: saldo pomieszczenia na koniec okresu. Liczba ujemna oznacza, że pomieszczenie zostało z nieopłaconymi dokumentami.
• Przychód należny: przychód z dokumentów wystawionych najemcom, np. faktur i not.
• Opłacone dokumenty: wpłaty i nadpłaty rozdzielone na trzy kolumny, Inne, Media i Czynsz. Kolumnę wyznacza kategoria pozycji na dokumencie sprzedaży. Część dokumentu opłacona notą uznaniową nie wchodzi do tych kolumn.
• Rozliczone notami uznaniowymi: suma kwot dokumentów opłaconych w rozliczanym okresie notami uznaniowymi, w kolumnach Inne, Media i Czynsz. Wiersz jest pod tabelą pomieszczeń. Szczegóły i przykład są w sekcji Jak noty uznaniowe pokazują się w raporcie zarządzania?

Co jest w opłaconych dokumentach kosztowych raportu zarządzania?

Sekcja „Opłacone dokumenty kosztowe” pokazuje tylko koszty opłacone w okresie raportu. Obejmuje:

• dokumenty kosztowe nieruchomości, np. fakturę za prąd albo gaz, rozliczenie ze wspólnoty lub spółdzielni, zakup wyposażenia i naprawę w mieszkaniu;
• fakturę za zarządzanie za poprzedni okres. W pierwszym okresie rozliczenia faktura zwykle pojawia się dopiero w kolejnym okresie;
• wypłatę nadwyżki salda dla właściciela za poprzedni okres, zwykle za poprzedni miesiąc. Przykład: przy rozliczeniu miesięcznym raport za lipiec trafia do właściciela w sierpniu i wtedy zarządca przelewa pieniądze za lipiec.

Co pokazuje wiersz Zwroty nadpłat najemcom?

Wiersz „Zwroty nadpłat najemcom” pokazuje pieniądze z not uznaniowych, które w rozliczanym okresie oddano najemcom. Raport pokazuje go przy każdej nieruchomości, po dokumentach kosztowych, i w podsumowaniu na końcu raportu.

Kwota zwrotów jest odejmowana od kwoty do wypłaty w miesiącu zwrotu. Zwrotów kaucji w tym wierszu nie ma: pokazuje je sekcja Kaucje.

Jak działa naliczanie kosztów zarządzania w raporcie?

Sekcja „Naliczanie kosztów zarządzania za raportowany okres” pokazuje wynagrodzenie zarządcy za bieżący okres. Raport odejmuje je od kwoty do wypłaty, więc ta kwota zostaje na saldzie nieruchomości. Dzięki temu na nieruchomości są pieniądze na fakturę za zarządzanie, także wtedy, gdy najemca spóźni się z płatnością. Bez tej kwoty na saldzie mogłoby zabraknąć pieniędzy na fakturę, zwłaszcza za ostatni miesiąc współpracy.

Saldo początkowe w kolejnym okresie jest wyższe o koszt zarządzania. W kolejnym okresie faktura za zarządzanie trafia do sekcji „Opłacone dokumenty kosztowe” i zdejmuje tę kwotę z salda.

Sposób wyliczenia kosztu zarządzania zależy od ustawień, które zarządca wybiera na karcie nieruchomości. Ustawienia opisuje artykuł Jak ustawić nieruchomość zarządzaną i wynagrodzenie za zarządzanie? Przykład: przy 10% od opłaconego czynszu i czynszu 3 600,00 zł koszt zarządzania wynosi 360,00 zł. Gdy wynagrodzenie zarządcy to procent od opłaconego czynszu, część czynszu opłacona notą uznaniową nie wchodzi do wyliczenia. Przykład jest w sekcji Jak noty uznaniowe pokazują się w raporcie zarządzania?

Co oznaczają pozycje sekcji Kaucje w raporcie zarządzania?

Sekcja „Kaucje” obejmuje kaucje najemców przypisane do rozliczanej nieruchomości:

• Saldo początkowe kaucji: suma wpłaconych i nierozliczonych kaucji na pierwszy dzień raportu.
• Wpłacone kaucje: suma kaucji wpłaconych przez najemców w rozliczanym okresie.
• Wypłacone kaucje: suma kaucji zwróconych najemcom w rozliczanym okresie.
• Potrącenia z kaucji: suma przeksięgowań kaucji na saldo najemcy, które opłaciły jego należności.
• Saldo końcowe: suma wpłaconych i nierozliczonych kaucji na ostatni dzień raportu.

Raport może nie mieć sekcji „Kaucje”, jeśli zarządca wygenerował go bez informacji o kaucjach.

Jak raport zarządzania wylicza kwotę do wypłaty?

Sekcja „Podsumowanie” na stronie nieruchomości zawiera cztery wiersze:

• Kwota do wypłaty: zależnie od ustawień na karcie nieruchomości raport wylicza ją na jeden z dwóch sposobów:

  1. Saldo początkowe plus suma kwot opłaconych dokumentów minus opłacone dokumenty kosztowe minus zwroty nadpłat najemcom minus koszt zarządzania za raportowany okres, o ile występuje. Przykład: 5 240,00 zł (2 000,00 zł + 3 600,00 zł - 0,00 zł - 0,00 zł - 360,00 zł).

  2. Suma kwot opłaconych dokumentów z kategorii „czynsz” minus koszt zarządzania za raportowany okres, o ile występuje, ale nie więcej niż kwota ze sposobu 1. Saldo początkowe zostaje wtedy na nieruchomości. Przykład: 3 240,00 zł (3 600,00 zł - 360,00 zł). Ten sposób włącza opcja opisana w artykule Jak działa maksymalna kwota do wypłaty dla właściciela?

• Suma nadpłat najemców i salda minimalnego nieruchomości: suma nadpłat za raportowany okres razem z saldem minimalnym. Saldo minimalne to kwota ustalona z właścicielem, która zostaje na nieruchomości na bieżące albo awaryjne koszty.
• Saldo końcowe nieruchomości bez nadpłat: saldo nieruchomości na ostatni dzień okresu, bez nadpłat najemców.
• Saldo końcowe księgowe: saldo nieruchomości na ostatni dzień okresu. Ta sama kwota jest na karcie nieruchomości w zakładce Rozliczenia, w kolumnie Saldo przy ostatniej operacji z okresu raportu.

Na dole strony nieruchomości są jeszcze dwa wiersze:

• Dochód całkowity (kwota do wypłaty): kwota do wypłaty dla właściciela za tę nieruchomość.
• Saldo końcowe księgowe z uwzględnieniem kaucji: saldo końcowe księgowe razem z saldem końcowym kaucji. Przykład: 6 863,33 zł (5 713,33 zł + 1 150,00 zł).

Gdy właściciel ma kilka nieruchomości, ostatnia strona raportu nazywa się „Podsumowanie”. Jej wiersz „Kwota do wypłaty” pokazuje łączną kwotę za wszystkie nieruchomości. Przykład: 10 753,33 zł (5 240,00 zł + 5 513,33 zł).

Jak noty uznaniowe pokazują się w raporcie zarządzania?

Noty uznaniowe w raporcie zarządzania nie są wpływem. Wpływem jest tylko to, co wpłacił najemca. Nota uznaniowa zmniejsza należność najemcy bez żadnej wpłaty, więc raport pokazuje noty w osobnych wierszach:

• Gdy nota opłaca fakturę w całości albo w części, ta część trafia do wiersza „Rozliczone notami uznaniowymi” w miesiącu noty, nie faktury.
• Gdy zarządca oddaje najemcy pieniądze z noty, zwrot trafia do wiersza „Zwroty nadpłat najemcom” i zmniejsza kwotę do wypłaty w miesiącu zwrotu.
• Nota, której nie przypisano do żadnego dokumentu, nie zmniejsza kwoty do wypłaty.
• Gdy wynagrodzenie zarządcy to procent od opłaconego czynszu, część czynszu opłacona notą nie wchodzi do wyliczenia.

Przykład: nota opłaca część faktury

Faktura za styczeń wynosi 1 350,00 zł: czynsz 1 000,00 zł, media 300,00 zł i inne 50,00 zł. Wynagrodzenie zarządcy to 15% od opłaconego czynszu.

• Styczeń: najemca wpłaca 850,00 zł. Raport za styczeń pokazuje wpływ 850,00 zł, w tym czynsz 500,00 zł (850,00 zł - 300,00 zł - 50,00 zł). Wynagrodzenie od tej kwoty to 75,00 zł (15% z 500,00 zł).
• Luty: nota uznaniowa na 320,00 zł opłaca część czynszu z faktury za styczeń. Raport za luty pokazuje wpływ 0,00 zł, przychód należny -320,00 zł i 320,00 zł w wierszu „Rozliczone notami uznaniowymi”, w kolumnie Czynsz. Od noty wynagrodzenie nie jest liczone. Saldo pomieszczenia na koniec lutego wynosi -180,00 zł (-500,00 zł + 320,00 zł).
• Marzec: najemca dopłaca 180,00 zł. Raport za marzec pokazuje wpływ 180,00 zł, a wynagrodzenie od tej kwoty to 27,00 zł (15% z 180,00 zł).

Raport za cały I kwartał pokazuje opłacony czynsz 680,00 zł (1 000,00 zł - 320,00 zł) i wynagrodzenie 102,00 zł (15% z 680,00 zł), czyli tyle, ile suma trzech miesięcy.

Przykład: zwrot pieniędzy z noty

W styczniu zarządca wystawia najemcy notę uznaniową na 320,00 zł i nie przypisuje jej do żadnej faktury. Kwota do wypłaty za styczeń jest taka sama jak bez noty. W lutym zarządca oddaje najemcy te 320,00 zł. Raport za luty pokazuje 320,00 zł w wierszu „Zwroty nadpłat najemcom”, a kwota do wypłaty jest o 320,00 zł niższa.