Ręczne i automatyczne wystawianie dokumentów

W tym artykule dowiesz się:

Jak ręcznie wystawić fakturę/naliczenie dla najemcy
Jak ustawić automatyczne wystawianie się faktur/naliczeń dla najemcy
Jak edytować/usunąć należność przyszłą
Jak wystawić inne dokumenty finansowe najemcy
Należność przyszła o typie zaliczka
Najczęściej zadawane pytania

Ręczne wystawienie faktury/naliczenia

Należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału

Należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału, to swego rodzaju automat do wystawiania faktur/naliczeń cyklicznych. Jak wskazuje nazwa, są to należności, które będą wystawiały się w przyszłości.

Ważne

Należności przyszłe nie wystawią się wstecz! Jeśli ustawimy obowiązywanie należności np. od 13/03 z dniem naliczenia 1., to pierwsza faktura z tego naliczenia wystawi się 01/04.

Naliczenie nie jest dokumentem księgowym. Jest to jedynie informacja o kwocie do zapłaty, którą przesyła się najemcy.

W formularzu możesz wybrać, czy chcesz, aby naliczenie było:

Jednorazowe – wybieramy, gdy chcemy coś dodać jednorazowo, np. dodatkową pozycję do faktury, albo jednorazową fakturę, którą chcemy wystawić w późniejszym terminie.
Miesięczne – wybieramy, gdy należność przyszła ma się naliczać cyklicznie, co miesiąc, np. czynsz najmu.

W przypadku faktur, które wystawiają się automatycznie (np. dodanie należności jednorazowej), wysyłają się one tego samego dnia o 23:59.

Dodatkowe opcje:

→ Ustaw datę sprzedaży na koniec kolejnego miesiąca, a nie bieżącego (nie naliczaj należności w ostatnim miesiącu)

Wystawiając fakturę w lutym, data sprzedaży będzie na koniec marca.

Czytaj więcej: Jakie są warianty konfiguracji należności dla najemców?

→ Wystaw i wyślij fakturę za niepełny okres początkowy

Jeśli najemca wprowadza się na przykład 13.03, to nie musisz ręcznie wyliczać kwoty, jaką powinien zapłacić za część miesiąca. SON zrobi to za Ciebie. Zaznaczając tę opcję, pojawią się pola do automatycznego, proporcjonalnego obliczenia kwoty za niepełny miesiąc oraz termin płatności. Wystarczy, że klikniesz Oblicz:

Jeśli wiesz, że będziesz tworzył podobne należności przyszłe, możesz zapisać ich szablon, aby nie wpisywać tych samych danych.

Edycja należności przyszłej

Aby edytować należność przyszłą, wystarczy kliknąć na jego nazwę. Pojawia się okno edycji, gdzie możemy zmienić interesujące nas rzeczy.

Zawieszenie i usuwanie należności przyszłej

Należność przyszłą można zawiesić lub całkowicie usunąć. Wystarczy w sekcji Należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału kliknąć Zawieś lub Usuń. Zawieszona należność przyszła zostanie na liście należności przyszłych najemcy, ale będzie nieaktywna. Aby aktywować ją ponownie, wystarczy kliknąć na nazwę należności przyszłej i ustawić nowy okres obowiązywania.

Należność, która się zakończyła, również staje się nieaktywna. Można ją ponownie uaktywnić, edytując ją i zmieniając termin obowiązywania na późniejszy.

Nie znalazłaś/eś odpowiedzi? Sprawdź najczęściej zadawane pytania: Należności przyszłe

Inne dokumenty finansowe

W tym materiale dowiesz się jak i kiedy wystawić najemcy notę, fakturę proformę oraz naliczenie.

Należność przyszła o typie zaliczka

Zaliczka, to comiesięczne opłaty pobierane od najemcy, z których się rozliczamy w dłuższych okresach, lub pod koniec najmu (np. ogrzewanie w spółdzielni). Gdy przy dodawaniu licznika, wybraliśmy formę rozliczenia Zaliczka, na karcie najemcy musimy dodać należność przyszłą, która będzie naliczała najemcy niezbędne zaliczki.

Więcej o tym sposobie rozliczania się z najemcą znajdziesz w tym artykule: Wszystko, co powinieneś wiedzieć o zaliczkach.

Zaliczka dynamiczna

Przy zaliczkach możesz wybrać dodatkową opcję:

W momencie wystawienia się naliczenia/faktury z tej należności przyszłej system sprawdzi, czy w ciągu 30 ostatnich dni były dodane odczyty do wszystkich liczników zaliczkowych, do których najemca został przypisany (czyli takich, w których jest odczyt początkowy, który nie ma swojego odpowiednika w odczycie końcowym, w okresie, za jaki wyliczana jest wysokość zużycia).
Jeśli taki odczyt istnieje, to system wyliczy, jakie było łączne zużycie od odczytu początkowego do ostatniego odczytu i porówna je z naliczonymi dotychczas zaliczkami.
Następnie:

a) jeżeli wystąpi nadpłata większa lub równa kwocie zaliczki, wtedy w tym miesiącu nie wystawi się pozycja zaliczkowa; w przypadku nadpłaty mniejszej niż kwota zaliczki, w pozycji na dokumencie zostanie dodana kwota zaliczki minus suma nadpłaty:

Przykład nr 1: zaliczka 140 zł, nadpłata 150 zł – pozycja nie wystawia się.

Przykład nr 2: zaliczka 140 zł, nadpłata 15 zł – pozycja zaliczkowa wystawi się w kwocie 140-15=125 zł.

b) jeżeli wystąpi niedopłata od kwoty zaliczki, wtedy w tym miesiącu pozycja zaliczkowa będzie wynosić tyle, ile kwota niedopłaty plus wysokość zaliczki:

Przykład nr 1: zaliczka 140 zł, niedopłata 200 zł – pozycja zaliczkowa wystawi się w kwocie 200+140=340 zł.

Przykład nr 2: zaliczka 140 zł, niedopłata 15 zł, - pozycja zaliczkowa wystawi się w kwocie 15+140=155 zł.

4. W przypadku, gdy w ciągu 30 ostatnich dni od daty wystawienia dokumentu nie były dodane odczyty do wszystkich z liczników zaliczkowych przypisanych do danego najemcy, system wystawi pozycję w kwocie zdefiniowanej zaliczki:

Przykład: brak spisanego jednego lub więcej liczników przypisanych dla danego najemcy w ciągu ostatnich 30 dni, zaliczka 140 zł – pozycja zaliczkowa wystawi się w kwocie 140 zł.