Zaliczki

W tym artykule znajdziesz informacje na temat zaliczkowego rozliczania się z najemcą za media. 

• Konfiguracja
• Zaliczka dynamiczna
• Rozliczenie

Konfiguracja

Najważniejszą rzeczą, aby zaliczki były poprawnie naliczane, a następnie mogły być rozliczone, jest prawidłowe ustawienie liczników oraz należności przyszłych u najemcy. 

1. Liczniki

a) Podczas dodawania licznika wybierz sposób rozliczania się "zaliczkowo" 

b) Podobnie jak w przypadku rozliczania się z najemcą wg zużycia, należy go przypisać do licznika: Jak przypisać najemcę do licznika?

c)  I przynajmniej jednego odczytu zwykłego (muszą być dodane przynajmniej dwa, aby system mógł policzyć zużycie)

Jak doliczyć najemcy stałą kwotę, która ma być brana do rozliczenia w zaliczkach: Licznik o typie inny.

2. Należność przyszła u najemcy

Na podstawie informacji od użytkowników na fakturach i naliczeniach zaliczki nie powinny być przedstawiane ze stawką VAT, ponieważ w momencie pobierania zaliczki nie wiemy, jaka jej część zostanie zużyta na dany rodzaj mediów. Jest to istotne, ponieważ różne media mogą być fakturowane z odrębnymi stawkami VAT. 

Jeśli Twoja księgowość

1. Na karcie najemcy dodaj należność przyszłą o typie zaliczka. 

a) W przypadku, gdy wystawiasz  fakturę — rekomendujemy zaznaczenie tej opcji: 

Po jej zaznaczeniu informacje o zaliczce pojawią się jako "opis" faktury, a nie pozycja księgowa. Dzięki temu taka zaliczka nie musi mieć zdefiniowanej stawki VAT.

b) W sytuacji, gdy wystawiasz najemcom naliczenia (bez faktury), tej opcji nie ma, nie jest potrzebna. Naliczenie samo w sobie nie jest dokumentem księgowym, więc nie musimy przestrzegać tutaj takich obostrzeń jak przy fakturze.

2. Zaliczka dynamiczna (opcjonalnie)

SON może automatycznie dopasowywać wysokość zaliczki do rzeczywistego zużycia najemców. Firmy zarządzające używają tej opcji w następujący sposób:

1. Ustalasz z najemcą zaliczkę wyższą, niż normalnie by była ustalona, przykładowo zamiast 200 zł - > 300 zł. Będzie to motywowało najemcę do regularnego spisywania liczników.
2. Informujesz najemcę, że może poprzez Panel najemcy wpisywać odczyty liczników. Jeśli odczyty zostaną wpisane i rzeczywiste zużycie będzie mniejsze niż wpłacona zaliczka, system przy najbliższym wystawieniu faktury czynszowej zmniejszy kwotę zaliczki.
3. Dzięki temu, że system będzie dążył do jak najmniejszej nadpłaty/niedopłaty z tytułu zużycia mediów, przy rozliczeniu najemcy nie będzie sytuacji, w której najemca musi dopłacić dużą kwotę, lub trzeba będzie zwrócić dużą kwotę najemcy.

Oczywiście możesz ustalić standardową zaliczkę i samodzielnie wpisywać odczyty, wtedy ta funkcja (zaliczka dynamiczna) również się przyda.

Aby uruchomić zaliczki dynamiczne, w należności przyszłej typu "Zaliczka" wybierz opcję:

1. W momencie wystawienia się naliczenia/faktury z tej należności przyszłej system sprawdzi, czy w ciągu 30 ostatnich dni były dodane odczyty do wszystkich liczników zaliczkowych, do których najemca został przypisany (czyli takich, w których jest odczyt początkowy, który nie ma swojego odpowiednika w odczycie końcowym, w okresie, za jaki wyliczana jest wysokość zużycia). 
2. Jeśli taki odczyt istnieje, to system wyliczy, jakie było łączne zużycie od odczytu początkowego do ostatniego odczytu i porówna je z naliczonymi dotychczas zaliczkami.
3. Następnie:

a) jeżeli wystąpi nadpłata większa lub równa kwocie zaliczki, wtedy w tym miesiącu nie wystawi się pozycja zaliczkowa; w przypadku nadpłaty mniejszej niż kwota zaliczki, w pozycji na dokumencie zostanie dodana kwota zaliczki minus suma nadpłaty:

b) jeżeli wystąpi niedopłata od kwoty zaliczki, wtedy w tym miesiącu pozycja zaliczkowa będzie wynosić tyle, ile kwota niedopłaty plus wysokość zaliczki:

4. W przypadku, gdy w ciągu 30 ostatnich dni od daty wystawienia dokumentu nie były dodane odczyty do wszystkich z liczników zaliczkowych przypisanych do danego najemcy, system wystawi pozycję w kwocie zdefiniowanej zaliczki:

Rozliczenie

• Faktura rozliczeniowa (zaliczka była wystawiana w formie naliczenia lub "ponadto do zapłaty" na fakturze)
• Zaliczka była jako pozycja na fakturze

Najemców możesz rozliczać za dowolny okres, ale musi minąć minimum miesiąc pomiędzy odczytami liczników. Właściciele zazwyczaj rozliczają najemców co pół roku lub pod koniec najmu, czasami co kwartał.

Wyróżniamy 2 sposoby rozliczenia zaliczek w zależności od tego jak były przedstawione na dokumencie:

Wystawienie faktury rozliczeniowej

W tym przypadku zaliczka musi być:

1. na fakturze jako "ponadto do zapłaty"

   

2. lub jako oddzielny dokument: naliczenie

Po kliknięciu przycisku pojawi się okno rozliczenia zaliczek (tylko w przypadku, gdy zaliczki były dodawane do faktury jako "ponadto do zapłaty"):

W przypadku, gdy chcemy rozliczyć najemcę i wygenerować dla niego raport, wybieramy opcję:

1. Rozlicz zaliczki za ten okres, wystaw dokument rozliczeniowy i dodaj raport w sekcji dokumenty na karcie najemcy

Rozróżniamy tu 2 warianty:

Wariant 1. Rozliczenie śródroczne najemcy

Najemca wprowadził się 01/02/2022. Na koniec maja chcemy mu zrobić rozliczenie zaliczek, czyli skonfrontować kwotę, którą wpłacił jako zaliczka, z rzeczywistym zużyciem.

Analizując tabelkę:

Mamy podane daty pierwszego i ostatniego odczytu w tym zakresie, oraz informację, kiedy była wystawiona pierwsza i ostatnia zaliczka. 

Ponieważ data ostatniego odczytu jest w połowie miesiąca, system weźmie do obliczeń kwotę zaliczki wyliczoną proporcjonalnie, czyli w tym przypadku za 14 dni (kwota zaliczki/ liczba dni w miesiącu * liczba dni od początku miesiąca do dnia odczytu). Druga część zaliczki zostanie wzięta pod uwagę przy kolejnym rozliczeniu. System przy ponownym kliknięciu przycisku "Rozlicz zaliczki" automatycznie wybierze datę "od" na 15/05. 

Suma zaliczek pozostałych do rozliczenia — przykładowo: jeśli we wrześniu rozliczasz najemcę za okres od lutego do maja, to w tym miejscu pojawia się kwota zaliczek naliczonych od czerwca do września. 

Po kliknięciu Generuj zostanie wystawiona faktura rozliczeniowa/naliczenie rozliczeniowe, 

• Na koncie najemcy została dodana operacja przychodowa (1) saldo zostało podwyższone, oraz faktura rozliczeniowa, która wynika z rzeczywistego zużycia FVR (2)

a w sekcji Dokumenty zostanie dodany raport liczników:

Wariant 2. Rozliczenie końcowe najemcy

Jeśli dodamy najemcy odczyt końcowy na przykład na 15/09, to system do rozliczeń weźmie już pełną kwotę zaliczek wystawionych do 15/09, bez proporcjonalności, ponieważ najemca się wyprowadza i rozliczamy go z wszystkich wpłaconych zaliczek.

2. Wygeneruj raport

W sytuacji, gdy jeszcze raz chcesz wygenerować raport za dany okres i została już wystawiona faktura rozliczeniowa/naliczenie rozliczeniowe, skorzystaj z tej opcji.

Zaliczka jako pozycja na fakturze

• jeśli jest to rozliczenie w okresie, gdy najemca mieszka — można go poinformować o nadpłacie i przeznaczeniu jej na kolejny okres
• LUB jeśli jest to rozliczenie końcowe, to najemcy należy skorygować faktury wstecz, do wyrównania nadpłat i zwrot ich np. wraz z kaucją, a jeśli były wystawione naliczenia — edytować już wystawione naliczenia i przesłać je ponownie najemcy.