FAQ - Należności przyszłe

W tym artykule znajdziesz najczęściej zadawane pytania dotyczące należności przyszłych.

→ Mam najemcę, który w lipcu przedłużył umowę na kolejny rok. Jego obecna umowa kończy się w połowie września, więc chciałbym już teraz ustawić wszystko, aby pierwszego września wystawiła mu się faktura za połowę września ze starą należnością przyszłą, oraz była dodatkowa pozycja za drugą połowę września z nową ceną. Od 1 października powinny wystawiać się faktury cykliczne na kolejny rok. Jak to zrobić od razu, aby nie musieć o tym pamiętać we wrześniu?

1: Upewnij się, czy w starej należności masz zaznaczoną opcję "z wyrównaniem końcowego okresu niepełnego". Dzięki temu wystawi się faktura tylko za okres do końca danej należności przyszłej – w tym wypadku pierwsze 15 dni miesiąca.
2: Dodaj nową należność przyszłą od 16/09 i zaznacz opcję Wystaw i wyślij fakturę za niepełny okres początkowy, a następnie wybierz Stwórz należność przyszłą jednorazową na dzień, wybierając dzień wystawiania się faktur. W naszym przykładzie będzie to 01/09.

→ W jaki sposób mogę zmienić datę umowy danego najemcy? Aneksuję umowy, ale nie potrafię zmienić daty trwania umowy przy najemcach.

1: Wejdź na kartę najemcy danej osoby.
2: Znajdź sekcję Należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału.
3: Kliknij na nazwę należności przyszłej.
4: Zmień okres DO na czas zakończenia nowej umowy.

→ Nie mogę dodać nowego najemcy do pokoju, oczywiście nowy najemca wprowadza się po wyprowadzce poprzedniego, ale jak w systemie to zrobić? Muszę czekać do końca umowy, rozliczyć dotychczasowego najemcę i dopiero dodać nowego?

Nie musisz. Dodaj rezerwację poprzez kartę nieruchomości, a następnie utwórz z niej konto. Dzięki temu dwóch najemców będzie przypisanych do tego pokoju, jeden jako najemca, a drugi jako rezerwacja. Po wykwaterowaniu dotychczasowego najemcy osoba z rezerwacji automatycznie zajmie jego miejsce.

→ Mam dodane należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału. Czy faktura 1 dnia miesiąca, bo tak wskazałam dzień wystawienia faktury, zostanie automatycznie wystawiona i wysłana?

Faktura zostanie automatycznie wystawiona, o ile dzień wystawienia przypada na datę przyszłą, a nie przeszłą (w innym wypadku musisz wystawić fakturę ręcznie poprzez sekcję konto najemcy na karcie najemcy i kliknięcie ikonki dokumentu). Wysłanie nastąpi po zatwierdzeniu faktur – można je będzie zatwierdzić globalnie przyciskiem "Zatwierdź i wyślij faktury" - pojawi się on na głównej stronie, zaraz po wystawieniu faktur. Jak już będzie pewność, że wszystko jest ustawione poprawnie można w Ustawienia globalne/Zaawansowane zaznaczyć checkbox: "Po wygenerowaniu faktur z należności przyszłych wysyłaj bez dodatkowego potwierdzenia", aby na następny raz nie musieć potwierdzać wysyłki faktur.

→ Jak ustawić SON, żeby wysyłał fakturę 25 dnia miesiąca poprzedzającego okres rozliczenia? Np. płatność czynszu do rabatu za terminową płatność za luty miałaby nastąpić do 31 stycznia na podstawie faktury wystawionej 25 stycznia?

Jest to fizycznie niemożliwe - skoro faktura jest wystawiona i wysłana 25 stycznia, to nie może zostać zmieniona po 6 dniach. Możemy na przykład sprawdzać płatność rabatu za poprzedni miesiąc. W należności przyszłej wobec wynajmującego/oddziału dzień naliczania ustawiamy jako -25, wtedy faktura wystawi się za okres 01 - 28 luty z terminem płatności określonym w należności. SON może sprawdzić, czy płatność za styczeń była terminowa i na tej podstawie przyznać (lub nie) rabat.

→ Chcę, żeby należności przyszłe dla jednego najemcy generowały się w dwóch fakturach. Jak to zrobić?

Można to zrobić na kilka sposobów:

1: dodać w należnościach różne terminy płatności
2: zmienić metodę płatności
3: zmienić plan numeracyjny
4: zmienić dzień wystawienia faktury

Jeśli któraś z tych opcji będzie inna niż w reszcie naliczeń przyszłych, zostaną wystawione osobne faktury.

→ Jak ustawić przesyłanie faktur lub naliczeń na dwa adresy e-mail dla jednego najemcy?

Trzeba stworzyć wirtualnego poręczyciela z drugim adresem, na który mają być wysyłane faktury i zaznaczy opcję „Wysyłaj faktury”.

→ Niektóre faktury akceptują się automatycznie jeśli w dniu wystawienia są już opłacone, a inne trzeba zaakceptować, mimo iż też były opłacone - do czego to zależy?

Jeśli proformy zostały wcześniej zaakceptowane i zawartość faktury nie zmieniła się – to nie trzeba ich ponownie akceptować. W przeciwnym przypadku (edycja proformy, utrata rabatu) trzeba je ponownie zaakceptować.

→ Faktury które z automatu był zaakceptowane (bo były opłacone) nie wysyłają się. Dlaczego?

Aby nie wprowadzać u najemców zamieszania, jeśli opłacili fakturę w terminie i nie została ona edytowana, nie wysyłamy jej ponownie.

→ Zapomniałam/em uzupełnić odczytów liczników/wykwaterować najecę/źle została ustawiona należność przyszła i potrzebuję ponownie wygenerować faktury. Jak to zrobić?

W pierwszej kolejności dodaj odczyty/wykwateruj najemcę/ popraw należność przyszłą, a następnie skorzystaj z przycisku na stronie głównej Usuń i wygeneruj ponownie faktury/naliczenia

Na głównej stronie pojawia się belka z 3 przyciskami*:

Zatwierdź - jednym przyciskiem zatwierdzamy wszystkie faktury, które od razu są wysyłane do najemcy.

Usuń i wygeneruj ponownie faktury/naliczenia - z tego przycisku korzystamy, gdy potrzebujemy poprawić jakieś naliczenie i wygenerować faktury ponownie.

Usuń faktury/naliczenia - jeśli chcemy całkowicie usunąć faktury/naliczenia. Po skorzystaniu z tego przycisku nie ma możliwości samodzielnego wygenerowania faktur/naliczeń z należności przyszłych,

!chyba że, jest to ten sam dzień, w którym były wystawione faktury/naliczenia!

Wtedy przejdź na kartę dowolnego najemcy, który miał mieć wystawioną w tym dniu fakturę/naliczenie i w sekcji należności przyszłe skorzystaj z przycisku "wygeneruj dzisiejsze zobowiązania"

*tylko użytkownik z uprawnieniami administratora może zatwierdzić i wysłać wystawione dokumenty

→ Chcę zmienić wysokość należności przyszłej wszystkim najemcom. Jak to zrobić?

Czasem zachodzi potrzeba podniesienia cen najemcom, czy to w związku z inflacją, czy z zapisami umowy. W menu najemcy pojawiła się opcja masowej zmiany należności typu czynsz dla wybranych najemców.

Aby jej użyć:

1. Kliknij w przycisk Masowa edycja należności

2. Wybierz parametry:

Wybierając Zastosuj tylko do należności typu "Czynsz" możesz zdecydować, czy do obliczeń ma być brana pod uwagę kwota z rabatami, czy bez:

3. Przeanalizuj podsumowanie. Jeśli wszystko się zgadza, kliknij "Otwórz formularz wysyłki wiadomości do najemców".

4. Napisz wiadomość do najemców, których objęła podwyżka.

Jeśli okaże się, że został popełniony błąd przy wpisywaniu procentów lub kwoty podwyżki, i chcesz wrócić do poprzednich ustawień:

Przejdź do menu logi:

2. Wybierz akcję "Masowa edycja należności" i kliknij szczegóły:

3. Kliknij przycisk Przywróć kwotę w oknie, które się pojawi. Gotowe.

→ Kiedy zostanie rzynznany rabat za dostarczenie dokumentów?

Rabat zostanie przyznany, jeśli zostaną spełnione wszystkie warunki (dostarczone wszystkie dokumenty).

→ Jaka jest różnica między czynszem rzeczywistym i czynszem sugerowanym?

Czynsz rzeczywisty jest pobierany z należności przyszłej najemcy, natomiast czynsz sugerowany można uzupełnić ręcznie. Przydaje się przy zmianie najemców, gdy ustala się nowe ceny. Będą one widoczne przy pokoju na karcie nieruchomości lub na liście wolnych pokoi: Rezerwacja i sekcja "Wolne pokoje/mieszkania"