Jak dodać koszt z faktury przez OCR w SON?

OCR odczytuje fakturę wgraną do SON i wypełnia formularz kosztu: numer faktury, daty, termin płatności, pozycje i kwoty. Ty sprawdzasz odczytane dane, uzupełniasz brakujące pola i zapisujesz koszt.

OCR to jedna z funkcji AI. Funkcje AI są dostępne w pakietach PREMIUM i ENTERPRISE. O danych, które trafiają do modelu językowego, przeczytasz w artykule Funkcje AI.


W tym artykule dowiesz się:

Jak odczytać fakturę przy dodawaniu kosztu?

  1. Przejdź do Koszty → Lista i kliknij Koszt.
  2. Włącz przełącznik Załączniki. Pojawi się sekcja Zgoda na OCR z treścią zgody na przesłanie faktury do odczytu.
  3. Jeśli przełącznik Zgoda na OCR jest wyłączony, włącz go. Pojawi się okno Zgoda na OCR. Przeczytaj treść zgody i kliknij Ok. Jeśli nie chcesz widzieć tego okna przy kolejnych kosztach, przed kliknięciem Ok zaznacz Nie pokazuj więcej tej informacji.
  4. Przeciągnij plik faktury do pola albo kliknij Wybierz i wskaż plik. Kliknij Wgraj 1 plik.
Formularz Dokument kosztowy (dodawanie) z włączonymi przełącznikami Załączniki i Zgoda na OCR. Nad przełącznikiem zgody jest jej treść. W polu plików wybrany jest plik FV_HYD_13_2026.pdf o rozmiarze 67 KB, a pod nim zielony przycisk Wgraj 1 plik.
Pomarańczowe ramki wskazują przełączniki „Załączniki” i „Zgoda na OCR” oraz przycisk „Wgraj 1 plik”.

  1. Poczekaj na odczyt. W tym czasie SON pokazuje komunikat „Trwa odczytywanie dokumentu, może to potrwać do 5 minut, nie wyłączaj strony”. Po odczycie pola formularza wypełnią się danymi z faktury, a obok zobaczysz jej podgląd.
  2. Porównaj dane w formularzu z fakturą i uzupełnij puste pola, na przykład Beneficjent i Przypisanie kosztu. Pola formularza opisuje artykuł Jak dodać koszt mieszkania w SON?
Formularz Dokument kosztowy (dodawanie) po odczycie faktury FV/HYD/13/2026. Obok formularza jest podgląd faktury od sprzedawcy Mario Bros Usługi Hydrauliczne dla nabywcy Sknerus McKwacz na kwotę 216,00 PLN. W formularzu wypełnione są numer kosztu, daty, termin płatności 14 dni i płatnik Sknerus McKwacz. Pola Beneficjent i Przypisanie kosztu są puste.
Pomarańczowe ramki wskazują puste pola „Beneficjent” i „Przypisanie kosztu”.

  1. Kliknij Zapisz. Pojawi się komunikat „Dokument dodany”.

Koszt pojawi się w Koszty → Lista, a faktura będzie w jego załącznikach.

Jak utworzyć koszt z zakładki Do przetworzenia?

Zakładka Do przetworzenia zbiera faktury, z których koszt utworzysz później. Trafiają tu faktury pobrane przez Posłańca z serwisów dostawców (e-BOK). Posłańca opisuje artykuł Posłaniec - automatyczne pobieranie faktur z e-BOK. Przy włączonym imporcie z KSeF trafiają tu też faktury wystawione przez innych sprzedawców na Twój NIP. Import ustawisz według artykułu Jak połączyć się z KSeF?

Faktury, z których koszty utworzysz później, możesz też wgrać do zakładki samodzielnie, także kilka naraz. Kroki znajdziesz w sekcji Jak samodzielnie przesłać faktury do zakładki Do przetworzenia?

  1. Przejdź do Koszty → Do przetworzenia.
  2. Gdy w kolumnie Status OCR jest „Gotowe”, kliknij Utwórz koszt w wierszu faktury.
Zakładka Do przetworzenia w module Koszty. Na liście jest jeden plik faktury o ID 404, dodany przez użytkownika Klaudiusz A., ze statusem OCR Gotowe. W wierszu jest odnośnik Utwórz koszt i ikona podglądu.
Pomarańczowe ramki wskazują przycisk „Prześlij plik”, status „Gotowe” i odnośnik „Utwórz koszt”.

  1. Otworzy się formularz Dokument kosztowy (dodawanie) z podglądem faktury i polami wypełnionymi przez OCR. Porównaj dane z fakturą i uzupełnij puste pola.
  2. Kliknij Zapisz. Pojawi się komunikat „Dokument dodany”.

Koszt pojawi się w Koszty → Lista, a faktura będzie w jego załącznikach. Plik zniknie z zakładki Do przetworzenia, więc z jednej faktury utworzysz jeden koszt.

Liczbę plików bez utworzonego kosztu widzisz przy nazwie zakładki Do przetworzenia i przy pozycji Koszty w menu.

Ikona oka w kolumnie Podgląd otwiera fakturę bez tworzenia kosztu. Plik pobierzesz albo usuniesz z menu ⋮ w wierszu, opcjami Pobierz i Usuń pliki. Usunięcia pliku nie da się cofnąć.

Jak samodzielnie przesłać faktury do zakładki Do przetworzenia?

  1. Przejdź do Koszty → Do przetworzenia i kliknij Prześlij plik.
  2. Przeciągnij pliki faktur do okna albo kliknij Wybierz i wskaż pliki na komputerze. Kolejne pliki dodasz przyciskiem Dodaj więcej.
  3. Kliknij Wgraj. Pliki pojawią się na liście, a w kolumnie Status OCR zobaczysz „w toku”. Odczyt może potrwać kilka minut.

Gdy status zmieni się na „Gotowe”, utworzysz z pliku koszt przyciskiem Utwórz koszt.

Co sprawdzić po odczycie faktury?

Dane odczytane przez OCR traktuj jak podpowiedź. Model językowy może źle odczytać kwotę albo datę i może pominąć pozycję.

Przed zapisem kosztu sprawdź w formularzu:

  • Numer / nazwa kosztu, daty i Termin płatności - czy zgadzają się z fakturą.
  • Beneficjent i Płatnik kosztu - jeśli SON nie wybrał ich sam, wybierz je z listy.
  • Przypisanie kosztu - wybierz nieruchomość albo inne przypisanie.
  • Pozycje: nazwy, liczbę, ceny i Stawka VAT. W każdej pozycji wybierz Typ kosztu. Po wyborze typu w jednej pozycji SON uzupełni go w pozostałych pustych pozycjach.
  • Kwota do zapłaty w sekcji Podsumowanie płatności - czy jest równa kwocie z faktury.
Czy artykuł odpowiedział na Twoje pytanie? Dziękujemy za opinię Wystąpił problem z przesłaniem opinii. Prosimy spróbować ponownie później.

Nadal potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami Skontaktuj się z nami

Powiązane artykuły