Funkcje AI

SON ma funkcje oparte na sztucznej inteligencji (funkcje AI): odczytują tekst i dane z wgranych dokumentów, tłumaczą treści i odpowiadają na pytania o dane w Twoim koncie. Wszystkie korzystają z jednego modelu językowego: Gemini 3.5 Flash firmy Google. Funkcje AI są dostępne w pakietach PREMIUM i ENTERPRISE.

W tym artykule dowiesz się:

• jakie funkcje AI są w SON i do czego służą,
• z jakiego modelu korzystamy i kto go dostarcza,
• jakie dane trafiają do modelu,
• gdzie przetwarzane są dane,
• czy Google przechowuje dane i trenuje na nich modele,
• co zapisuje SON,
• dlaczego wynik funkcji AI trzeba sprawdzić,
• kto może korzystać z funkcji AI i jak je wyłączyć.

Jakie funkcje AI są w SON?

W skrócie: OCR wypełnia formularz dokumentu kosztowego na podstawie faktury, a automatyczne odczytywanie danych robi to samo w pozostałych formularzach wymienionych w tabeli. W obu przypadkach wynik sprawdzasz i zatwierdzasz przed zapisem.

Z jakiego modelu korzystamy i kto go dostarcza?

• Model: Gemini 3.5 Flash. To duży model językowy, czyli program, który przetwarza tekst i obrazy dokumentów oraz odpowiada na polecenia napisane zwykłym językiem.
• Usługa: korzystamy z modelu przez Google Cloud, w usłudze Gemini Enterprise Agent Platform (wcześniej Vertex AI). To usługa dla firm, udostępniana na innych warunkach niż aplikacja Gemini dla osób prywatnych.
• Umowa: usługę kupujemy od Google Cloud Poland sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (KRS 0000840059). Ta spółka jest naszym podprocesorem, czyli firmą, której podzlecamy konkretne operacje na danych osobowych powierzonych nam przez Ciebie.

Każdą zmianę modelu odnotujemy w historii zmian tego artykułu. Jeśli zmiana będzie oznaczać nowego podprocesora, poinformujemy Cię o tym zgodnie z umową powierzenia.

Jakie dane trafiają do modelu?

Do modelu trafia to, czego wymaga dana operacja: dokument wgrany do odczytu, tekst do przetłumaczenia albo pytanie lub polecenie do Asystenta AI razem z dotychczasową rozmową i danymi potrzebnymi do odpowiedzi. Jeśli zapytasz Asystenta AI o najemców z zaległościami, do modelu trafią dane tych najemców.

Asystent AI działa wyłącznie w granicach uprawnień użytkownika, który z niego korzysta. Nie ma dostępu do danych, których ten użytkownik nie może zobaczyć w SON. Zakres danych dostępnych dla Asystenta AI ustawiasz więc tak samo jak zwykły dostęp do konta: uprawnieniami użytkowników.

UWAGA! Nie wpisuj do funkcji AI danych szczególnych kategorii, np. o stanie zdrowia, poglądach politycznych, wyznaniu czy orientacji seksualnej, ani danych o wyrokach skazujących. Nie wgrywaj też do odczytu dokumentów, które takie dane zawierają.

Gdzie przetwarzane są dane?

Zapytania do modelu trafiają do centrów danych Google w państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Google dzieli moc obliczeniową, czyli serwery zdolne w danej chwili obsłużyć zapytanie, między wszystkich swoich klientów. Gdy w centrach danych w UE chwilowo jej brakuje, zapytanie może zostać obsłużone w centrach danych Google w Stanach Zjednoczonych. Dane przetwarza wtedy w USA Google LLC, spółka z grupy Google, która działa jako podprocesor Google Cloud Poland.

Nie korzystamy z ustawień usługi Google, przy których nie da się ustalić, w jakim kraju przetworzono zapytanie. Dane mogą więc trafić tylko do UE albo do USA.

Czy Google przechowuje dane i trenuje na nich modele?

Obecnie korzystamy z konfiguracji, w której Google nie przechowuje treści zapytań ani wyników po zakończeniu operacji. Jeśli konfiguracja się zmieni, zaktualizujemy ten artykuł.

Google zobowiązuje się w warunkach usługi, że nie wykorzysta przesyłanych danych do trenowania swoich modeli.

My też nie trenujemy ani nie dostrajamy modelu na Twoich danych. Do ulepszania funkcji AI możemy używać wyłącznie danych nieodwracalnie zanonimizowanych, czyli takich, z których nie da się ustalić, kogo dotyczą.

Co zapisuje SON?

Dane odczytane z dokumentu przez funkcje AI zapisują się w SON dopiero po Twoim zatwierdzeniu.

Rozmowy z Asystentem AI widzisz w historii rozmów w swoim koncie, dopóki ich nie usuniesz. Funkcje AI mogą być jednak czasowo niedostępne, dlatego ważne odpowiedzi zapisz także poza Asystentem AI.

Dlaczego wynik funkcji AI trzeba sprawdzić?

Model językowy może się pomylić: źle odczytać kwotę albo NIP, pominąć pozycję, nieprecyzyjnie przetłumaczyć zdanie albo podać odpowiedź niezgodną ze stanem faktycznym. Dlatego wynik każdej funkcji AI traktuj jako podpowiedź: odczytane dane porównaj z dokumentem, a tłumaczenie i odpowiedź Asystenta AI sprawdź, zanim z nich skorzystasz. Zmiany, które Asystent AI ma wprowadzić w SON, zapisują się dopiero po Twoim zatwierdzeniu.

Warto wiedzieć:

• funkcje AI nie podejmują za Ciebie decyzji: podejmujesz je Ty albo osoby, które upoważnisz,
• wyniki funkcji AI nie są poradą prawną, podatkową ani finansową,
• funkcje AI mogą być czasowo niedostępne z powodu ograniczeń po stronie Google; spróbuj wtedy ponownie później.

Kto może korzystać z funkcji AI i jak je wyłączyć?

Funkcje AI są dostępne w pakietach PREMIUM i ENTERPRISE.

Korzystanie z nich jest dobrowolne. Jeśli chcesz wyłączyć wybrane funkcje AI albo wszystkie, napisz do nas przez formularz kontaktowy, który otworzysz przyciskiem Pomoc w swoim koncie, albo na adres kontakt@systemobsluginajmu.pl.

Najczęstsze pytania

Czy dane są przetwarzane w Polsce? Nie ma takiej gwarancji. Zapytania są przetwarzane w centrach danych Google w państwach Unii Europejskiej, a gdy w UE brakuje wolnej mocy obliczeniowej, mogą zostać przetworzone w Stanach Zjednoczonych. W Polsce ma siedzibę spółka, z którą mamy umowę: Google Cloud Poland sp. z o.o.

Gdzie znajdę zapisy umowne o funkcjach AI?

• Umowa serwisu, § 9 „Funkcje AI”,
• Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych z listą podprocesorów,
• Polityka prywatności.

Pytania o ochronę danych w funkcjach AI możesz wysłać na adres iod@systemobsluginajmu.pl.

Sprawdź też:

• Dokumenty kosztowe - jak dodać koszt przez OCR.

Historia zmian:

• 6/10/2026 - pierwsza wersja artykułu.