Posłaniec - automatyczne pobieranie faktur z e-BOK

Posłaniec to usługa dodatkowa SON, która co miesiąc pobiera faktury z serwisów klienta (e-BOK) dostawców prądu, gazu, internetu, spółdzielni i innych. Faktury mogą trafiać na Twój adres e-mail albo do SON, do zakładki Koszty → Do przetworzenia.

Koszt usługi: od 19,00 zł brutto miesięcznie za obsługę do 25 punktów poboru. Za każdy kolejny punkt poboru płacisz 0,70 zł brutto. Usługa jest dostępna dla użytkowników SON od planu PREMIUM.

Posłańca uruchamiasz osobno w każdym oddziale SON. Szczegóły znajdziesz w sekcji Jedno konto Posłaniec, podpięte pod kilka oddziałów/kont.

W tym artykule dowiesz się:

• Jak połączyć SON z Posłańcem?
• Jak dodać usługę dostawcy w Posłańcu?
• Jak połączyć usługę z SON?
• Kilka punktów poboru w jednym e-BOK
• Co się dzieje z pobraną fakturą?
• Jedno konto Posłaniec, podpięte pod kilka oddziałów/kont

Jak połączyć SON z Posłańcem?

SON łączysz z Posłańcem raz w każdym oddziale. Konto Posłańca możesz założyć w trakcie tych kroków.

1. W SON kliknij ikonę koła zębatego na górnym pasku, obok nazwy oddziału. Otworzy się okno Ustawienia.
2. Wybierz Integracje.
3. W wierszu Posłaniec kliknij ikonę edycji.

4. Kliknij Zaloguj się.

5. Otworzy się nowe okno Posłańca. Co w nim zrobisz, zależy od tego, czy masz już konto w Posłańcu:
   • Nie masz konta: w oknie Logowanie kliknij Zarejestruj się i załóż konto. Po założeniu konta SON połączy się z Posłańcem, więc krok 6 pomiń.
   • Masz konto: w oknie Logowanie zaloguj się. Jeśli przeglądarka pamięta logowanie do Posłańca, okno Logowanie się nie pojawi. Od razu zobaczysz okno Żądanie autoryzacji.
6. Jeśli masz konto w Posłańcu, w oknie Żądanie autoryzacji kliknij Autoryzuj.

W SON w wierszu Posłaniec kolumna Usługa skonfigurowana pokaże Tak. W Posłańcu w zakładce Integracje pojawi się kafelek System obsługi najmu (SON3) z nazwą oddziału.

Jak dodać usługę dostawcy w Posłańcu?

Usługi dodajesz na koncie Posłańca. Do każdej usługi wpisujesz dane logowania do e-BOK dostawcy.

1. W Posłańcu przejdź do zakładki Usługi i kliknij Dodaj.
2. Wybierz typ dostawcy albo wyszukaj dostawcę na liście i kliknij jego nazwę.

3. Wpisz dane logowania do e-BOK i kliknij Dalej. Posłaniec od razu sprawdzi dane. Gdy są poprawne, pokaże status Dane dostępowe są prawidłowe.

Po tym kroku usługa jest już zapisana. W zakładce Usługi pojawi się jej kafelek ze statusem Aktywny.

4. Opcjonalnie: kliknij ustawienia usługi, a potem edytuj, i zmień ustawienia pobierania:
   • Wysyłaj powiadomienia o nowych dokumentach: Posłaniec wyśle e-mail na adres podany przy rejestracji konta Posłańca. W polu Częstotliwość wysyłania powiadomień o nowych dokumentach wybierasz Zbiorczo, raz dziennie albo Od razu, gdy pojawi się dokument.
   • Pobieraj od razu: domyślnie Posłaniec pobiera dokument od razu, gdy pojawi się w e-BOK. Po odznaczeniu tej opcji wpiszesz, na ile dni przed terminem płatności Posłaniec ma pobrać dokument.
   • Pobieraj faktury o terminie płatności nie starszym niż (dni): domyślnie 30 dni, do wyboru od 5 do 120 dni. Faktur z terminem płatności starszym niż wybrana liczba dni Posłaniec nie pobierze.
5. Kliknij zapisz.

Jak połączyć usługę z SON?

Nowa usługa ma od razu podpiętą integrację z SON Twojego oddziału. W ustawieniach tej integracji wybierasz nieruchomość dla dokumentów i decydujesz o dokumentach zastępczych.

1. W Posłańcu w zakładce Usługi przy wybranej usłudze kliknij Szczegóły.

2. Przy usłudze kliknij Integracje. Liczba w nawiasie to liczba podpiętych integracji.
3. Na kafelku SON z nazwą swojego oddziału kliknij Edytuj.

4. Opcjonalnie: w polu Nieruchomość (OPCJONALNE) wybierz nieruchomość, do której Posłaniec ma przypisywać dokumenty z tej usługi.
5. Opcjonalnie: zaznacz Przesyłaj zastępcze dokumenty systemowe.
6. Kliknij Zapisz.

Od tej chwili Posłaniec przesyła do SON każdą nową fakturę pobraną z tego konta e-BOK. Znajdziesz ją w zakładce Koszty → Do przetworzenia.

Dostęp do e-BOK może Ci dać właściciel nieruchomości. Jego konto e-BOK obejmuje czasem też nieruchomości, którymi nie zarządzasz. Przy punktach poboru tych nieruchomości wybierz status nie pobieraj dokumentów. Posłaniec nie pobierze wtedy z nich dokumentów. Opis znajdziesz w sekcji Kilka punktów poboru w jednym e-BOK.

Kilka punktów poboru w jednym e-BOK

Jeśli jedno konto e-BOK obejmuje kilka nieruchomości, Posłaniec pobierze też ich punkty poboru. Każdy punkt poboru możesz osobno powiązać z nieruchomością w SON. Dokumenty z tego punktu poboru trafią wtedy do wskazanej nieruchomości.

1. W SON przejdź do Nieruchomości → Lista i sprawdź numer nieruchomości w kolumnie ID.

2. W Posłańcu w zakładce Usługi przy wybranej usłudze kliknij Szczegóły.
3. Przy koncie e-BOK kliknij Punkty poboru. Liczba w nawiasie to liczba punktów poboru tego konta.

4. Przy punkcie poboru wpisz numer nieruchomości w polu ID nieruchomości w SON.
5. Opcjonalnie: w polu Własna nazwa punktu poboru wpisz nazwę, po której łatwiej rozpoznasz punkt poboru.
6. W polu Status wybierz pobieraj dokumenty albo nie pobieraj dokumentów.

7. Ustaw w ten sam sposób pozostałe punkty poboru i kliknij Zapisz.

Co się dzieje z pobraną fakturą?

Pobrana faktura trafia do SON automatycznie, do zakładki Koszty → Do przetworzenia. Na liście dokumentów możesz:

• obejrzeć dokument w kolumnie Podgląd,
• kliknąć Utwórz koszt, żeby dodać dokument kosztowy na podstawie faktury.

Więcej o kosztach przeczytasz w artykule Dokumenty kosztowe.

Pobrane dokumenty widać też na koncie Posłańca. Wszystkie dokumenty pokazuje tabela Wszystkie faktury w zakładce Usługi.

Dokumenty jednej usługi zobaczysz po kliknięciu Szczegóły przy tej usłudze, w tabeli pod listą usług.

Jedno konto Posłaniec, podpięte pod kilka oddziałów/kont

W SON każdy oddział jest osobnym kontem. Usługi dodatkowe uruchamiasz i rozliczamy osobno dla każdego oddziału. Dotyczy to też kont przeniesionych z SON2, w których jedno konto Posłańca obsługiwało kilka oddziałów.