Jak rozliczyć kaucję najemcy w SON?

Kaucję rozliczasz w SON w dwóch sytuacjach. W trakcie najmu opłacasz z niej fakturę, na przykład za naprawę szkody. Na koniec najmu rozliczasz portfel najemcy: SON opłaca z kaucji nieopłacone dokumenty, a resztę oddajesz najemcy.

Jak zaksięgować wpłatę kaucji, opisuje artykuł Jak zaksięgować kaucję najemcy w SON?


W tym artykule dowiesz się:

Jak opłacić fakturę z kaucji?

Fakturę opłacisz z kaucji, jeśli ustawisz na niej sposób płatności „Rozliczono z kaucji”. Ustawiasz go przy wystawianiu faktury.

  1. W zakładce Finanse na karcie najemcy kliknij Dokument. Pojawi się okno Faktura (dodawanie).
  2. W polu Sposób płatności wybierz Rozliczono z kaucji.
Okno „Faktura (dodawanie)” z rozwiniętą listą pola „Sposób płatności”. Lista ma opcje „Gotówka”, „Przelew”, „Karta płatnicza”, „Zapłacono” i „Rozliczono z kaucji”. Pomarańczowe ramki obejmują pole „Sposób płatności” i opcję „Rozliczono z kaucji”.
Pomarańczowe ramki wskazują pole „Sposób płatności” i opcję „Rozliczono z kaucji”.

  1. Uzupełnij pozostałe pola faktury i kliknij Zapisz.

Gdy kaucja jest już wpłacona, SON od razu opłaca fakturę z kaucji najemcy. W przykładzie faktura na 500,00 PLN zmniejszyła kaucję z 3 000,00 do 2 500,00 PLN. Saldo portfela zostało bez zmian.

Jeśli dodasz fakturę przed wpłatą kaucji, SON opłaci ją przy zaksięgowaniu kaucji. W oknie Dodaj operację zobaczysz wtedy komunikat: „Dokumenty ze sposobem płatności rozliczona z kaucji zostały automatycznie przypisane do operacji kaucji. Pozostała kwota trafi do salda kaucji najemcy.”

Jeśli kaucja ma pokryć tylko część faktury, zajrzyj do artykułu FAQ - Jak częściowo rozliczyć fakturę z wpłaconej kaucji?

Jak rozliczyć kaucję na koniec najmu?

Kaucję rozliczasz razem z portfelem najemcy, w oknie Rozliczenie portfela. Każdy portfel rozliczasz osobno. W portfelu musi być operacja oznaczona jako kaucja, przypisana do aktualnej umowy najemcy. Bez niej okno pokazuje komunikat „Brak kaucji do zwrotu” i pozwala tylko wygenerować kompensatę.

Gdy kaucja jest przypisana do wcześniejszej umowy, najpierw przenieś ją na aktualną. Opisuje to sekcja Jak przeksięgować kaucję na inną umowę?

Jeśli chcesz zwrócić kaucję przelewem wyeksportowanym do banku, wpisz numer konta najemcy. Zrobisz to na karcie najemcy w zakładce Informacje, w sekcji Numer konta do zwrotu kaucji i innych rozliczeń, przyciskiem Zmień. Gdy przelew wpisujesz w banku ręcznie, numer w SON nie jest potrzebny.

  1. Otwórz kartę najemcy, przejdź do zakładki Finanse i wybierz portfel.
  2. Kliknij Rozlicz portfel. Pojawi się okno Rozliczenie portfela.
  3. Sprawdź trzy kwoty na początku okna.
Okno „Rozliczenie portfela 66” z kwotami: saldo z kaucji 2 500,00 PLN, saldo z pozostałych wpłat -500,00 PLN i kwota do zwrotu 2 000,00 PLN. W sekcji „Co chcesz zrobić?” są cztery opcje. Pomarańczowe ramki obejmują trzy kwoty i listę opcji.
Pomarańczowe ramki wskazują kwoty rozliczenia i opcje w sekcji „Co chcesz zrobić?”.

  • Saldo z kaucji: kaucja, która została u Ciebie.
  • Saldo z pozostałych wpłat: saldo portfela bez kaucji. Kwota ujemna oznacza, że najemca ma nieopłacone dokumenty.
  • Kwota do zwrotu: suma obu sald. W przykładzie z kaucji 2 500,00 PLN SON potrąci 500,00 PLN zaległości, więc do zwrotu zostaje 2 000,00 PLN.
  1. W sekcji Co chcesz zrobić? wybierz jedną z czterech opcji. Każdą opisuje osobna sekcja poniżej.

Opcje Wygeneruj kompensatę i Wygeneruj dane do przelewu nie rozliczają kaucji. Kaucję rozliczysz opcją Kaucja / wpłata została zwrócona, rozlicz saldo najemcy albo akcją Oznacz jako zwrócone na liście zwrotów.

Jak wygenerować kompensatę?

Kompensata to dokument dla najemcy. Pokazuje, które jego dokumenty opłacasz z kaucji i ile kaucji mu oddasz.

  1. W oknie Rozliczenie portfela wybierz Wygeneruj kompensatę.
  2. W polu Sporządził/a wybierz osobę, która podpisze dokument.
  3. W polu Termin zapłaty ustaw termin zwrotu albo dopłaty. SON podpowiada 15 dni od dziś.
  4. Kliknij Generuj kompensatę/y.

SON doda plik PDF do zakładki Dokumenty na karcie najemcy. Nazwa pliku zaczyna się od słowa „kompensata”, a dalej ma nazwę oddziału, najemcy i datę. Dokument ma tytuł „Oświadczenie o kompensacie/rozliczeniu kaucji” i zawiera tabelę dokumentów z potrąceniami z kaucji oraz kwotę na dobro najemcy. Podgląd otworzysz, klikając nazwę pliku.

Po kliknięciu okno zostaje otwarte, a SON nie pokazuje komunikatu. Kliknij przycisk raz, a potem zamknij okno i sprawdź zakładkę Dokumenty.

Jak wygenerować dane do przelewu zwrotu?

Ta opcja pokazuje dane do przelewu zwrotu: nazwę i adres najemcy, numer jego konta, tytuł i kwotę. Przelew zrobisz na trzy sposoby: skopiujesz dane do banku, pobierzesz plik z danymi albo zeskanujesz kod QR aplikacją swojego banku. Większość aplikacji bankowych sama wpisze wtedy dane przelewu.

  1. W oknie Rozliczenie portfela wybierz Wygeneruj dane do przelewu.
  2. W polu Data wykonania zwrotu wpisz datę przelewu.
  3. Sprawdź opisy, które SON nada operacjom zwrotu: „Zwrot kaucji” w polu Opis transakcji w SON oznaczonej jako kaucja i „Zwrot nadpłaty” w polu Tytuł transakcji zwrotu nadpłat dla pozostałych wpłat w SON. Możesz je zmienić.
  4. Wybierz sposób przelewu:
  • Wyświetl dane do przelewu: otwiera okno Dane do przelewu. Przy każdym polu jest przycisk Kopiuj.
  • Generuj w sekcji Wygeneruj plik z danymi przelewu: tworzy plik CSV z danymi przelewu.
  • Kod QR w sekcji lub zeskanuj kod i zapłać: zeskanuj go aplikacją bankową w telefonie.

Jeśli najemca nie ma w SON numeru konta do zwrotu, pole Numer konta odbiorcy zostaje puste. Numer wpiszesz wtedy w banku.

Po wykonaniu przelewu rozlicz kaucję opcją z następnej sekcji.

Jak rozliczyć kaucję po zwrocie?

  1. W oknie Rozliczenie portfela wybierz Kaucja / wpłata została zwrócona, rozlicz saldo najemcy.
  2. W polu Data wykonania zwrotu wpisz datę zwrotu.
  3. Gdy oddajesz gotówkę z kasy oddziału, zaznacz Dodaj rozliczenia jako KW (Wypłata gotówkowa z kasy).
  4. Kliknij Rozlicz.

SON najpierw opłaca z kaucji nieopłacone dokumenty najemcy. Potem dodaje operacje rozliczające z datą zwrotu i zeruje saldo kaucji oraz saldo portfela. W przykładzie bez zaległości w tabeli pojawiły się Operacja (Kaucja) na 3 000,00 PLN i Operacja na 1 000,00 PLN, a nagłówek karty pokazał kaucję „0,00 PLN / 3 000,00 PLN”.

Jak zwrócić kaucję z listy zwrotów?

Lista zwrotów przydaje się, gdy oddajesz kaucję kilku najemcom naraz. Przelewy wyeksportujesz wtedy jedną paczką do banku.

  1. W oknie Rozliczenie portfela wybierz Umieść najemcę na liście do zwrotu kaucji / wpłat.
  2. W polu Ostateczna data wykonania zwrotu wpisz termin zwrotu.
  3. Kliknij Umieść najemcę na liście do zwrotu kaucji / wpłat. Saldo i kaucja najemcy jeszcze się nie zmieniają.
  4. W menu Najemcy przejdź do zakładki Zwroty kaucji / wpłat. Lista pokazuje najemcę, nieruchomość, portfel, saldo portfela, saldo kaucji i termin.
  5. Zaznacz najemców i w menu akcje wybierz Eksport do banku. Zrób przelewy w banku.
  6. Po przelewach zaznacz tych samych najemców i w menu akcje wybierz Oznacz jako zwrócone. Tę samą akcję znajdziesz w menu trzech kropek przy wierszu.
Okno „Oznacz jako zwrócone” z sekcją „Data zwrotu” i opcjami „W dniu dzisiejszym” oraz „W dniu terminu zwrotu kaucji”. Niżej są przełączniki „Wykwateruj najemcę z rozliczanej nieruchomości.” i „Zarchiwizuj najemcę o ile to możliwe” oraz pole „Zawieś wszystkie aktywne należności”. Pomarańczowe ramki obejmują sekcję „Data zwrotu” i przycisk „Oznacz”.
Pomarańczowe ramki wskazują wybór daty zwrotu i przycisk „Oznacz”.

  1. W sekcji Data zwrotu wybierz W dniu dzisiejszym albo W dniu terminu zwrotu kaucji.
  2. Kliknij Oznacz.

SON rozlicza kaucję tak samo jak w poprzedniej sekcji i usuwa najemcę z listy. W przykładzie faktura na 1 500,00 PLN miała 500,00 PLN niedopłaty. SON opłacił ją z kaucji i dodał operację zwrotu kaucji na 2 000,00 PLN. Saldo i kaucja najemcy spadły do zera.

W tym samym oknie możesz od razu wykwaterować najemcę z rozliczanej nieruchomości, zawiesić jego aktywne należności i zarchiwizować najemcę. SON zarchiwizuje go tylko wtedy, gdy nie ma żadnych aktywnych umów.

Jeśli najemca nie ma numeru konta do zwrotu, SON nie wyeksportuje przelewu i pokaże komunikat „Brak numeru do zwrotu kaucji na koncie najemcy”. Uzupełnij numer w zakładce Informacje na karcie najemcy.

Czy artykuł odpowiedział na Twoje pytanie? Dziękujemy za opinię Wystąpił problem z przesłaniem opinii. Prosimy spróbować ponownie później.

Nadal potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami Skontaktuj się z nami

Powiązane artykuły