Podpis online

Uruchomiliśmy możliwość podpisywania dokumentów online, za pomocą potwierdzenia e-mail i sms. Dzięki tej funkcji możesz w szybki i bezpieczny sposób przesłać najemcy umowę najmu, aneks itp. Najemca natomiast może podpisać ten dokument, będąc w dowolnym miejscu z dostępem do Internetu.

Ta usługa jest dodatkowo płatna i wynosi 29,00 zł brutto / miesiąc

W tym artykule dowiesz się:

Jak aktywować podpis zdalny?
W jaki sposób podpisać dokument zdalnie?

Aktywacja

Aby aktywować usługę podpisu zdalnego, przejdź do Ustawień globalnych, a następnie do zakładki Inne usługi.

Domyślnie na dokumentach będzie się pojawiał adres e-mail i numer telefonu użytkownika, który podpisuje umowę po stronie SON (zaciągany z ustawień profilu użytkownika). Jednak można zmienić je na domyślne firmowe (ustawienia globalne -> inne usługi):

Jeśli podpisujesz umowę bezpośrednio w SON (klikając podpisz na karcie najemcy), możesz tu wpisać nawet numer stacjonarny.

Pamiętaj, że dane kontaktowe muszą być uzupełnione nie tylko po stronie najemcy, ale też użytkownika/oddziału w Edycji profilu użytkownika lub w ustawieniach globalnych.

Uprawnienia

Upewnij się, że użytkownik, który będzie zdalnie podpisywać dokumenty, posiada do tego uprawnienia:

Jeśli będziesz podpisywać umowy w SON (na karcie najemcy), w polu numer telefonu użytkownika można wpisać ogólny numer firmowy, nawet numer stacjonarny.

Procedura podpisywania dokumentu

Wygeneruj dokument w SON. Możesz podpisać też inny dokument – wystarczy dodać go w formacie PDF.
Zaznacz jeden lub więcej dokumentów, które chcesz przesłać do podpisania
Następnie kliknij przycisk "Przygotuj dokumenty do podpisu"

Wypełnij formularz, nazwa dla paczki dokumentów, oraz treść komunikatu pojawi się w mailu wysłanym do najemcy. Jeśli na przykład rodzice chcieliby się dodatkowo zapoznać z treścią dokumentów — możesz ich dodać jako osoby tylko do wglądu. Otrzymają link do umowy, ale nie będą mogli jej podpisać.

Tutaj znajdziesz informację, jak proces wygląda od strony najemcy: Podpis

Po podpisaniu dokumentu przez najemcę zmieni się status dokumentu w SON:

Z tego poziomu możesz go podpisać:

Po podpisaniu dokumentu przez obie strony, na końcu pliku zostanie dodana macierz podpisów razem z pieczęcią elektroniczną.

Podpisywanie umów z najemcami, jest możliwe dla 130 krajów. Tutaj znajdziesz pełną listę: LISTA OBSŁUGIWANYCH KRAJÓW

Ważne

Biorąc pod uwagę aktualne utarte orzecznictwo sądów, rekomendujemy, aby z tego rozwiązania korzystać przy wszelkich dokumentach oprócz poniższych przypadków:

Umowa poręczenia
Umowa najmu na okres powyżej 12 miesięcy
Zgodnie z art. 660 Kodeksu cywilnego: „Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony”.
Umowa najmu jest ważna niezależnie od zachowania pisemnej formy. Brak wymogu zachowania pisemności oznacza, że nie ma ryzyka jej unieważnienia. Jednak jedyna rzecz, na którą wpływa forma pisemna, to okres obowiązywania umowy.
Umowa najmu okazjonalnego
Umowa najmu instytucjonalnego
Poręcznie
Weksel

Reszta umów wymaga jedynie formy dokumentowej, która pozwala na złożenie oświadczenia woli w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. „Ustalenie osoby” nie musi zapewniać jej identyfikacji, tak jak ma to miejsce w przypadku podpisu własnoręcznego.