Rezerwacja i sekcja "Wolne pokoje/mieszkania"

Robienie rezerwacji w systemie, nawet jeśli nie podpisuje się umowy rezerwacyjnej, jest o tyle wygodne, że można ją później usunąć, a numer konta wraca do "puli". Przydaje się to w przypadku, gdy potencjalny najemca nie wpłaca od razu kaucji, lecz chce zrobić ją przelewem.

Warto dodawać najemców poprzez rezerwacje, szczególnie gdy zajmujemy się podnajmem i zarządzaniem. W takim przypadku najczęściej mamy więcej niż 1 numerację faktur i różne numery kont bankowych (własne i dla mieszkań zarządzanych). Aby nie pojawiły się problemy ze źle przypisaną numeracją czy kontem, dodajemy najpierw rezerwację, dzięki temu system wie, do której nieruchomości i właściciela przypisany jest najemca.

W tym artykule dowiesz się:

Jak stworzyć rezerwację
Jak przekształcić rezerwację w pełnoprawne konto najemcy
Czym jest i jak tworzyć rezerwacje przyszłe

Tworzenie rezerwacji

Aby stworzyć rezerwację, w pierwszej kolejności wchodzimy w sekcję wolne pokoje/mieszkania znajdujące się na górnej belce

W zależności od wpisanych preferencji w ustawieniach globalnych:

Znajduje się tu lista pokoi/mieszkań, które są wolne w tym momencie lub będą wolne za x dni. Domyślnie jest to 30 dni. Możesz dodatkowo wyfiltrować nieruchomości:

Wyświetlają się tu również pokoje/mieszkania, w których szukamy lokatora na zlecenie najemcy lub takie, gdzie lokator przedłuża umowę (po dodaniu do niego wcześniej tagu #przedluzaumowe).

Są tu zebrane również wszystkie podstawowe informacje o mieszkaniu tj. piętro, metraż, liczba pokoi, opiekun mieszkania, ilość łazienek, rodzaj ogrzewania, kod do klatki (jeśli jest), i lokatorach (jeśli jacyś są zakwaterowani) tj. przedział wiekowy oraz podział ilościowy kobiety/mężczyźni

Aby dodać/stworzyć nową rezerwację wybieramy pole dodaj rezerwację w danym mieszkaniu/pokoju.

Pojawi nam się okno do wypełnienia podstawowych danych. Uzupełniamy dane, możemy dodać jakąś notatkę do rezerwacji np. "lokator przywiezie własne biurko".

Są tu 2 pola Całkowita kwotado wpłaty oraz W tym kaucja

Uzupełniamy kwotę, jaką ma nam wpłacić najemca. Jest to rozdzielone na 2 pola, aby system mógł od razu oznaczyć kaucję jako kaucję, a wszystko wpłacone ponadto jako zwykłą wpłatę (o ile w ustawieniach globalnych/ zaawansowane jest aktywna opcja: Oznaczaj każdą płatność masową jako kaucja aż do zapełnienia się kwoty kaucji wymaganej. W przypadku, gdy kwota wpłacona jest większa od kaucji wymaganej - automatycznie dziel transakcję na kaucję i drugą część wpłaty). Dzięki temu wpłata powyżej wymaganej kaucji zostanie rozdzielona na 2 transakcje.

Po uzupełnieniu pola W tym kaucja na Karcie najemcy automatycznie uzupełni się pole Kaucja wymagana.

Przypadek nr 1

Przy umowie rezerwacyjnej umawiamy się z najemcą, że jednym przelewem wpłaca nam kaucję i część płatności za pierwszy miesiąc, czyli np. 900 zł. Kaucja wynosi 700 zł, a 200 zł jest opłatą za dany miesiąc. W tym wypadku w polu Całkowita kwota do wpłaty wpisujemy 900 zł, a w polu W tym kaucja 700 zł. SON automatycznie rozdzieli płatność na kaucję (i oznaczy ją jako kaucja) oraz wpłatę za dany miesiąc.

Przypadek nr 2

Przy umowie rezerwacyjnej umawiamy się z najemcą, że wpłaca nam część kaucji, czyli np. 500 zł (z wymaganych 700 zł), a resztę ureguluje z płatnością za pierwszy miesiąc. W tym wypadku w polu Całkowita kwota do wpłaty wpisujemy 500 zł, a w polu W tym kaucja 700 zł. SON automatycznie przypisze wpłacie 500 zł etykietę Kaucja, a kolejna wpłata zostanie rozdzielona na kwotę uzupełnienia kaucji (200 zł oznaczy jako kaucja) i pierwszą płatność. Po uzupełnieniu pola W tym kaucja, na Karcie najemcy automatycznie uzupełni się pole Kaucja wymagana.

W polu termin wpłaty określamy datę, do której rezerwacja powinna zostać opłacona (jest to jednocześnie termin ważności rezerwacji).

Jeśli najemca, który już u nas mieszka chce się przenieść do innej nieruchomości/pokoju, nie ma potrzeby tworzenia dla niego oddzielnego konta. Wystarczy wybrać go z listy klikając Wybierz istniejącego najemcę.

Wypełniamy pozostałe dane i klikamy zapisz. Jeśli zostanie podany e-mail najemcy i pole Wyślij informację o numerze konta i kwocie do wpłaty jest zaznaczone, do najemcy wyśle się informacja o wysokości wpłaty oraz na jaki numer konta ma jej dokonać. Notyfikacje można włączyć i edytować jej treść w ustawieniach globalnych, zakładka notyfikacje.

Do momentu opłacenia rezerwacji pokój nadal jest wyświetlany na podstronie w wolne pokoje/mieszkania, lecz jest przy nim informacja o osobie, która go zarezerwowała oraz o statusie wpłaty i terminie do kiedy opłata ma być uregulowana.

Jeśli najemca przy podpisaniu rezerwacji wpłaca gotówkę lub przelew przychodzi na nasze główne konto bankowe (brak płatności masowych) możemy od razu je dodać, klikając ikonę plusa.

W przypadku minięcia terminu data zmienia kolor na czerwony

Gdy rezerwacja zostanie opłacona, status zmieni się na „opłacono” i nie można jej już usunąć. Jeśli najemca opłacił rezerwację, a nie podpisał umowy, należy zmienić rezerwację na pełnoprawne konto najemcy, klikając na najemcę (w karcie wolne pokoje/mieszkania), a następnie przycisk utwórz konto najemcy. Jeśli wpłacone środki zostają najemcy zwrócone, należy odnotować to dodając operację rozchodową. Jeśli nie można dodać taką informację w notatkach i na dowód dołączyć umowę rezerwacyjną do karty najemcy.

Następnie takie konto najemcy należy zarchiwizować.

Gdy rezerwacja nie zostanie opłacona, możemy ją usunąć, żeby nie zaśmiecać systemu.

Przekształcenie rezerwacji w pełnoprawne konto najemcy

Gdy rezerwacja zostanie opłacona, status zmieni się na „opłacono”.mieniamy rezerwację na pełnoprawne konto najemcy, klikając na najemcę (w karcie wolne pokoje/mieszkania), a następnie przycisk utwórz konto najemcy.

Strona zostanie przekierowana na kartę najemcy.

Rezerwacja przyszła

W SON jest możliwość dodawania rezerwacji przyszłych.

Aby to zrobić, postępujemy podobnie jak w przypadku tworzenia zwykłej rezerwacji, z tym że wybieramy zakres dat (od kiedy do kiedy najemca będzie mieszkał).

Na karcie Wolne pokoje/mieszkania pojawi się tylko najbliższa rezerwacja. Pozostałe będą widoczne po kliknięciu w plan zakwaterowania (ikona kalendarza w danym pokoju/mieszkaniu):

Gdy nadejdzie dzień wprowadzki osoby z rezerwacji, SON będzie próbował ją zakwaterować. Jeśli ktoś dalej będzie zakwaterowany w tym pokoju, administrator i opiekun mieszkania dostaną e-mail, że pomieszczenie w SON nadal widnieje jako zamieszkałe.

Jeśli najemcą przyszłym jest obecnie mieszkająca osoba w innym pokoju/mieszkaniu, możemy także stworzyć jej rezerwację przyszłą.

Postępujemy podobnie jak wcześniej, wybieramy okienko Istniejący najemca, wybieramy zakres dat, a następnie danego najemcę z listy.

Jeśli taki najemca ma wpłacić nową kaucję, zaznaczamy okienko, aby wysłała się do niego informacja z numerem konta, a następnie uzupełniamy pozostałe dane.

Przypadek nr 1

Na dany pokój mamy bieżącą rezerwację, ale osoba zostaje tylko na 2 miesiące. Znaleźliśmy już najemcę, który chciałby się wprowadzić po 2 miesiącach na kolejne 6 miesięcy. Możemy obie osoby (jak również kolejne ) wprowadzić do SONa. Na karcie wolne pokoje/mieszkania pojawi się tylko najbliższa rezerwacja.

Wszystkie rezerwacje wprowadzone do systemu możemy zobaczyć na karcie Wolne pokoje/mieszkania (po odznaczeniu opcji Wyświetlaj tylko wolne pokoje) oraz w menu Najemcy, zakładka Rezerwacje.