Jak przekazać dostęp do KSeF firmie zarządzającej nieruchomością? (S3)

Jeśli jesteś właścicielem nieruchomości, którą obsługuje firma zarządzająca, i chcesz, aby to ona wystawiała w Twoim imieniu faktury w KSeF, musisz przekazać jej odpowiedni dostęp. Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z identyfikatora wewnętrznego — dzięki temu firma zarządzająca zobaczy wyłącznie faktury, które sama wystawi w Twoim imieniu, a nie całą Twoją sprzedaż.

Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku.

Krok 1. Zaloguj się do KSeF i utwórz identyfikator wewnętrzny

1. Zaloguj się na stronie Aplikacji Podatnika KSeF → https://ap.ksef.mf.gov.pl/ używając NIP-u swojej firmy/działalności.
2. Z menu po lewej stronie wybierz Uprawnienia → Dodaj administratora (strzałka 1).
3. W sekcji Dane jednostki lub podmiotu zaznacz opcję „Jednostka podrzędna identyfikowana identyfikatorem wewnętrznym" (strzałka 2).
4. Kliknij „Generuj identyfikator" (strzałka 3) — system automatycznie doda kilkucyfrowy numer do Twojego NIP-u. Ten ciąg (NIP + myślnik + cyfry) to Twój identyfikator wewnętrzny — zapisz go, będzie potrzebny w kolejnych krokach.
5. W polu „Nazwa jednostki" wpisz dowolną, czytelną dla Ciebie nazwę, np. SON Faktury (strzałka 4).
6. W sekcji Dane administratora zaznacz „Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL" (strzałka 5).

7. Przewiń stronę niżej i uzupełnij dane administratora — czyli swoje dane:
   • PESEL (strzałka 1),
   • Imię (strzałka 2),
   • Nazwisko (strzałka 3).
8. Kliknij „Nadaj uprawnienia" (strzałka 4) i podpisz dokument Profilem Zaufanym.

Uwaga: Powyższe kroki nadają Tobie uprawnienia administratora w ramach nowego identyfikatora wewnętrznego. Bez tego nie zalogujesz się ponownie przez ten identyfikator.

Krok 2. Wyloguj się i zaloguj ponownie — przez identyfikator wewnętrzny

1. Wyloguj się z KSeF.
2. Zaloguj się ponownie, ale tym razem na ekranie wyboru zaznacz „Identyfikator wewnętrzny" (strzałka 1).
3. W polu poniżej wpisz pełny identyfikator wewnętrzny utworzony w Kroku 1 (NIP + myślnik + cyfry) (strzałka 2).
4. Kliknij „Przejdź dalej" i podpisz logowanie Profilem Zaufanym.

Od tego momentu działasz w KSeF w kontekście identyfikatora wewnętrznego. Wszystko, co tutaj zrobisz, dotyczy wyłącznie tej „wydzielonej części" Twojego konta — to właśnie ona zostanie udostępniona firmie zarządzającej.

Krok 3. Wybierz jedną z dwóch dróg przekazania dostępu

Dalsze kroki zależą od tego, na co zgadza się firma zarządzająca Twoją nieruchomością. Są dwie możliwości — wybierz tę, która Wam odpowiada.

Droga A — nadanie firmie zarządzającej uprawnień w KSeF

W tym wariancie Ty nadajesz konkretnej osobie z firmy zarządzającej uprawnienia w KSeF, a następnie ta osoba samodzielnie loguje się do KSeF i generuje token lub certyfikat po swojej stronie.

1. Będąc zalogowanym przez identyfikator wewnętrzny, z menu po lewej wybierz Uprawnienia → Nadaj uprawnienie (strzałka 1).
2. W polu Rodzaj uprawnienia wybierz „Osobie fizycznej do pracy w KSeF" (strzałka 2).
3. W sekcji Dane osoby fizycznej zaznacz „Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL" (strzałka 3).
4. Uzupełnij dane osoby z firmy zarządzającej, której nadajesz dostęp:
   • PESEL (strzałka 4),
   • Imię (strzałka 5),
   • Nazwisko (strzałka 6).
5. W sekcji Zakres uprawnień zaznacz:
   • wystawiania faktur,
   • przeglądania faktur,
   • przeglądania historii sesji (generowania UPO).
6. Kliknij „Nadaj uprawnienia" i podpisz dokument Profilem Zaufanym.

Po tej operacji wskazana osoba z firmy zarządzającej może zalogować się do KSeF na swój PESEL, przełączyć się w kontekst Twojego identyfikatora wewnętrznego i samodzielnie wygenerować token lub certyfikat. Instrukcję generowania tokena znajdziesz tutaj: Jak wygenerować token i certyfikat w KSeF?

Droga B — samodzielne wygenerowanie tokena/certyfikatu i przekazanie firmie

Jeśli firma zarządzająca nie chce logować się do KSeF i woli otrzymać gotowe dane do integracji, możesz:

1. Pozostając zalogowanym przez identyfikator wewnętrzny, samodzielnie wygenerować token lub certyfikat — postępując zgodnie z instrukcją: Jak wygenerować token i certyfikat w KSeF?
2. Przekazać firmie zarządzającej wygenerowany token lub pliki certyfikatu (.key i .crt) wraz z hasłem — w bezpieczny sposób.

Dlaczego identyfikator wewnętrzny to dobre rozwiązanie?

Niezależnie od wybranej drogi, firma zarządzająca będzie wystawiała faktury w kontekście Twojego identyfikatora wewnętrznego i zobaczy wyłącznie faktury, które sama wystawiła w jego ramach. Nie będzie miała dostępu do żadnej innej Twojej sprzedaży zarejestrowanej na Twój NIP.

Krok 4. Dodanie integracji w SON — pamiętaj o identyfikatorze wewnętrznym!

To najważniejszy krok dla firmy zarządzającej, która konfiguruje integrację z KSeF w Systemie Obsługi Najmu.

Podczas dodawania integracji KSeF w SON, w polu, w którym standardowo wpisuje się NIP, należy wpisać pełny identyfikator wewnętrzny (NIP + myślnik + cyfry), a nie sam NIP właściciela.

Gotowe!

Od tej chwili firma zarządzająca może wystawiać faktury w KSeF w Twoim imieniu, a Ty masz pewność, że widzi tylko te dokumenty, które sama wystawiła — Twoja pozostała sprzedaż pozostaje w pełni prywatna.