Rabaty w należnościach przyszłych (S3)
Rabaty za terminową płatność mogą znacząco zmniejszyć liczbę najemców, którzy się spóźniają z płatnościami.
W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób ustawić należności przyszłe, aby SON naliczał rabaty za terminową płatność lub dostarczenie dokumentów (typu OC, umowa o pracę) automatycznie:
- Rabat za terminową płatność w poprzedni miesiącu
- Rabat za terminową płatność w bieżącym miesiącu
- Rabat stały i jednorazowy
- Rabat za dostarczenie dokumentów
- Podwyższenie czynszu za niedostarczenie dokumentów
- W jakim miejscu odnotować na karcie najemcy dostarczenie dokumentów?
Aby móc zastosować rabat jest niezbędny zapis w umowie najmu:
" Miesięczny czynsz najmu strony ustalają na kwotę (X+z) zł, w terminie do (Y+5) dni dnia każdego miesiąca. Miesięczny okres najmu oznacza miesiąc kalendarzowy. W przypadku otrzymania przelewu, czynszu do dnia Y danego miesiąca oraz braku jakichkolwiek innych zaległości po stronie Najemcy, Wynajmujący udzieli Najemcy w danym miesiącu rabatu w wysokości X zł."
X - kwota z rabatem
z - kwota rabatu
Przykład poniżej
ℹ️ Dodając należność przyszłą, w polu Cena jedn. wpisujesz należność przyszłą powiększoną o rabat, jaki przyznajesz najemcy za wpłatę w terminie.
Przykład: najemca płaci 1250 zł czynszu, a przy nieterminowej wpłacie kwota rośnie o 250 zł. Wtedy w polu Cena jedn. wpisujesz 1500 zł, a w polu Rabat: 250 zł.
Poniżej dokładne informacje na temat konfiguracji poszczególnych form rabatów.
Rabat za poprzedni miesiąc
Rabaty w systemie przyznawane są najczęściej za poprzedni miesiąc i dotyczą wyłącznie pozycji czynszowej.
System sprawdza, czy najemca zapłacił w terminie należność w poprzednim miesiącu. Istnieją dwie opcje weryfikacji:
- na podstawie salda najemcy, czyli wszystkich dokumentów wystawionych na jego koncie w poprzednim analogicznym okresie.
- wyłącznie na podstawie zapłaty poprzedniego dokumentu z tej należności.
Rabat za bieżący miesiąc
Rabat za bieżący miesiąc działa podobnie jak rabat za miesiąc poprzedni – różnica polega na tym, że aby rabat został przyznany, wpłata musi wpłynąć w okresie, w którym wygenerowano dokument.
System wystawia fakturę proformę, która w ostatnim dniu terminu płatności przekształca się w fakturę zwykłą (przy naliczeniu analogicznie: naliczenie wstępne przechodzi w naliczenie zwykłe). Aby sprawdzić, czy najemca zapłacił w terminie, wpłata musi wpłynąć jeszcze przed ostatecznym terminem płatności faktury – dlatego wprowadzono osobny termin do rabatu.
Przyjmijmy dzień generowania na 1. dzień każdego miesiąca.
Przykład: Najemca ma wpłacić do 10. dnia miesiąca, aby otrzymać rabat – to właśnie termin do rabatu. Żeby można było zweryfikować wpłatę przed tą datą, trzeba wydłużyć ostateczny termin płatności faktury – w przykładzie w należności przyszłej ustawiamy 14 dni, czyli termin przypada na 15. dzień miesiąca.
Odstęp między terminem do rabatu a terminem ostatecznym ustawiamy w polu Ile dni przed terminem musi wpłynąć kwota – tu: 5 dni, czyli termin do rabatu wypada 10. dnia miesiąca (15 − 5).
Dodatkowo system pozwala ustawić tzw. bufor bezpieczeństwa – krótki okres po terminie do rabatu (np. 2 dni), w którym rabat pozostaje aktywny. Uwzględnia to sytuacje, gdy najemca wykonuje przelew w terminie, ale środki wpływają z 1-2 dniowym opóźnieniem – dzięki buforowi rabat mimo to zostanie naliczony.
Dzięki takiemu ustawieniu 1. dnia miesiąca system wygeneruje dokument:
- z terminem płatności 15/10
- oraz informacją, że wpłata do 10/10 gwarantuje przyznanie rabatu za terminową płatność.
Jednak jeśli najemca wpłaci po 10.10, rabat nie zostanie przyznany.
Przy ustawionym buforze 2 dni system uzna za terminowe również wpłaty zaksięgowane 11/10 i 12/10
Rabat stały i jednorazowy
Rabat stały
To rabat, który jest przypisany do najemcy na stałe i automatycznie nalicza się na każdym kolejnym dokumencie, dopóki nie zostanie usunięty lub zmieniony.
Rabat jednorazowy
Obowiązuje tylko na jednym, najbliższym dokumencie wygenerowanym z należności. Oznacza to, że jeśli zostanie dodany w lipcu, to pojawi się on na dokumencie wygenerowanym z należności w sierpniu, a na dokumencie wrześniowym nie będzie już uwzględniony.
Rabat za dostarczenie dokumentów
Rabat za dostarczenie dokumentów to zniżka przyznawana najemcy po spełnieniu określonych warunków formalnych. Aby rabat naliczał się poprawnie, kwotę czynszu wpisuje się powiększoną o wartość rabatu.
Przykładowo, jeśli najemca ma docelowo płacić 1500 zł przy rabacie 200 zł, w polu Cena jedn. wpisuje się 1700 zł (1500 + 200).
Podwyższenie czynszu za niedostarczenie dokumentów
Jeśli najemca nie dostarczy wymaganych dokumentów w terminie, jego czynsz zostaje podwyższony o ustalone kwoty. Podstawową kwotę czynszu wpisujemy bez podwyżek.
Za każdy dokument niedostarczony na czas do tej kwoty dolicza się ustalona kwota lub procent podwyższenia. Jeśli niespełnionych warunków jest więcej, kary się sumują.
W którym miejscu odnotować na karcie najemcy dostarczenie dokumentów?
- Karta najemcy —> Informacje —> ubezpieczenia (należy dodać także datę
- Karta najemcy —> Informacje —> Poręczyciele —> Po dodaniu poręczyciela trzeba zaznaczyć że jest podpisane poręczenie
- Karta najemcy —> Informacje —> Informacje i Zgody —> Dane kontaktowe —> praca studia —> do kiedy lub czas nieokreślony