Podpis online (S3)
Jest to usługa dodatkowa, której opłata wynosi: 29,00 zł brutto / miesiąc, niezależne od liczby podpisanych dokumentów.
W tym artykule dowiesz się:
- Jak wysłać dokumenty do podpisu zdalnego
- W jaki sposób można wyznaczyć strony podpisujące
- Jak wygląda podpis od strony Najemcy
- Jak wygląda podpis od strony użytkownika (z poziomu SON)
- Jak zmienia się status podpisania dokumentów
Jeśli chcesz aktywować tę usługę, napisz do nas przez przycisk "Pomoc" w SON.
Jak wysłać dokumenty do podpisu zdalnego
Podpis zdalny jest dostępny w zakładce "Dokumenty" w czterech modułach, na kartach:
- Najemcy,
- Nieruchomości,
- Właściciel
- Kontrahenci.
Czyli w każdym miejscu, w którym można wygenerować dokumenty z szablonu.
Sprawdź jak tworzyć szablony, na podstawie których można w łatwy sposób wygenerować dokument: Tworzenie szablonów i generowanie dokumentów
Ważne
Do podpisu można wysłać tylko dokumenty w formacie .pdf.
Podpisywanie dokumentu
Do podpisu można wyznaczyć osoby zarówno po stronie właściciela, jak i najemcy.
- W imieniu właściciela – Dokument mogą podpisać tylko użytkownicy systemu (np. opiekun). Możliwe jest wyznaczenie więcej niż jednego użytkownika do podpisu.
- Po stronie najemcy – Można wybrać tylko jednego najemcę, ale jest możliwość dołączenia lokatorów dodanych na karcie wskazanego najemcy lub dodać osoby spoza systemu.
Edycja osób podpisujących
Przy każdej osobie znajduje się ikona edycji. Kliknięcie ikony umożliwia edycję danych, określenie roli danej osoby. Edycja nie wpływa na informacje zapisane na karcie danej osoby w SON.
Z tego poziomu można też dodać dodatkowe osoby podpisujące dokument (np. lokatorów).
Przy każdej osobie będą widoczne następujące informacje o:
- sposobie podpisu (E-mail lub E-mail + SMS)
- tym czy podpis składa osoba prywatna, czy reprezentant oddziału
- roli (podpisujący lub przeglądający)
- W przypadku osoby przeglądającej pojawi się komunikat "Brak podpisu"
Dokument mogą podpisywać wyłącznie użytkownicy, którzy mają nadane takie uprawnienie w swojej roli użytkownika w odpowiednich kategoriach, w których mają mieć możliwość podpisu dokumentów (Najemcy, Nieruchomości, Właściciel, i/lub Kontrahenci)
Ustawienia → Role i uprawnienia
Jak od strony Najemcy
Po wysłaniu dokumentu z SON, najemca otrzymuje wiadomość e-mail z informacją, że czeka na niego dokument do podpisania:
Treść wiadomości:
Najemca może zobaczyć treść umowy, po kliknięciu "Zobacz dokument" i podpisać go z tego poziomu:
Jak wygląda podpis od strony użytkownika (z poziomu SON)
Gdy dokument zostanie wysłany do podpisu, możesz go w każdej chwili podpisać. Większość użytkowników czeka w pierwszej kolejności na podpis najemcy/wszystkich osób od strony najemcy/ Dopiero wtedy składa podpis.
Podpis od strony SON jest bardzo prosty. W opcjach pojawiają się dodatkowe akcje:
Można zaznaczyć więcej niż jeden dokument, ale wszystkie muszą dotyczyć tego samego najemcy.
Po wybraniu dokumentów tworzona jest paczka, której można nadać nazwę. Podpis składany jest jednorazowo, niezależnie od liczby dokumentów w paczce.
Treść komunikatu
Wiadomość w wybranym języku zostanie wysłana zarówno do najemcy, jak i do dodatkowych osób. Do wyboru są języki: polski, angielski i ukraiński.
Zmiana statusu dokumentu
Po kliknięciu Wyślij do podpisu, w tabeli dokumentów w kolumnie Status dla podpisu status zmienia się na:
Oczekuje na podpisanie 0/X, gdzie 0 oznacza liczbę złożonych podpisów w stosunku do wszystkich wymaganych.
Po podpisaniu dokumentu przez jedną stronę status zostaje zaktualizowany.
Po podpisaniu dokumentu przez wszystkie wyznaczone osoby do dokumentu zostaje dołączona karta z podpisami, a dokument w systemie zostaje zaktualizowany razem ze statusem podpisu.
Najemca (i dodatkowe osoby podpisujące) otrzymają wiadomość e-mail z podpisanym dokumentem
W tym artykule opisaliśmy: Tworzenie i generowanie dokumentów z szablonów.