Posłaniec - automatyczne pobieranie faktur z e-BOK
Stworzyliśmy w SON dodatkową usługę, która pozwala na comiesięczne, automatyczne pobieranie dokumentów z serwisów dostawców prądu, gazu, internetu, spółdzielni i wielu innych.
W tym artykule dowiesz się:
- Konfiguracja Posłańca z SON
- Dodawanie usług
- Połączenie usługi z SON
- Kilka punktów poboru w 1 eBOK
- Mam kilka oddziałów w ramach konta SON - połączenie usługi
Konfiguracja Posłańca z SON
- Załóż konto: https://poslaniec.app/register
- Dodaj integrację SON
- Nazwa integracji - dowolna nazwa np. nazwa Twojej firmy
- Instancja - nazwa Twojej instancji - czyli to, co wpisujesz w przeglądarce, żeby zalogować się do swojego SON np. https://superfirma.paneladnina.pl lub https://panel.superfirma.pl. Nie zapomnij o https:// !! :)
- Klucz dostępu API - znajdziesz go w ustawieniach globalnych, zakładka inne usługi:
Integracja jest przygotowana do połączenia usług.
Dodawanie usług
Kolejnym korkiem jest dodanie usług i połączenie Posłańca z eBOK
- Dodaj dostawcę
- Wybierz kategorię:
- A następnie wpisz nazwę dostawcy i/lub wybierz z listy:
- Kolejnym krokiem jest wpisanie danych logowania się do eBOK:
- Posłaniec od razu sprawdzi, czy wpisane dane są prawidłowe. Następnie należy skonfigurować parametry pobierania dokumentów:
- Pojawią się domyślne ustawienia, które można zmienić (edytuj):
- Zmiana parametrów:
- Wysyłaj powiadomienia o nowych dokumentach - powiadomienie będzie wysyłane mailowo na adres podany przy rejestracji konta Posłaniec.
- Domyślnie włączona jest opcja, aby dokumenty były pobierane od razu, gdy pojawią się w eBOK, jednak można zmienić tę opcję na pobieranie, gdy do końca terminu płatności zostanie X dni:
Wystarczy wyłączyć tę opcję i wpisać liczbę dni:
Gdy dodasz wszystkie usługi przejdź do listy usług.
Połączenie usług z SON
Dodałaś/eś konfigurację SON oraz usługi. Teraz należy połączyć te 2 rzeczy.
Nie wszystkie usługi muszą być zaciągane do SON. Część może nie dotyczyć zarządzanych mieszkań, więc dokumenty nie powinny być przesyłane.
Każdą z dodanych usług konfiguruje się indywidualnie.
- Lista usług (1) -> szczegóły (2)
- Tutaj pojawi się lista eBOKów. Jeśli dokumenty mają być pobierane do SON, należy dodać do nich integrację SON:
- Dodaj integrację:
- Aktywuj:
- Pojawi się formularz do uzupełnienia:
- Divison id (OPCJONALNE) - jeśli w ramach konta posiadasz tylko 1 oddział, możesz to pole zostawić puste lub wpisać 1. Jeśli masz kilka oddziałów i część usług ma być pobierana do jednego, a część do drugiego, przejdź do tego fragmentu
Przesyłaj zastępcze dokumenty systemowe. Opcja jest przydatna w 2 przypadkach
1. Jeśli Posłaniec nie jest w stanie pobrać fv z eBOK, (np. obciążenie serwisu po stronie dostawcy) to może tymczasowo utworzyć dokument zastępczy z podstawowymi informacjami o płatności. Posłaniec przez kolejne dni od wystawienia fv będzie próbował ją pobrać w formacie pdf i jeśli mu się to uda, to zastąpi dokument systemowy.
2. w przypadku mniej popularnych dostawców w ramach integracji są pobierane tylko podstawowe informacje o płatności, które są prezentowane w formie systemowego dokumentu zastępczego.
Gotowe. Integracja danego eBOK została dodana.
Operację trzeba powtórzyć dla każdej usługi, dla której chcemy ją mieć aktywną.
Kilka punktów Poboru w jednym eBOK
Jeśli pod 1 e-BOK masz podpiętych kilka nieruchomości, to automatycznie zostaną też zaciągnięte punkty poborów.
Punkty poboru mogą nie być widoczne od razu po dodaniu e-BOK. Zaciągają się po pierwszym pobraniu dokumentów przez Posłańca.
- W danej usłudze pojawi się dodatkowy przycisk:
- Można w nich skonfigurować, aby dany punkt był lub nie zaciągany do SON i powiązać go z odpowiednią nieruchomością, dodając jej ID, które zostało nadane przez SON:
ID nieruchomości to numer nadany przez SON. Znajdziesz go w menu nieruchomości:
Teraz Posłaniec i SON są połączone. W momencie kiedy pojawi się nowa faktura - zostanie przesłana do SON automatycznie i pojawi się w menu Koszty, w zakładce Szkice.
Dokumenty będą też widoczne na koncie Posłańca. Wszystkie pobrane będą na dole strony głównej oraz
w danej usłudze -> szczegóły (dotyczące danej usługi):
Czasem trzeba poczekać do 24 godzin na pobranie pierwszych dokumentów. Posłaniec pobiera dokumenty raz dziennie.
Co dalej z kosztem?
W momencie kiedy pojawi się nowa faktura - zostanie przesłana do SON automatycznie i pojawi się w menu Koszty (1), w zakładce Szkice (2). Gdzie można go dalej procedować. Tutaj znajdziesz szczegółową instrukcje
Mam kilka oddziałów w ramach jednego konta SON
Jeśli masz tylko 1 oddział na swoim koncie SON, nic więcej nie musisz robić.
- W takiej sytuacji wystarczy wejść w daną usługę:
- Następnie
- i wybrać, do którego oddziału mają być pobierane faktury:
ID oddziału można sprawdzić w prosty sposób w SON. Najeżdżając na oddział, na dole strony pojawi się jego ID:
