Zarządzanie nieruchomościami dla klientów

W poniższym artykule dowiesz się

Od czego zacząć?
Style zarządzania nieruchomościami
Jak wystawiać cykliczne faktury/naliczenia w imieniu właściciela
Jak ustawić wyliczanie się wynagrodzenia za zarządzanie
Jak zautomatyzować generowanie się raportów i wyliczanie kwoty do przelewu właścicielowi

Od czego zacząć?

Wybór stylu zarządzania

Faktura/naliczenie w imieniu właściciela

Na karcie właściciela, znajduje się sekcja Właściciel wystawcą dokumentu. Jeśli aktywujesz tę opcję, to każdy najemca przypisany do nieruchomości właściciela będzie miał wystawiane faktury/naliczenia z osobną numeracją. Sprzedawcą zamiast firmy zarządzającej, będzie właściciel. Tutaj też ustawiasz numer konta, na który mają wpływać pieniądze za najem i z którego będziesz opłacać koszty.

Na które konto powinni wpłacać najemcy – na nasze czy właściciela?

Są dwie szkoły:

Tradycyjna, gdzie właściciel daje Ci pełnomocnictwo do konta, to konto jest podawane na fakturach i z niego dokonujesz przelewów związanych z najmem. W pierwszym przypadku w sekcji Właściciel wystawcą dokumentu, wpisujesz cały numer konta do wpłat. Jeśli konta właścicieli, do których udzielili pełnomocnictwa są w Aliorze, Mbanku lub ING - można połowicznie zautomatyzować przyjmowanie płatności.
Bardziej zautomatyzowana, gdzie dla każdego właściciela tworzone jest osobne subkonto w Twoim banku i do każdego z nich podpięte są płatności masowe. Dzięki temu wpływy od najemców poszczególnych właścicieli nie mieszają się miedzy sobą, a jednocześnie zachowujesz możliwość używania płatności masowych. Aby skorzystać z tej opcji, musisz podpisać osobną umowę z bankiem. Z tego co wiem, to obecnie jedynie Santander umożliwia tworzenie osobnych płatności masowych dla osobnych kont bankowych. Po podpisaniu umowy otrzymasz informację, który fragment numeru konta jest przypisany do danego konta głównego. Tak powinien wyglądać załącznik do umowy:

1. Fragment numeru konta 2. Numer konta do eksportów

Wynagrodzenie za zarządzanie

Sposobów na obliczanie kosztów zarządzania jest tyle ile zarządców. Na Karcie nieruchomości w sekcji Karta mieszkania w zakładce zarządzanie zawarliśmy najpopularniejsze.

Automatycznej generowanie raportu za zarządzanie i wyliczanie kwoty do przelewu dla właściciela

Mamy dwa sposoby na wystawienie takiej faktury, przeczytaj proszę oba:

Ręcznie, poprzez Kartę właściciela, sekcja Konto właściciela, przycisk Dodaj fakturę. Pamiętaj, aby zaznaczyć odpowiednią stawkę VAT - zw-zarządzanie. Po utworzeniu faktury trzeba ją skopiować do dokumentu kosztowego. Aby to zrobić - kliknij na podgląd faktury a następnie z dostępnych opcji wybierz "Skopiuj do dokumentu kosztowego". Typ kosztu nr 241, po stronie właściciela, podzielony na poszczególne nieruchomości.

Dlaczego wystawioną faktury trzeba powielać i kopiować do dokumentu kosztowego?

Ponieważ Twoja firma zarządzająca występuje w SON w dwóch rolach. Jedną jest rola firmy, która wystawia fakturę klientowi, a drugą rolą firmy, która opłaca tę fakturę w imieniu właściciela. Z jednej strony faktura jest naszym przychodem, a z drugiej strony kosztem po stronie właściciela, przypisanym do jego nieruchomości. Mając skonfigurowane płatności masowe dla swojej firmy (dodany fragment numeru konta w ustawieniach oddziału, oraz numer konta do eksportów w sekcji zaawansowane), możemy tak skopiowany koszt wyeksportować do banku, opłacić i oznaczyć ręcznie jako opłacony w kosztach. Dzięki temu na następny dzień na karcie właściciela automatycznie doda się operacja przychodowa na taką kwotą, jaką przelaliśmy. Czyli z jednej strony mamy koszt w nieruchomości, który będzie uwzględniony przy kolejnym raporcie zarządzania w sekcji dokumenty kosztowe, a z drugiej strony automatycznie opłaconą fakturę.

Automatycznie, poprzez dodanie należności przyszłej za zarządzanie na karcie właściciela. Zanim do tego przejdziemy, najpierw dodaj w Menu kontrahenci kontrahenta z danymi właściciela i numerem konta, na który ma być wpłacony przelew nadwyżki salda (czyli tego co zostanie po odliczeniu kosztów i minimalnego salda, jeśli zostało ustawione). Przy dodawaniu należności przyszłej za zarządzanie zalecam, aby fakturę wystawiać zawsze za okres poprzedni, nie bieżący, dzięki temu unikniemy problemów związanych z dodawaniem kosztów do bieżącego okresu już po wystawieniu faktury i stworzeniu dokumentu do przelania nadwyżki salda.

Zanim przejdziemy do rekomendowanych ustawień, w pierwszej kolejności należy wykon jeszcze jeden krok.

Aby móc przelewać środki właścicielowi (wyliczać kwotę do wypłaty i móc eksportować koszt do banku w paczce przelewów) należy dodać go jako kontrahenta. To właśnie na karcie kontrahenta wpisuje się prywatny numer konta właściciela, na który będziesz przesyłać nadwyżkę

Można to zrobić w prosty sposób, bezpośrednio z karty właściciela:

Dane właściciela zostaną automatycznie skopiowane do kontrahenta i to właśnie na karcie kontrahenta można wpisać numer konta do przelewów nadwyżki (prywatny numer konta właściciela):

Rekomendowanymi ustawieniami będą:

Sposób płatności:

Zapłacono: jeśli środki zostają na koncie, na które wpłacają najemcy
Przelew: Jeśli właściciel samodzielnie robi przelew za fakturę za zarządzanie
Przelew - rozliczenie z czynszu: działa dokładnie tak jak "Przelew". Jeśli samodzielnie przesuwasz środki z subkonta/konta właściciela na własne konto główne. Ten sposób płatności został dodany, aby nie wprowadzać właściciela w błąd i by nie opłacali samodzielnie faktury, którą otrzymają (potrącenie jest robione z wpłat od najemców).

W tym miejscu wybierz właściciela, który został dodany jako kontrahent.

Jeśli właściciel ma kilka nieruchomości, to w sytuacji, gdy jedna z nich ma saldo ujemne (kwota do wypłaty w raporcie jest np. -1000 zł), to jest ona kompensowana z przychodów innej nieruchomości.

Przykład:

Nieruchomość na Akacjowej ma saldo 2000 zł, natomiast na Miedzianej -1000 zł, więc kwota do wypłaty do właściciela będzie 1000 zł. Jeśli opcja zostanie wyłączona, to może wystąpić sytuacja, że dokument kosztowy dla właściciela będzie wygenerowany na wyższą kwotę niż środki dostępne na koncie bankowym.

Jeśli samodzielnie opłacasz fakturę za zarządzanie, to możesz od razu potrącić swoje wynagrodzenie z kwoty do wypłaty dla właściciela. Wystarczy zaznaczyć tę opcję:

Na generowanym raporcie pokaż informację o koszcie zarządzania i pomniejsz nadwyżkę do właściciela o kwotę tego kosztu