Liczniki i opłaty eksploatacyjne
W tym artykule znajdziesz informacje:
- Jak dodać licznik
- Jak dodać taryfę i wyliczyć opłaty stale i zmienne
- Jak doliczyć najemcy stałą kwotę, która ma być brana do rozliczenia w zaliczkach
- Jak powiązać najemcę z licznikami
- W jaki sposób dodać odczyty
- Jak edytować dodane odczyty zwykłe i odczyty początkowe najemcy
- Końcowe rozliczenie mediów
- Jak ręcznie rozliczyć zużycie mediów wg wskazań liczników
- Jak rozliczyć zaliczki
- Jak poprawnie wprowadzić zmianę ceny w taryfie licznika
- Jak wymienić licznik
- Jak działają alerty nadmiernego zużycia mediów
- Opłaty eksploatacyjne
- Najczęściej zadawane pytania
Dodawanie licznika
W poniższym materiale dowiesz się, w jaki sposób dodać liczniki oraz sposób ich rozliczania.
WAŻNE
→ W przypadku wybrania rozliczania wg zużycia liczników lub zaliczkowego bardzo ważne jest, aby najemcy mieli dodane odczyty początkowe.
→ W przypadku rozliczenia zaliczkowego na karcie najemcy należy dodać należność przyszłą o typie Zaliczka.
Taryfy licznika
Taryfę licznika ustawiamy gdy chcemy znać rzeczywiste zużycie z danego licznika. Liczniki pojawiają się na fakturze cyklicznej (jeśli najemca będzie miał dodany odczyt początkowy i przynajmniej jedną należność przyszłą. Jeśli mamy w liczniku wybraną opcję rozliczenia Wg. zużycia, to do automatycznie wystawianej faktury dodadzą się pozycje licznikowe.
W przypadku opcji Ryczałt liczniki nie pojawiają się na fakturze, ale mam podgląd w realne koszty.
Bardzo istotne jest, aby poprawnie dodać datę startu taryfy. Aby najemca był objęty w rozliczeniach, start taryfy musi być najpóźniej w dniu wprowadzki najemcy.
Każdy licznik może mieć przypisaną indywidualną taryfę. Taryfę możesz wybrać z szablonów (jeśli masz już jakieś zapisane) klikając w pole Nazwa taryfy lub dodać nową klikając Nowa taryfa, która po wpisaniu zostanie zapisana jako szablon.
- Suma opłat stałych (co miesiąc) brutto - wpisujemy tutaj comiesięczną sumę brutto opłat stałych, jakie znajdziemy na fakturze dotyczącej tego licznika (opłaty typu opłata handlowa, dystrybucyjna, utrzymaniowa - takie, które są niezmienne, niezależnie od zużycia).
- Suma opłat zmiennych (co miesiąc) brutto - tutaj wpisujemy comiesięczną sumę brutto opłat zmiennych, jakie znajdziemy na fakturze dotyczącej tego licznika (opłaty typu opłata dystrybucyjna zmienna, opłaty za energię elektryczną, za wodę itd.).
→ WODA
W przypadku, gdy mamy 2 piony (ciepła i zimna woda) w SON-ie należy dodać 2 oddzielne liczniki. Spółdzielnia nalicza opłatę stałą, którą należy podzielić na 2 i dodać po połowie do każdego licznika (CW i ZW).
→ GAZ
W przypadku PGNiG faktura zazwyczaj wygląda tak:
Opłaty stałe
- Abonament - 6,6 :2 (opłata jest za dwa miesiące)
- Dystrybucyjna stała - 7,08:2 (opłata jest za dwa miesiące)
To razem daje (6,6+7,08):2= 6,845 netto - mnożymy to razy podatek i suma opłat stałych wynosi = 8,41935
Opłaty zmienne
PGNiG nie podaje kwoty za m 3 tylko kWh, a taką kwotę musimy wpisać do systemu (to z tego powodu, że na licznikach gazu również mamy metry sześcienne, a nie kWh).
kWh na m 3 przeliczamy bardzo prosto. Pierwsze sumujemy opłaty za kWh:
- Paliwo gazowe - 0,0924 zł
- Dystrybucyjna zmienna - 0,05357 zł
Cena za kWh wynosi zatem (0,0924 + 0,05357)*1,23(podatek)= 0,1795431 zł brutto
Teraz wystarczy pomnożyć koszt kWh * współczynnik konwersji:
- 0,1795431 * 10,972 = 1,966424428571429 zł za m3
Ponieważ SON przyjmuje 6 miejsc po przecinku zaokrąglamy to do 1,966424 zł i taką sumę wpisujemy w Opłatach zmiennych.
→ PRĄD
W przypadku Tauron faktura zazwyczaj wygląda tak:
Opłaty stałe
- Opłata dystrybucyjna stała 1,81
- Opłata przejściowa 3,15
- Opłata abonamentowa 2,4
To razem daje nam 7,36 netto czyli 9,0528 brutto.
Opłaty zmienne
- Energia elektryczna 0,25460
- Opłata dystrybucyjna 0,19530
- Opłata OZE - 0,00251
To razem daje nam 0,45241 netto czyli 0,5564643 brutto za kWh.
Licznik o typie INNY
Jesli chcesz naliczać najemcom stałą opłatę co miesiąc (np. Internet), która ma być brana do rozliczenia zaliczek, to w takiej sytuacji sugeruję dodanie licznika o typie inny.
W opłatach stałych wpisujemy kwotę jaka ma być podzielona na najemców przypisanych do licznika (np. 60 zł), a w opłatach zmiennych wpisujemy 0.
Najemcę przypisujemy do licznika z odczytem 0, a przy dodawaniu odczytów innych liczników podajemy w nim tę samą wartość (czyli 0). Przy założeniu, że w mieszkaniu jest 3 najemców przypisanych do tego licznika, każdy z nich otrzyma na fakturze informacje o "zużyciu" w wysokości 20 zł.
Nie znalazłaś/eś odpowiedzi? Sprawdź najczęściej zadawane pytania: Liczniki i opłaty eksploatacyjne
Powiązanie najemcy z licznikami
W poniższym wideo dowiesz się, w jaki sposób powiązać najemcę z licznikami, aby wystawiały mu się faktury za zużycie mediów/zaliczki na media.
Ważne
W przypadku, gdy dodajemy odczyt początkowy później, należy pamiętać o kolejności wprowadzania się lokatorów.
Przypadek nr 1
w mieszkaniu na Kolorowej 13/2: Krzysztof wprowadził się 12.01, Marcin 17.01, natomiast Ola 31.01.
Gdy żadnemu z lokatorów nie dodaliśmy od razu odczytu początkowego, a chcemy to zrobić teraz, w pierwszej kolejności należy dodać odczyt Krzysztofa, następnie Marcina a na końcu Oli.
Przypadek nr 2
w mieszkaniu na Wrocławskiej 7/13: Paweł wprowadził się 11.01, Ania 18.01, Basia 02.02, ale 11.02 Ania musiała się wyprowadzić i 13.02 wprowadził się na jej miejsce Oskar.
W takiej sytuacji idziemy znów chronologicznie:
- wprowadzenie odczytu początkowego Pawła
- wprowadzenie odczytu początkowego Ani
- wprowadzenie odczytu początkowego Basi
- wprowadzenie odczytu końcowego Ani
- wprowadzenie odczytu początkowego Oskara
Odczyty początkowe i końcowe można również wprowadzić bezpośrednio w sekcji Liczniki na Karcie nieruchomości.
Dodawanie odczytów
Jeśli mamy już dodane wszystkie liczniki do nieruchomości, możemy dodawać odczyty.
Jeśli licznik ma historię odczytów pod polem do wpisania odczytu, pojawi się data i wartość ostatnich dodanych odczytów.
a pod nazwą licznika znajduje aktualna taryfa dla wybranej daty dodania odczytu.
W przypadku gdy na dany dzień nie ma taryfy, pojawi się informacja: "Brak dodanych taryf do licznika obowiązujących w podanej dacie odczytu. Dodaj taryfę lub rozszerz zakres jej obowiązywania."
Jeśli odczyt będzie 100% wyższy od poprzedniego, pojawi się komunikat:
Historię liczników można zobaczyć rozwijając poszczególne liczniki w sekcji Liczniki
Edycja odczytów
W tej sekcji możemy również edytować dodane odczyty, a także Odczyty początkowe i końcowe konkretnych najemców.
W tym celu należy rozwinąć konkretny licznik
aby pokazały nam się wszystkie odczyty
a następnie przy wybranym odczycie kliknąć 
lub
(w zależności, który odczyt chcemy zmienić)
Wyróżniamy 3 warianty:
Odczyt początkowy nowego najemcy - nowy najemca wprowadza się do mieszkani
To jest jego odczyt początkowy. Aby go edytować, należy kliknąć
wpisać poprawny odczyt i kliknąć Zapisz.
Odczyt regularny/przy kontroli mieszkania - jest to odczyt licznika przy kontroli lub wpisany przez najemców w panelu najemcy. Odczyt bez zmian personalnych w mieszkaniu. Aby go edytować, należy kliknąć
wpisać poprawny odczyt i kliknąć Zapisz.
Odczyt końcowy najemcy - odczyt wpisywany przy wyprowadzce najemcy z mieszkania
Aby go edytować należy kliknąć
wpisać poprawny odczyt i kliknąć Zapisz.
Przypadek nr 1
Dodanie odczytu początkowego, licznika, który nie został dodany wcześniej.
W mieszkaniu mamy 2 liczniki: prądu i wody. W odczycie początkowym najemcy został dodany tylko odczyt prądu. Po jakimś czasie chcemy dodać odczyt początkowy wody. W tym przypadku należy odszukać odczyt początkowy najemcy w liczniku prądu → kliknąć edytuj. Pojawi się tabelka z wszystkimi licznikami w danym mieszkaniu. Tu możemy uzupełnić brakujące odczyty początkowe.
Podsumowując: jeśli został dodany odczyt początkowy tylko z 1 licznika, należy odszukać ten odczyt, kliknąć edytuj i uzupełnić odczyty początkowe najemcy pozostałych liczników.
Nie znalazłaś/eś odpowiedzi? Sprawdź najczęściej zadawane pytania: Liczniki i opłaty eksploatacyjne
Końcowe rozliczenie najemcy
W tym celu klikamy Odczyt końcowy na Karcie najemcy. Pojawia się takie samo okno jak w przypadku odczytu początkowego. Należy wpisać wartość i kliknąć Zapisz.
W przypadku, gdy dodajemy odczyt końcowy później, należy pamiętać o kolejności wyprowadzania się lokatorów.
Rozlicz ręcznie liczniki wg zużycia
Dzięki niemu możemy rozliczyć najemcę na dany okres, bez konieczności dodawania mu odczytu końcowego:
- Wybieramy okres, za jaki chcemy rozliczyć najemcę. Domyślnie data początkowa będzie ustawiona na pierwszy niezafakturowany odczyt w danym liczniku lub na datę ostatniego oznaczenia rozliczenia.
Ważne
Jeśli robimy rozliczenie ręcznie, to ustawiając datę na wcześniejszą, możemy ponownie rozliczyć już zafakturowane/ rozliczone odczyty.
- Kwoty, które pojawią się później na dokumencie, są widoczne od razu, dzięki czemu ewentualne błędy można szybko skorygować.
- Oznacz rozliczenie w licznikach na karcie nieruchomości. Dzięki temu odczyty z datą wcześniejszą niż oznaczenie nie będą brane pod uwagę przy kolejnym rozliczeniu.
a) jeśli opcja jest aktywna to po dodaniu rozliczenia, zostanie wygenerowany dokument z rozliczeniem, a w liczniku na karcie nieruchomości pojawia się oznaczenie rozliczenia. Dzięki niemu system wie jaki okres ma być barny pod uwagę przy kolejnym rozliczeniu automatycznym.
Przypadek nr 1
Najemca nie był rozliczony od 3 miesięcy (01.01-31.03), rozliczmy go za pomocą tej funkcji z ostatniego miesiąca tj 01.03-31.03. Jeśli nie dodamy ręcznie rozliczenia za pozostałe dwa miesiące, system już ich nie rozliczy, ponieważ będzie on brał pod uwagę tylko datę ostatniego rozliczenia najemcy i od tej daty będzie generował kolejne rozliczenie:
Przypadek nr 2
Najemca nie był rozliczny od 3 miesięcy (01.01-31.03), rozliczmy go za pomocą tej funkcji z pierwszego miesiąca tj 01.01-31.01. Przy najbliższym rozliczeniu system automatycznie rozliczy pozostałe miesiące:
Ważne
Ponieważ możemy rozliczyć najemcę z dowolnego okresu, należy uważać, aby nie pojawiły się luki w rozliczeniach.
b) jeśli opcja nie jest aktywna, to po dodaniu rozliczenia na karcie najemcy oznaczenie rozliczania nie pojawi się w licznikach na karcie nieruchomości, pojawi się tylko dokument z rozliczeniem – okres rozliczony w tym dokumencie będzie brany pod uwagę w kolejnym rozliczeniu automatycznym i zostanie za niego drugi raz wystawiony dokument.
4. Rozlicz: kliknięcie przycisku rozlicz, spowoduje wygenerowanie dokumentu na karcie najemcy i pojawienie się oznaczenia rozliczenia w licznikach na karcie nieruchomości jeśli został zaznaczony checkbox "Oznacz rozliczenie w licznikach na karcie nieruchomości. Dzięki temu odczyty z datą wcześniejszą niż oznaczenie nie będą brane pod uwagę przy kolejnym rozliczeniu".
Jaki dokument zostanie wystawiony?
- Jeśli ostatnim wystawionym dokumentem jest faktura, to wystawi się faktura, jeśli naliczenie to naliczenie
- Jeśli jest dodana chociaż jedna należność przyszła bez dokumentu to zostanie wystawione naliczenie
- Jeśli na koncie najemcy nie ma dokumentów ani naliczeń przyszłych to wystawi się faktura
Rozliczenie zaliczek
Jakie warunku muszą być spełnione i jak rozliczyć naliczone zaliczki znajdziesz tu: Wszystko, co powinieneś wiedzieć o zaliczkowym rozliczaniu mediów.
Zmiana cen
Co pewien czas ceny mediów będą się zmieniać, które musimy zaktualizować, aby koszty wyliczały się poprawnie.
W tym celu w sekcji Liczniki należy znaleźć licznik, którego dotyczy zmiana i kliknąć Edytuj, a następnie przycisk Nowa taryfa.
Należy postępować, jak przy dodawaniu pierwszej taryfy.
PAMIĘTAJ!
Wpisanie daty nowej taryfy nie jest równoznaczne z tym, że nowa taryfa będzie funkcjonować od podanego dnia startu. Jeśli system nie zafakturował jeszcze okresu, w którym zmieniasz taryfę - cały ten okres będzie wzięty pod uwagę jako ten ze starą taryfą, chyba, że dodasz odczyt licznika z datą na dzień zmiany taryfy.
Jeśli liczniki w pozostałych nieruchomościach mają dodaną tę samą taryfę, to po dodaniu nowej taryfy w jednym z liczników i zapisaniu zmian, na górze strony pojawi się komunikat:
dzięki czemu będzie można zaktualizować taryfy globalnie we wszystkich licznikach z taką taryfą.
Wymiana licznika
Zdarza się, że licznik jest wymieniany na nowy. Żeby zachować ciągłość w rozliczeniach z najemcami, wymieniamy licznik na nowy, zamiast dodawać dodatkowy. W tym celu w sekcji Liczniki należy znaleźć licznik, którego dotyczy zmiana i kliknąć Wymień.
Pojawi się okno Wymiany licznika. Należy pamiętać o uzupełnieniu odczytu starego licznika i daty wymiany, oraz podaniu odczytu nowego, a także jego numeru/nazwy. Gdy dane są uzupełnione klikamy Wymień licznik.
Nowy licznik pojawi się w sekcji Liczniki (z takimi samymi taryfami jak poprzedni), natomiast stary będzie nieaktywny lecz jego historia nadal widoczna.
Jeśli licznik jest ściągany całkowicie archiwizujemy go.
Alerty
Pod taryfami znajduje się dodatkowa opcja, która jeszcze dokładniej pozwoli na monitorowanie zużycia mediów. Mamy możliwość ustalenia średniego zużycia na osobę w jednostkach pomiarowych lub kwotą na osobę.
Jeśli zużycie przekroczy średnie, na głównej stronie pojawi się komunikat z taka informacją. Możemy szybko zareagować.
Średnie zużycie najlepiej ustalić gdy mamy historię zużycia liczników, lub podobne mieszkanie z podobną liczbą najemców. Każde mieszkanie różni się między sobą, czy to rodzajem ogrzewania, lokalizacją (kamienica/mieszkanie w bloku), a nawet zainstalowanymi sprzętami, które mają różne zużycie mediów.
Po uzupełnieniu pól klikamy Zapisz.
WAŻNE!
W przypadku liczników dwutaryfowyc należy dodać 2 oddzielne liczniki i dodawać odczyty do każdego z nich oddzielnie (tak jak wyświetla się na danym liczniku - taryfa 1. → zużycie X, taryfa 2. → zużycie Y.
Opłaty eksploatacyjne
Poza podstawowym podziałem mediów jak woda, prąd i gaz, możemy dodać opłaty eksploatacyjne. Przyda się to szczególnie wynajmującym którzy chcą na przykład podzielić kwotę Internetu na ilość aktualnie zamieszkujących najemców, czy tez przydzielać z automatu stałą kwotę za śmieci każdemu najemcy. Działa to podobnie jak w przypadku rozliczania się za media - pozycja pojawi się automatycznie na fakturze cyklicznej.
Na początek odpowiedz sobie na pytanie
Czy opłata eksploatacyjna ma być rozliczana z zaliczek?
Jesli tak to kliknij tutaj
Jeśli nie - czytaj dalej
Aby dodać taką opłatę należy przejść do sekcji Liczniki i opłaty eksploatacyjne na Karcie nieruchomości i wybrać pole Dodaj opłatę eksploatacyjną:
Pojawi się okno do uzupełnienia danych:
Załóżmy, że mamy mieszkanie z 5 pokojami. Zamiast dodawania u każdego najemcy należności przyszłej o typie zaliczka (np. zaliczka na media), możemy zrobić to globalnie właśnie z poziomu nieruchomości. Wszystkim najemom zostanie przypisana stała kwota. Przy zmianie wysokości zaliczki, wystarczy zmienić ją raz właśnie w opłacie eksploatacyjnej.
Podczas dodawania opłaty mamy do wyboru 2 opcje:
Podział stałej kwoty na liczbę najemców z rozliczeniem początkowym. Należy pamiętać, aby przy dodawaniu odczytów początkowych zaznaczyć przy opłatach eksploatacyjnych datę wprowadzenia się najemcy, żeby był wliczany do opłat
- Stała kwota naliczana każdemu najemcy. W tym przypadku najemcy są automatycznie przypisywani do opłaty eksploatacyjnej.
