Ustawienia własnej skrzynki e-mail
W systemie są dostępne 2 opcje wysyłki e-mail:
- Domyślna – za pomocą naszego serwera pocztowego (wiadomości wysyłane z @systemobsluginajmu.pl)
- Z własnego serwera pocztowego, który możesz skonfigurować w SON
Domyślna skrzynka
W opcji domyślnej, w której korzystasz z naszego serwera pocztowego uzupełniasz poniższe danej jak
- adres e-mail do odpowiedzi – adres, na który mają przychodzić odpowiedzi najemców na wysłane maile z SON
- wysyłaj wiadomości jako – możesz tu wpisać nazwę firmy lub swoje imię i nazwisko
- jeśli chcesz, aby kopia wszystkich wysyłanych wiadomości z SON przychodziła również na Twoją skrzynkę, tutaj wpisz adres e-mail
- tryb testowy – wszystkie wysyłane z SON maile przekierowywane są na ten adres e-mail zamiast do osoby docelowej (najemca, właściciel, kontrahent).
Konfiguracja własnego konta pocztowego
W SON możesz również skonfigurować własne konto pocztowe, podobnie jak w klientach pocztowych np. Outlook czy Thunderbird.
Pamiętaj, że na ten moment system obsługuje
jeden adres mail do wysyłania wiadomości. Będzie to szczególnie pomocne, kiedy wprowadzimy możliwość odbierania maili za pośrednictwem systemu. W przypadku, gdy z systemu będzie korzystać więcej użytkowników najlepiej zastosować jeden główny adres e-mail, np.
kontakt@nazwadomeny.pl i dodać do niego aliasy pocztowe dla każdego z użytkowników. Alias pocztowy to alternatywna nazwa maila kierująca na ten sam mail. Dzięki temu każdy mail ostatecznie trafia na główną skrzynkę. Następnie wystarczy dodać do skrzynki mailowej katalogi z nazwami użytkowników i utworzyć automatyczne filtry, tak, aby mail zaadresowany do użytkownika X trafiał do katalogu X. Pozwoli to uporządkować przychodzące wiadomości.
Dzięki temu w jednym miejscu (skrzynce odbiorczej głównego maila) widać, jakie wiadomości zostały wysłane do najemców, jakie czekają na odpowiedź i kto jest odpowiedzialny za dane maile. Jeśli któryś mail nie trafi z automatu do określonego katalogu, można go łatwo przenieść ręcznie. Nie trzeba też tworzyć dostępu do wielu skrzynek, aby w razie urlopu monitorować wszystkie.
Konfiguracja aliasów jest różna w zależności dla każdego hostingu, dlatego w tym przypadku najlepszym doradcą jak stworzyć alias będzie wyszukiwarka Google ;)
Dlaczego mail nie dociera do odbiorcy lub wpada do spamu? Polecam zapoznanie się z tym artykułem: https://kamilporembinski.pl/co-zrobic-zeby-mail-nie-wpadal-w-spam
