Od tego trzeba zacząć

W tym artykule dowiesz się, w jakiej kolejności wprowadzać dane do SON oraz w jaki sposób dodać i edytować dane właściciela, nieruchomości, najemcy oraz kontrahenta. 

Pierwsze kroki

Poniższy materiał wideo pokazuje, w jakiej kolejności wprowadzać dane w SON:


Właściciel

• Tworzenie karty właściciela

Aby stworzyć nową kartę właściciela, wybieramy zakładkę  Właściciele w menu po lewej stronie, a następnie Dodaj nowego właściciela.

Pojawia się karta do uzupełnienia danych, gdzie możemy wybrać czy właściciel jest osobą fizyczną (domyślnie) czy też osobą prawną/firmą. Wpisujemy dane personalne oraz kontaktowe. Możemy wybrać język kontaktu (polski - domyślnie - lub angielski) itd. Gdy już wszystko mamy uzupełnione klikamy  Zapisz.

• Uzupełnianie danych

Wszystkie dane, które są podkreślone można uzupełnić przez kliknięcie na nie. 

Po wypełnieniu pola należy je zatwierdzić przyciskiem:

• Usuwanie właściciela

Właściciela nie możemy całkowicie usunąć z systemu, jednak możemy go zarchiwizować.

Aby to zrobić, na karcie właściciela klikamy okienko  Opcje, a następnie Archiwizuj. Pojawi się dodatkowe okienko do potwierdzenia decyzji.


Nieruchomość

• Tworzenie nieruchomości

Numer konta dla nieruchomości

To indywidualny numer dla tej nieruchomości np. właściciel posiadający kilka nieruchomości może chcieć, aby przelewy wysyłane od najemców z każdej z nich przychodziły na inne (przypisane im) numery konta. Jeśli właściciel ma jeden wspólny numer konta dla wszystkich swoich nieruchomości i zarządzamy mieszkaniem w jego imieniu, można go uzupełnić w numerze konta właściciela w sekcji Właściciel wystawcą dokumentu.

Przydaje się to też wtedy, gdy nieruchomości są naszą własnością, ale nie chcemy im przypisywać numeru konta z oddziału, lecz mamy otwarte dla nich oddzielne rachunki.

Numer konta wpisany w edycji nieruchomości nadpisuje pozostałe numery konta - ustawione w oddziale oraz na karcie właściciela w sekcji właściciel wystawcą dokumentu.

Opiekun techniczny

Gdy mamy osobę, która jest opiekunem technicznym, możemy sprawniej zarządzać zgłoszeniami. Osoba taka ma dostęp do systemu, lecz z ograniczeniem do menu zgłoszenia ze zgłoszeniami przypisanymi tylko do niego.

• Usuwanie nieruchomości

Nieruchomości nie możemy całkowicie usunąć z systemu, jednak możemy ją zarchiwizować.

Aby to zrobić, na karcie nieruchomości klikamy okienko  Opcje, a następnie ArchiwizujPojawi się dodatkowe okienko do potwierdzenia decyzji.

Nieruchomość będzie widniała na liście nieruchomości zarchiwizowanych:

Zarchiwizowaną nieruchomość można zawsze przywrócić.

• Przywracanie zarchiwizowanej nieruchomości

Wystarczy wybrać nieruchomość z listy zarchiwizowanych nieruchomości:

i kliknąć  Przywróć.


Najemca

• Tworzenie karty

Najemcę można dodać do systemu na 2 sposoby:

  1. Przekształcając rezerwację na pełnoprawne konto najemcy.
  2. Tworząc nowe konto najemcy.

Po kliknięciu jednej z dwóch możliwości stworzenia najemcy pojawia się formularz do uzupełniania danych. Możemy wybrać czy najemca jest osobą fizyczną, czy prawną (domyślne ustawienie osoba fizyczna), jego płeć oraz język, w jakim mają być wysyłane do niego wiadomości (domyślnie zaznaczony j.polski).

Mamy możliwość dodania osoby kontaktowej ICE wraz z jej numerem telefonu.

Gdy wszystkie dane mamy już uzupełnione klikamy  zapisz na dole karty.

Im więcej informacji uzyskasz od najemcy - tym współpraca będzie bezpieczniejsza.

• Opis karty najemcy

  1. Numer konta bankowego – podawany jest na podstawie danych podanych w konfiguracji oddziału lub właściciela jeśli to on jest wystawcą faktury. Może być też generowany automatycznie, o ile korzystamy z płatności masowych.
  2. Kaucja wpłacona – obliczana jest na podstawie transakcji oznaczonych jako kaucja w sekcji Konto najemcy.Kaucja wymagana – ręcznie wpisujemy wysokość kaucji, jaka jest wymagana. Czasami najemca przy podpisaniu umowy rezerwacyjnej wpłaca tylko część kaucji. Aby pamiętać o tym, że ma dopłacić drugą część, wpisujemy Kaucję wymaganą. Jeśli korzystamy z rezerwacji, po wpisaniu kwoty w polu "w tym kaucja" zaciągnie się ona właśnie tu.
  3. Rozlicz najemcę – dzięki temu przyciskowi w łatwy sposób możemy rozliczyć kaucję najemcy i oznaczyć termin jej zwrotu.
  4. Telefon kontaktowy – do najemcy.
  5. Telefon ICE – numer telefonu do osoby kontaktowej, np. rodzica. Warto podać imię i nazwisko oraz stopień pokrewieństwa.
  6. E-mail – kontaktowy do najemcy gdzie będą wysyłane wszystkie wiadomości, podziękowania i przypomnienia o wpłacie (jeśli najemca ma zaznaczoną Zgodę na wysyłanie wiadomości e-mail).
  7. Panel – jest to podgląd panelu danego najemcy.
  8. Zakwaterowanie – tu możemy w łatwy sposób zmienić zakwaterowanie najemcy lub dodać mu zakwaterowanie przyszłe (np. gdy mieszka jeszcze w jednym mieszkaniu, ale od przyszłego sezonu będzie mieszkał gdzieś indziej i mamy już podpisaną umowę. 
  9. Pokaż historię – możemy podglądnąć historię najemcy – w jakich pokojach/mieszkaniach oraz w jakim okresie mieszkał.
  10. Odczyt początkowy – jeśli rozliczamy się z najemcami wg zużycia lub zaliczkowo, bardzo ważne jest uzupełnienie odczytów początkowych.
  11. Czynsz rzeczywisty – wysokość czynszu, jaki płaci najemca (podawana na podstawie dodanego Należności przyszł najemcy).Czynsz sugerowany – podawany na podstawie wpisanej sugerowanej ceny pokoju (przy dodawaniu pokoi do nieruchomości).
  12. Okres umowy – Daty zaczytują się automatycznie z Należności przyszłej wobec wynajmującego/oddziału, a dokładniej na podstawie dat od – do w niej zawartych. Pole to nie pojawia się w przypadku należności bezterminowej. Data podpisania – uzupełniamy ręcznie, kiedy została podpisana umowa najmu.
  13. Status umowy – oznaczamy status danego najemcy. Na liście najemców będzie można w łatwy sposób wyszukiwać najemców. Status można również zmienić na liście najemców.

Statusy na liście najemców:

• Szczegóły

  1. Forma prawna – w tym miejscu wybieramy formę prawną najemcy. Wystarczy kliknąć na domyślną formę, aby ją zmienić.
  2. Płeć najemcy
  3. Adres zameldowania  informacja z dowodu najemcy. Jeśli nie został podany podczas tworzenia karty najemcy, możemy go uzupełnić/zmienić w późniejszym czasie.
  4. Adres korespondencyjny  jeśli najemca ma inny adres do korespondencji, niż podany wyżej adres zameldowania, to można go uzupełnić w tym miejscu.
  5. Dane do faktury – czasami faktury są wystawiane na inną osobę/firmę niż nasz najemca. W tym miejscu podajemy dane, klikając na poszczególne pola i zatwierdzając j
  6. Mail i telefon do płatności – czasem rodzic prosi, aby w sprawie płatności kontaktować się tylko z nim i nie zawracać głowy potomkowi. Jeśli te pola są uzupełnione, to na nie SON będzie wysyłał faktury i przypomnienia o konieczności zapłaty, a także podziękowania za wpłatę.
  7. OC – nazwa firmy, numer polisy, data ważności – jeśli do należności przyszłych najemcy dodaliśmy podwyższenie opłaty za brak OC – tutaj możemy uzupełnić/zaktualizować datę ubezpieczenia. Klikamy w odpowiednie pola, uzupełniamy pozycje, i zatwierdzamy
  8. Praca/Studia - nazwa, do kiedy? – jeśli najemca jest osobą pracującą, podajemy jego miejsce pracy i uzupełniamy termin obowiązywania umowy o pracę. Jest to ważne w przypadku uzupełnienia rabatu za dostarczenie umowy o pracę w należnościach przyszłych najemcy.Jeśli najemca jest osobą studiującą wpisujemy nazwę uczelni.
  9. Numer konta do zwrotu kaucji – numer konta, na jaki ma zostać zwrócona kaucja. Podajemy dlatego, że nie zawsze numer konta, z którego jest opłacany czynsz, jest również numerem konta, na który ma zostać zwrócona kaucja. Uzupełnienie tego pola jest również niezbędne w przypadku, jeśli będziemy chcieli eksportować paczkę przelewów kaucji z SON do banku.
  10. PESEL/data urodzenia – podając numer PESEL, data urodzenia uzupełnia się automatycznie po odświeżeniu strony.
  11. Dodaj pole – gdy chcemy, aby w informacjach szczegółowych pojawiła się jakaś dodatkowa informacja.

• Archiwizowanie najemcy

Najemcę, który się wyprowadził, możemy zarchiwizować.

Aby to zrobić, na karcie najemcy klikamy okienko  Opcje, a następnie Archiwizuj. Pojawi się dodatkowe okienko do potwierdzenia decyzji.

Najemca będzie dostępny w liście zarchiwizowanych najemców. Dzięki temu mamy dostęp do wszystkich jego archiwalnych danych np. historii zakwaterowania, faktury, dodane dokumenty, wysłane wiadomości itd. 

Zarchiwizowanego najemcę można zawsze przywrócić np. jeśli został przeniesiony do archiwum przez przypadek lub po pewnym czasie po zakończeniu współpracy ponownie do nas wrócił.

• Przywracanie zarchiwizowanego najemcy

Wystarczy wyszukać najemcę w wyszukiwarce systemu w lewym górnym rogu:

lub w Menu  Najemcy (1) w zakładce Archiwum (2) wyszukać jego nazwisko na liście (3)

Następnie wyszukujemy interesującego nas najemcę i klikamy na niego.

Karcie najemcy klikamy Przywróć.

Karta najemcy od razu jest aktywna. Wystarczy dodać zakwaterowanie i należności przyszłe najemcy, ewentualnie uzupełnić inne dane.

Należy pamiętać o dodaniu ubezpieczenia i umowie o pracę/poręczycielu.

• Trwałe usunięcie najemcy

Najemcę możemy też trwale usunąć z SON.

Klikając w prawym górnym rogu na  zarchiwizowanym najemcy, wybieramy opcję Usuń na zawsze.

UWAGA! operacja ta usunie/zanonimizuje wszystkie dane powiązane, czyli:

  • faktury (pojawią się przerwy w numeracji)
  • dodane dokumenty
  • wiadomości
  • odczyty liczników
  • historię zakwaterowania
  • dokumenty
  • dokumenty KP/KW
  • notatki
  • poręczycieli
  • historię zmian, itd.

Kontrahent

Tworzenie kontrahenta

Aby dodać nowego kontrahenta, wystarczy przejść do menu  Kontrahenci i wybrać Dodaj nowego kontrahenta


Uzupełniamy dane:

i klikamy  Zapisz.

Kontrahent dodaje się również automatycznie podczas wprowadzania dokumentów kosztowych.

Usunięcie kontrahenta

Analogicznie do najemcy i właściciela kontrahenta można zarchiwizować:

Czy artykuł odpowiedział na Twoje pytanie? Dziękujemy za opinię Wystąpił problem z przesłaniem opinii. Prosimy spróbować ponownie później.

Nadal potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami Skontaktuj się z nami